Los expedientes de recursos humanos contienen algunos de los datos más sensibles que una empresa conserva sobre una persona. Aun así, las herramientas de IA pueden ayudar con la redacción: una evaluación más clara, una respuesta neutral a una queja o una comparación de dos versiones de un contrato. La regla es la misma en todos los casos. Primero, elimina los datos que identifican a la persona.
En qué puede ayudar la IA en recursos humanos
- Evaluaciones del desempeño. Convertir notas sin pulir en una redacción equilibrada y concreta, y comprobar que el tono concuerde con las pruebas.
- Quejas y reclamaciones. Crear una cronología a partir de largos hilos de correo electrónico, detectar contradicciones y redactar un acuse de recibo o una respuesta.
- Contratos y políticas. Comparar versiones, enumerar obligaciones y reformular cláusulas en lenguaje sencillo.
- Descripciones de puestos y cartas de oferta. Redactar a partir de una plantilla.
Las decisiones sobre personas, como la contratación, las medidas disciplinarias y el despido, siguen correspondiendo a una persona. Usa la herramienta para preparar la decisión, no para tomarla.
Qué eliminar según el tipo de documento
| Documento | Qué identifica a la persona |
|---|---|
| Evaluación del desempeño | Nombres del empleado y del responsable, número de empleado, equipo y puesto cuando el equipo es pequeño, fechas de permisos, remuneración vinculada a un nombre |
| Queja o reclamación | La persona reclamante, la persona denunciada, los testigos y los compañeros mencionados, las direcciones de correo electrónico y las firmas en los hilos reenviados |
| Contrato de trabajo | Nombre del empleado, domicilio particular, fecha de nacimiento, documento nacional de identidad o número fiscal, datos bancarios, nombre de la empresa empleadora |
| Partes médicos y adaptaciones | Nombre, diagnóstico, médico y clínica, y cualquier fecha que revele una afección |
| Notas de investigación | Todos los nombres, incluso los de personas mencionadas de pasada |
Conviene revisar con más atención los nombres de los puestos. «Director de Finanzas» es anónimo en una empresa de quinientas personas y permite identificar a alguien en una empresa de diez. Sustituye el título o la frase completa si apunta a una persona concreta.
Las quejas requieren especial cuidado
En una queja intervienen varias personas que no eligieron aparecer en la consulta de la IA: la persona reclamante, la persona acusada y, a menudo, varios testigos. Cada una necesita un marcador de posición distinto y coherente, para que la IA pueda seguir quién dijo qué a quién. Si todas se convierten en «[ELIMINADO]», será imposible reconstruir la cronología del conflicto. El artículo sobre marcadores de posición frente a barras negras explica la diferencia.
La salud, la afiliación sindical, la religión y otros datos similares se consideran especialmente sensibles en muchas leyes de protección de datos. Trata con especial cuidado las partes de un expediente que los mencionen y revisa dos veces la versión segura.
Contratos
Las condiciones salariales suelen ser precisamente lo que quieres que examine la IA, así que conserva las cifras y elimina a quién corresponden. El empleado, la empresa, las personas firmantes y cualquier persona mencionada por su nombre se sustituyen por marcadores de posición. Si comparas dos versiones del mismo contrato, usa los mismos marcadores en ambas. De lo contrario, la IA señalará diferencias que solo se deben a que los nombres son distintos.
Un ejemplo breve
Fragmento de una nota de evaluación:
Priya Raman missed the Harbor Bank migration deadline twice in Q2 and was off sick from 3 to 21 June.
La versión que envías:
Person_1 missed the Project_1 deadline twice in Q2 and was absent from Date_1 to Date_2.
La IA puede ayudarte a redactarlo de manera justa y a preguntar si la ausencia explica el retraso. Ya no aprende quién es la empleada, en qué consistía el proyecto del cliente ni por qué estuvo ausente. El dato de salud se eliminó junto con las fechas. Si lo necesitas para la pregunta, di «ausente por motivos de salud» en lugar de enviar un diagnóstico.
Una rutina breve
- Confirma qué cuenta de IA usas y qué indican sus ajustes de datos. Consulta qué significan los ajustes.
- Toma la parte del documento que la tarea necesita.
- Sustituye a cada persona, empresa, dirección, número y fecha de nacimiento por un marcador de posición coherente.
- Lee la versión segura para detectar cargos, apodos y detalles inusuales que todavía puedan identificar a alguien.
- Haz la pregunta e indica en términos generales qué representan los marcadores de posición; por ejemplo, «Person_1 es el empleado y Person_2 es el gerente de línea».
- Restaura los nombres en tu propio ordenador y revisa la respuesta antes de incluirla en una carta o expediente.
La política de protección de datos de tu empleador y la legislación laboral local tienen prioridad. Si tu empresa cuenta con una lista aprobada de herramientas de IA, usa las de esa lista.
Errores frecuentes
- Quitar el nombre y conservar la historia. Una queja sobre «el único supervisor del turno de noche en el depósito de Leeds» identifica a una persona.
- Olvidarse de las personas que aparecen en los márgenes. Los testigos, el gerente anterior y la persona que redactó la referencia también son personas.
- Pegar un hilo de correo electrónico completo. Cada mensaje reenviado añade direcciones, firmas y números de teléfono.
- Dejar el número de identificación del empleado. Es un nombre escrito de otra manera.
- Tratar el resumen de la IA como si fuera el expediente. Conserva el documento original como fuente y usa el resumen solo como ayuda de trabajo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo pegar una evaluación en ChatGPT si quito el nombre?
A menudo no basta. Los nombres de equipos, las fechas, los nombres de proyectos y los incidentes específicos pueden identificar a la persona ante cualquiera que conozca la empresa. Elimina también esos datos o reduce el fragmento a lo que necesite la tarea.
¿Es un problema pedirle a la IA que redacte una carta de despido?
Redactar a partir de una versión con marcadores de posición entraña menos riesgo que pegar el expediente real. La decisión en sí y la revisión legal de la carta no deben delegarse en la herramienta.
¿Qué pasa con el derecho del empleado a saber qué se hizo con sus datos?
Depende de tu jurisdicción. En algunos lugares, un empleado puede solicitar sus datos personales, lo que puede incluir información sobre cómo se procesaron. Anota qué enviaste y cuándo.
ClientSafe sustituye nombres, empresas, direcciones, números de teléfono, direcciones de correo electrónico y números de identificación por marcadores de posición coherentes en tu PC, de modo que el mismo empleado tenga el mismo marcador en todos los documentos de un caso. Revisa el resultado antes de copiarlo, porque ninguna herramienta lo detecta todo.
Información general, no asesoramiento legal. Las normas laborales y de protección de datos varían de un país a otro.