인사 파일에는 기업이 개인에 관해 보유하는 가장 민감한 정보가 들어 있습니다. 그래도 AI 도구는 문서 작성에 도움이 될 수 있습니다. 더 명확한 평가서 작성, 고충 신고에 대한 중립적인 답변 작성, 두 계약서 버전 비교 등이 가능합니다. 매번 적용되는 원칙은 같습니다. 먼저 개인을 식별할 수 있는 정보를 제거하세요.
AI가 인사 업무를 돕는 경우
- 성과 평가. 거친 메모를 균형 잡히고 구체적인 문장으로 다듬고, 어조가 증거와 일치하는지 확인합니다.
- 고충 신고 및 불만. 긴 이메일 대화에서 시간순 경과를 정리하고, 모순을 찾아내며, 접수 확인이나 답변 초안을 작성합니다.
- 계약서 및 정책. 버전을 비교하고, 의무 사항을 나열하며, 조항을 쉬운 말로 다시 씁니다.
- 직무 설명서 및 채용 제안서. 서식에 따라 초안을 작성합니다.
채용, 징계, 해고와 같은 인사 결정은 사람이 내려야 합니다. 도구는 준비에 활용하되 결정을 맡기지 마세요.
문서 유형별로 제거할 정보
| 문서 | 개인을 식별할 수 있는 정보 |
|---|---|
| 성과 평가 | 직원 및 관리자 이름, 직원 ID, 소규모 팀의 경우 팀명과 직함, 휴가 날짜, 이름과 연결된 보수 |
| 고충 신고 또는 불만 | 신고자, 신고 대상자, 증인 및 언급된 동료, 전달된 이메일 대화에 포함된 이메일 주소와 서명 |
| 고용 계약서 | 직원 이름, 집 주소, 생년월일, 국가 ID 또는 납세자 번호, 은행 정보, 고용주 이름 |
| 병가 증명서 및 편의 제공 관련 문서 | 이름, 진단명, 의사 및 병원, 건강 상태를 드러낼 수 있는 날짜 |
| 조사 메모 | 잠깐 언급만 된 사람을 포함한 모든 이름 |
직함은 한 번 더 살펴봐야 합니다. "재무 책임자"라는 직함은 직원 500명인 회사에서는 익명성이 유지되지만 직원 10명인 회사에서는 특정인을 가리킬 수 있습니다. 직함이나 해당 문장 전체가 한 사람을 가리킨다면 바꾸세요.
고충 신고는 각별한 주의가 필요합니다.
고충 신고에는 AI 프롬프트에 포함되기를 원하지 않았던 사람이 여럿 등장합니다. 신고자, 신고 대상자, 그리고 흔히 여러 명의 증인까지 포함됩니다. AI가 누가 누구에게 무슨 말을 했는지 파악할 수 있도록 각 사람에게 서로 다른 일관된 자리표시자를 사용해야 합니다. 모두를 "[REDACTED]"로 바꾸면 분쟁의 시간순 경과를 정리할 수 없습니다. 다음 글에서 자리표시자와 검은 막대의 차이 를 확인하세요.
건강, 노조 가입 여부, 종교 및 이와 유사한 정보는 많은 데이터 보호법에서 특히 민감한 정보로 취급됩니다. 이런 정보가 언급된 파일 부분은 각별히 주의하고, 안전한 버전을 두 번 검토하세요.
계약서
보수 조건은 AI가 살펴보기를 원하는 정보인 경우가 많으므로 금액은 남기고 누구에게 해당하는지는 삭제하세요. 직원, 회사, 서명자, 이름이 언급된 참고인은 모두 자리표시자로 바꿉니다. 같은 계약서의 두 버전을 비교한다면 두 버전에서 같은 자리표시자를 사용하세요. 그렇지 않으면 AI가 이름만 다른 부분을 차이로 보고할 수 있습니다.
간단한 예시
평가 메모의 일부:
Priya Raman missed the Harbor Bank migration deadline twice in Q2 and was off sick from 3 to 21 June.
