В кадровых документах содержатся одни из самых чувствительных сведений о человеке, которые хранит компания. Инструменты ИИ всё же могут помочь с текстом: сделать оценку понятнее, подготовить нейтральный ответ на жалобу, сопоставить две версии договора. Правило каждый раз одно и то же: сначала удалите данные, позволяющие установить личность.
Как ИИ помогает в кадровой работе
- Оценки эффективности. Преобразование черновых заметок в взвешенные и конкретные формулировки, а также проверка того, соответствует ли тон фактическим данным.
- Жалобы и претензии. Составление хронологии по длинным цепочкам писем, выявление противоречий, подготовка подтверждения о получении жалобы или ответа.
- Договоры и политики. Сравнение версий, перечисление обязательств, изложение пунктов простым языком.
- Должностные инструкции и письма с предложением о работе. Составление текста на основе шаблона.
Решения, касающиеся людей, например найм, дисциплинарные меры и увольнение, остаются за человеком. Используйте инструмент для подготовки, а не для принятия решений.
Что удалять в зависимости от типа документа
| Документ | Что позволяет установить личность |
|---|---|
| Оценка эффективности | Имена сотрудника и руководителя, идентификатор сотрудника, команда и должность, если команда небольшая, даты отпуска, вознаграждение, привязанное к имени |
| Жалоба или претензия | Заявитель, лицо, на которое подана жалоба, свидетели и упомянутые коллеги, адреса электронной почты и подписи в пересланных цепочках писем |
| Трудовой договор | Имя сотрудника, домашний адрес, дата рождения, национальный идентификационный или налоговый номер, банковские реквизиты, название работодателя |
| Справки о болезни и документы о приспособлении условий труда | Имя, диагноз, врач и клиника, а также любые даты, которые могут указывать на состояние здоровья |
| Заметки по расследованию | Все имена, в том числе людей, лишь мимоходом упомянутых в документе |
Названия должностей стоит проверять особенно внимательно. «Финансовый директор» не указывает на конкретного человека в компании из пятисот сотрудников, но указывает в компании из десяти человек. Замените должность или всё предложение, если оно позволяет определить конкретного человека.
Жалобы требуют особой осторожности
В жалобе фигурируют несколько людей, которые не давали согласия на включение в запрос к ИИ: заявитель, лицо, на которое подана жалоба, и зачастую несколько свидетелей. Для каждого нужен отдельный, неизменный заполнитель, чтобы ИИ мог понять, кто и кому что сказал. Если всех обозначить как «[REDACTED]», составить хронологию спора будет невозможно. В статье о заполнителях и чёрных полосах показано, чем они отличаются.
Сведения о здоровье, членстве в профсоюзе, религии и подобные данные считаются особенно чувствительными согласно многим законам о защите данных. Обращайтесь с частями файла, где они упоминаются, с особой осторожностью и дважды проверьте безопасную версию.
Договоры
Условия оплаты часто и нужны для анализа ИИ, поэтому сохраните цифры, но удалите сведения о том, кому они относятся. Сотрудник, компания, подписанты и любые упомянутые по имени лица должны стать заполнителями. Если сравниваете две версии одного договора, используйте в обеих одни и те же заполнители. Иначе ИИ укажет на различия, которые сводятся лишь к разным именам.
Короткий пример
Фрагмент заметки об оценке:
Priya Raman missed the Harbor Bank migration deadline twice in Q2 and was off sick from 3 to 21 June.
Вариант для отправки:
Person_1 missed the Project_1 deadline twice in Q2 and was absent from Date_1 to Date_2.
ИИ может помочь сформулировать это справедливо и задать вопрос, объясняет ли задержку отсутствие сотрудницы. Теперь он не узнает, кто эта сотрудница, над каким проектом клиента она работала и почему отсутствовала. Сведения о здоровье удалены вместе с датами. Если для вопроса это важно, напишите «отсутствовала по состоянию здоровья», а не указывайте диагноз.
Краткий порядок действий
- Уточните, какую учётную запись ИИ вы используете и что указано в её настройках обработки данных. См. что означают настройки.
- Возьмите только ту часть документа, которая нужна для задачи.
- Замените каждого человека, компанию, адрес, номер и дату рождения на соответствующий неизменный заполнитель.
- Проверьте безопасную версию на предмет должностей, прозвищ и необычных деталей, которые всё ещё могут указать на человека.
- Задайте вопрос и в общих словах объясните, что обозначают заполнители, например: «Person_1 — это сотрудник, а Person_2 — его непосредственный руководитель».
- Восстановите имена на своём компьютере и проверьте ответ, прежде чем вставлять его в письмо или файл.
В первую очередь соблюдайте политику работодателя по защите данных и местное трудовое законодательство. Если в вашей компании есть утверждённый список инструментов ИИ, используйте инструменты из этого списка.
Распространённые ошибки
- Удалить имя, но оставить историю. Жалоба на «единственного начальника ночной смены в депо Лидса» указывает на конкретного человека.
- Забыть о людях, упомянутых вскользь. Свидетели, предыдущий руководитель и автор рекомендации — тоже люди.
- Вставить целую цепочку писем. В каждом пересланном сообщении могут быть адреса, подписи и номера телефонов.
- Оставить идентификатор сотрудника. Это то же имя, только в другой форме.
- Считать сводку ИИ официальной записью. Храните исходный документ как первоисточник, а сводку используйте только как рабочий материал.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли вставить оценку в ChatGPT, если я удалю имя?
Часто этого недостаточно. Названия команды, даты, названия проектов и конкретные происшествия могут указать на человека всем, кто знает компанию. Удалите и их или сократите фрагмент до того, что необходимо для задачи.
Проблема ли попросить ИИ подготовить письмо об увольнении?
Подготовка текста на основе версии с заполнителями сопряжена с меньшим риском, чем вставка исходного файла. Само решение и юридическая проверка письма не должны передаваться инструменту.
А как насчёт права сотрудника узнать, что делали с его данными?
Это зависит от вашей юрисдикции. В некоторых местах сотрудник может запросить свои персональные данные, в том числе сведения об их обработке. Запишите, что и когда вы отправили.
ClientSafe заменяет имена, названия компаний, адреса, номера телефонов, адреса электронной почты и идентификационные номера единообразными заполнителями на вашем компьютере, чтобы один и тот же сотрудник обозначался одним и тем же заполнителем во всех документах по делу. Перед копированием вы проверяете результат, поскольку ни один инструмент не обнаруживает абсолютно всё.
Общая информация, не юридическая консультация. Трудовое законодательство и правила защиты данных различаются в разных странах.