Akta kadrowe zawierają jedne z najbardziej wrażliwych informacji, jakie firma przechowuje na temat danej osoby. Narzędzia AI mogą nadal pomagać w pracy z tekstem: przygotowaniu jaśniejszej oceny, neutralnej odpowiedzi na skargę czy porównaniu dwóch wersji umowy. Za każdym razem obowiązuje ta sama zasada. Najpierw usuń informacje o osobie.
Jak AI pomaga w pracy z dokumentami kadrowymi
- Oceny okresowe. Przekształcanie roboczych notatek w wyważone, konkretne sformułowania i sprawdzanie, czy ton odpowiada materiałowi dowodowemu.
- Skargi i zażalenia. Tworzenie osi czasu na podstawie długich wątków e-mailowych, wykrywanie sprzeczności, przygotowywanie potwierdzenia otrzymania skargi lub odpowiedzi.
- Umowy i regulaminy. Porównywanie wersji, zestawianie obowiązków, przepisywanie klauzul prostym językiem.
- Opisy stanowisk i listy z ofertą pracy. Przygotowywanie dokumentów na podstawie szablonu.
Decyzje dotyczące ludzi, takie jak zatrudnienie, postępowanie dyscyplinarne czy zwolnienie, podejmuje człowiek. Używaj narzędzia do przygotowania materiałów, a nie do podejmowania decyzji.
Co usunąć w zależności od rodzaju dokumentu
| Dokument | Informacje pozwalające zidentyfikować osobę |
|---|---|
| Ocena pracownika | Imię i nazwisko pracownika oraz przełożonego, identyfikator pracownika, zespół i stanowisko, gdy zespół jest mały, daty urlopu, wynagrodzenie powiązane z nazwiskiem |
| Skarga lub zażalenie | Osoba składająca skargę, osoba, której skarga dotyczy, świadkowie i wspomniani współpracownicy, adresy e-mail i podpisy w przekazywanych dalej wątkach |
| Umowa o pracę | Imię i nazwisko pracownika, adres zamieszkania, data urodzenia, krajowy numer identyfikacyjny lub podatkowy, dane bankowe, nazwa pracodawcy |
| Zwolnienia lekarskie i dostosowania warunków pracy | Imię i nazwisko, diagnoza, lekarz i klinika oraz wszelkie daty ujawniające informacje o stanie zdrowia |
| Notatki ze sprawy wyjaśniającej | Każde imię i nazwisko, także osób wspomnianych tylko mimochodem |
Nazwy stanowisk warto sprawdzić szczególnie dokładnie. „Dyrektor finansowy” nie wskazuje konkretnej osoby w firmie liczącej pięćset osób, ale wskazuje ją w firmie dziesięcioosobowej. Zastąp nazwę stanowiska albo całe zdanie, jeśli prowadzi do jednej osoby.
Skargi wymagają szczególnej ostrożności
W skardze występuje więcej niż jedna osoba, która nie zdecydowała o umieszczeniu jej w zapytaniu do AI: osoba składająca skargę, osoba oskarżona i często kilku świadków. Każda z nich potrzebuje odrębnego, spójnego symbolu zastępczego, aby AI mogła śledzić, kto co komu powiedział. Jeśli każda osoba zostanie oznaczona jako „[ZREDAKOWANO]”, nie da się zbudować osi czasu sporu. Artykuł o symbolach zastępczych i czarnych paskach pokazuje różnicę.
Informacje o zdrowiu, przynależności do związków zawodowych, religii i podobne dane są uznawane za szczególnie wrażliwe na mocy wielu przepisów o ochronie danych. Traktuj części akt, w których się pojawiają, ze szczególną ostrożnością i dwukrotnie przeczytaj bezpieczną wersję.
Umowy
Warunki wynagrodzenia są często tym, co chcesz pokazać AI, więc zachowaj kwoty, a usuń informacje o tym, do kogo się odnoszą. Dane pracownika, firmy, osób podpisujących umowę i wszelkich wymienionych osób zastąp symbolami zastępczymi. Jeśli porównujesz dwie wersje tej samej umowy, użyj w obu tych samych symboli zastępczych. W przeciwnym razie AI wskaże różnice, które wynikają wyłącznie z innych nazw.