전송하는 버전:
Person_1 missed the Project_1 deadline twice in Q2 and was absent from Date_1 to Date_2.
AI를 이용해 이 내용을 공정하게 표현하고 결근이 지연의 원인인지 물어볼 수 있습니다. 이제 AI는 직원이 누구인지, 고객 프로젝트가 무엇이었는지, 그녀가 왜 자리를 비웠는지 알 수 없습니다. 날짜와 함께 건강 정보도 삭제했습니다. 질문에 필요한 경우 진단명을 보내는 대신 "건강상의 이유로 결근"이라고 표현하세요.
간단한 절차
- 어떤 AI 계정을 사용하고 있는지, 데이터 설정에 무엇이 명시되어 있는지 확인하세요. 다음을 참고하세요. 설정의 의미.
- 문서에서 작업에 필요한 부분만 가져오세요.
- 모든 사람, 회사, 주소, 번호, 생년월일을 일관된 자리표시자로 바꾸세요.
- 안전한 버전을 읽으면서 직책, 별명, 특이한 세부 정보 등 여전히 누군가를 식별할 수 있는 정보가 있는지 확인하세요.
- 질문할 때 자리표시자가 일반적으로 무엇을 가리키는지 설명하세요. 예를 들어 "Person_1는 직원이고 Person_2는 직속 관리자입니다"라고 할 수 있습니다.
- 이름은 본인의 컴퓨터에서 복원하고, 답변을 편지나 파일에 넣기 전에 검토하세요.
먼저 고용주의 데이터 보호 정책과 현지 고용법을 따르세요. 회사에서 승인한 AI 도구 목록이 있다면 그 목록에 있는 도구를 사용하세요.
흔한 실수
- 이름은 지웠지만 이야기는 그대로 남겨두는 것. "Leeds 물류창고의 유일한 야간 근무 감독자"에 관한 불만은 특정 한 사람을 가리킵니다.
- 주변에 등장하는 사람들을 잊는 것. 증인, 이전 관리자, 추천서를 작성한 사람도 모두 개인입니다.
- 이메일 대화 전체를 붙여넣는 것. 전달된 메시지마다 주소, 서명, 전화번호가 추가됩니다.
- 직원 ID를 남겨두는 것. 다른 표기 방식의 이름일 뿐입니다.
- AI 요약을 공식 기록처럼 취급하는 것. 원본 문서를 근거 자료로 보관하고, 요약은 작업 보조 자료로만 사용하세요.
자주 묻는 질문
이름만 지우면 평가서를 ChatGPT에 붙여넣어도 되나요?
그것만으로 충분하지 않은 경우가 많습니다. 팀명, 날짜, 프로젝트명, 구체적인 사건은 회사를 아는 사람이라면 해당 인물을 식별할 수 있게 할 수 있습니다. 이것들도 삭제하거나 필요한 작업에 맞게 내용을 줄이세요.
AI에 해고 통지서 초안을 작성해 달라고 해도 문제가 없나요?
자리표시자를 사용한 버전에서 초안을 작성하는 것은 실제 파일을 붙여넣는 것보다 위험이 낮습니다. 결정 자체와 서한의 법률 검토는 도구에 맡기면 안 됩니다.
직원이 자신의 데이터가 어떻게 처리되었는지 확인할 권리는 어떻게 되나요?
관할 지역에 따라 다릅니다. 일부 지역에서는 직원이 자신의 개인정보를 요청할 수 있으며, 여기에는 그 정보가 어떻게 처리되었는지가 포함될 수 있습니다. 무엇을 언제 전송했는지 기록해 두세요.
ClientSafe PC에서 이름, 회사, 주소, 전화번호, 이메일 주소, ID 번호를 일관된 자리표시자로 바꾸므로 한 사건의 모든 문서에서 같은 직원은 같은 자리표시자로 표시됩니다. 어떤 도구도 모든 정보를 찾아내지는 못하므로 복사하기 전에 결과를 검토하세요.
일반 정보이며 법률 자문이 아닙니다. 고용 및 데이터 보호 규칙은 국가마다 다릅니다.