Personální spisy obsahují některé z nejcitlivějších informací o lidech, které podnik uchovává. Nástroje umělé inteligence mohou stále pomoci s psaním: zpřehlednit hodnocení, připravit neutrální odpověď na stížnost nebo porovnat dvě verze smlouvy vedle sebe. Pokaždé platí stejné pravidlo. Nejprve odstraňte údaje o osobě.
Kde může umělá inteligence pomoci v personalistice
- Hodnocení pracovního výkonu. Převedení pracovních poznámek do vyváženého a konkrétního znění a kontrola, zda tón odpovídá důkazům.
- Stížnosti a reklamace. Vytvoření časové osy na základě dlouhých e-mailových konverzací, hledání rozporů, příprava potvrzení o přijetí nebo odpovědi.
- Smlouvy a zásady. Porovnání verzí, výpis povinností, přepis ustanovení do srozumitelného jazyka.
- Popisy pracovních míst a nabídky zaměstnání. Příprava návrhu podle šablony.
Rozhodnutí týkající se lidí, například nábor, kázeňská opatření a propuštění, zůstávají na člověku. Nástroj používejte k přípravě, nikoli k rozhodování.
Co odstranit podle typu dokumentu
| Dokument | Co identifikuje osobu |
|---|---|
| Hodnocení pracovního výkonu | Jméno zaměstnance a vedoucího, osobní číslo zaměstnance, tým a pracovní pozice, pokud je tým malý, data dovolené, odměna spojená se jménem |
| Stížnost nebo reklamace | Stěžovatel, osoba, na kterou si stěžuje, svědci a zmínění kolegové, e-mailové adresy a podpisy v přeposílaných konverzacích |
| Pracovní smlouva | Jméno zaměstnance, adresa bydliště, datum narození, rodné nebo daňové číslo, bankovní údaje, jméno zaměstnavatele |
| Potvrzení o pracovní neschopnosti a úpravy pracovních podmínek | Jméno, diagnóza, lékař a klinika i všechna data, která odhalují zdravotní stav |
| Poznámky z vyšetřování | Všechna jména, včetně těch, která byla zmíněna jen mimochodem |
Pracovní pozice si zaslouží zvláštní pozornost. Označení „vedoucí financí“ je anonymní ve firmě s pěti sty zaměstnanci, ale ve firmě s deseti zaměstnanci označuje konkrétní osobu. Nahraďte toto označení, nebo celou větu, pokud ukazuje na jediného člověka.
Stížnosti vyžadují zvláštní opatrnost
Stížnost se týká více lidí, kteří si nevybrali, že se objeví v zadání pro umělou inteligenci: stěžovatele, obviněné osoby a často několika svědků. Každý potřebuje vlastní stálé zástupné označení, aby umělá inteligence dokázala sledovat, kdo komu co řekl. Pokud se všichni změní na „[REDACTED]“, nebude možné sestavit časovou osu sporu. Rozdíl ukazuje článek o zástupných označeních oproti černým pruhům .
Zdravotní stav, členství v odborech, náboženství a podobné údaje jsou podle mnoha právních předpisů o ochraně údajů považovány za zvlášť citlivé. S částmi spisu, které je zmiňují, zacházejte s mimořádnou opatrností a bezpečnou verzi si přečtěte dvakrát.
Smlouvy
Podmínky odměňování bývají právě tím, co chcete nechat umělou inteligenci posoudit, proto ponechte částky a odstraňte, komu patří. Zaměstnanec, společnost, signatáři i všechny jmenované osoby se nahradí zástupnými označeními. Pokud porovnáváte dvě verze téže smlouvy, použijte v obou stejná zástupná označení. Jinak umělá inteligence nahlásí rozdíly, které jsou způsobeny pouze odlišnými jmény.
Krátký příklad
Část poznámky k hodnocení:
Priya Raman missed the Harbor Bank migration deadline twice in Q2 and was off sick from 3 to 21 June.
Verze, kterou odešlete:
Person_1 missed the Project_1 deadline twice in Q2 and was absent from Date_1 to Date_2.
Umělá inteligence vám může pomoci formulovat to spravedlivě a položit otázku, zda absence vysvětluje zpoždění. Už se nedozví, kdo zaměstnankyně je, o jaký klientský projekt šlo ani proč byla pryč. Zdravotní údaj byl odstraněn spolu s daty. Pokud jej pro danou otázku potřebujete, napište „nepřítomnost ze zdravotních důvodů“ místo diagnózy.
Krátký postup
- Ověřte, který účet pro umělou inteligenci používáte a co říká jeho nastavení ochrany údajů. Viz co nastavení znamenají.
- Vezměte z dokumentu jen část potřebnou pro daný úkol.
- Nahraďte stálým zástupným označením každou osobu, společnost, adresu, číslo a datum narození.
- Přečtěte si bezpečnou verzi a zkontrolujte role, přezdívky a neobvyklé podrobnosti, které by stále mohly někoho identifikovat.
- Položte otázku a obecně vysvětlete, koho zástupná označení představují, například „Person_1 je zaměstnanec a Person_2 je přímý nadřízený“.
- Obnovte původní jména ve vlastním počítači a odpověď zkontrolujte, než ji vložíte do dopisu nebo spisu.
Nejprve se řiďte zásadami zaměstnavatele pro ochranu údajů a místním pracovním právem. Pokud má vaše společnost schválený seznam nástrojů umělé inteligence, používejte nástroje z tohoto seznamu.
Časté chyby
- Odstranění jména při zachování příběhu. Stížnost na „jediného vedoucího noční směny v depu v Leedsu“ označuje konkrétní osobu.
- Zapomenutí na lidi v pozadí. Svědci, předchozí vedoucí i osoba, která napsala referenci, jsou také lidé.
- Vložení celé e-mailové konverzace. Každá přeposlaná zpráva přidává adresy, podpisy a telefonní čísla.
- Ponechání osobního čísla zaměstnance. Je to jméno napsané jiným způsobem.
- Považování shrnutí od umělé inteligence za záznam. Ponechte původní dokument jako zdroj a shrnutí používejte pouze jako pracovní pomůcku.
Časté dotazy
Mohu vložit hodnocení do ChatGPT, když odstraním jméno?
Často to nestačí. Názvy týmů, data, názvy projektů a konkrétní události mohou osobu identifikovat každému, kdo zná společnost. Odstraňte i tyto údaje, nebo zkraťte pasáž na to, co daný úkol vyžaduje.
Je problém požádat umělou inteligenci, aby připravila návrh dopisu o ukončení pracovního poměru?
Příprava návrhu na základě verze se zástupnými označeními je méně riziková než vložení skutečného spisu. Samotné rozhodnutí ani právní kontrola dopisu by se neměly svěřovat tomuto nástroji.
A co právo zaměstnance zjistit, jak bylo naloženo s jeho údaji?
Záleží na právním řádu. V některých zemích může zaměstnanec požádat o své osobní údaje, mezi něž může patřit i způsob jejich zpracování. Poznamenejte si, co jste odeslali a kdy.
ClientSafe nahrazuje jména, společnosti, adresy, telefonní čísla, e-mailové adresy a identifikační čísla stálými zástupnými označeními přímo ve vašem počítači, takže stejný zaměstnanec má v každém dokumentu v rámci případu stejné označení. Výsledek před kopírováním zkontrolujete, protože žádný nástroj nenajde všechno.
Obecné informace, nikoli právní poradenství. Pravidla zaměstnávání a ochrany údajů se v jednotlivých zemích liší.