Krótki przykład
Fragment notatki z oceny:
Priya Raman missed the Harbor Bank migration deadline twice in Q2 and was off sick from 3 to 21 June.
Wersja, którą wysyłasz:
Person_1 missed the Project_1 deadline twice in Q2 and was absent from Date_1 to Date_2.
AI może pomóc sformułować to w uczciwy sposób i zasugerować pytanie, czy nieobecność wyjaśnia opóźnienie. Nie dowie się już, kim jest pracownik, jaki projekt klienta był realizowany ani dlaczego pracownica była nieobecna. Informację o stanie zdrowia usunięto razem z datami. Jeśli jest potrzebna do odpowiedzi na pytanie, zamiast podawać diagnozę napisz „nieobecność z przyczyn zdrowotnych”.
Krótka procedura
- Sprawdź, z którego konta AI korzystasz i co mówią ustawienia dotyczące danych. Zobacz co oznaczają ustawienia.
- Weź tylko tę część dokumentu, której dotyczy zadanie.
- Zastąp wszystkie osoby, firmy, adresy, numery i daty urodzenia spójnymi symbolami zastępczymi.
- Przeczytaj bezpieczną wersję i sprawdź role, pseudonimy oraz nietypowe szczegóły, które nadal mogą kogoś zidentyfikować.
- Zadaj pytanie i ogólnie wyjaśnij, kogo oznaczają symbole zastępcze, na przykład: „Person_1 to pracownik, a Person_2 to jego bezpośredni przełożony”.
- Przywróć prawdziwe dane na swoim komputerze i sprawdź odpowiedź, zanim trafi do listu lub akt.
Najważniejsze są zasady ochrony danych obowiązujące u Twojego pracodawcy oraz lokalne prawo pracy. Jeśli Twoja firma ma zatwierdzoną listę narzędzi AI, korzystaj z tej listy.
Częste błędy
- Usunięcie nazwiska i zachowanie opisu sprawy. Skarga dotycząca „jedynego kierownika nocnej zmiany w zajezdni w Leeds” wskazuje jedną osobę.
- Pomijanie osób pojawiających się na marginesie. Świadkowie, poprzedni kierownik i osoba, która napisała referencje, też są ludźmi.
- Wklejanie całego wątku e-maili. Każda przekazana dalej wiadomość dodaje adresy, podpisy i numery telefonów.
- Pozostawienie numeru identyfikacyjnego pracownika. To nazwisko zapisane w inny sposób.
- Traktowanie podsumowania AI jak dokumentacji sprawy. Zachowaj oryginalny dokument jako źródło, a podsumowania używaj tylko jako pomocy roboczej.
Często zadawane pytania
Czy mogę wkleić ocenę do ChatGPT, jeśli usunę nazwisko?
Często to nie wystarczy. Nazwy zespołów, daty, nazwy projektów i konkretne incydenty mogą pozwolić na zidentyfikowanie osoby każdemu, kto zna firmę. Usuń je również albo ogranicz fragment do informacji potrzebnych do wykonania zadania.
Czy proszenie AI o przygotowanie pisma o rozwiązaniu stosunku pracy jest problemem?
Przygotowanie pisma na podstawie wersji z symbolami zastępczymi wiąże się z mniejszym ryzykiem niż wklejenie prawdziwego dokumentu. Nie należy powierzać narzędziu samej decyzji ani weryfikacji prawnej pisma.
A co z prawem pracownika do wglądu w to, co zrobiono z jego danymi?
To zależy od jurysdykcji. W niektórych miejscach pracownik może zażądać udostępnienia swoich danych osobowych, co może obejmować informacje o sposobie ich przetwarzania. Zanotuj, co i kiedy wysłano.
ClientSafe zastępuje nazwiska, nazwy firm, adresy, numery telefonów, adresy e-mail i numery identyfikacyjne spójnymi symbolami zastępczymi na Twoim komputerze, dzięki czemu ten sam pracownik ma ten sam symbol zastępczy we wszystkich dokumentach w danej sprawie. Sprawdzasz wynik przed jego skopiowaniem, ponieważ żadne narzędzie nie wykrywa wszystkiego.
Informacje ogólne, a nie porada prawna. Przepisy prawa pracy i ochrony danych różnią się w zależności od kraju.