Os processos de RH contêm algumas das informações mais sensíveis que uma empresa guarda sobre uma pessoa. As ferramentas de IA podem, ainda assim, ajudar na redação: uma avaliação mais clara, uma resposta neutra a uma queixa, uma comparação lado a lado de duas versões de um contrato. A regra é sempre a mesma. Retire primeiro a pessoa do documento.
Onde a IA pode ajudar em RH
- Avaliações de desempenho. Transformar notas pouco trabalhadas em texto equilibrado e específico, e verificar se o tom corresponde às provas.
- Queixas e reclamações. Criar uma cronologia a partir de longas cadeias de emails, detetar contradições e redigir uma confirmação de receção ou uma resposta.
- Contratos e políticas. Comparar versões, enumerar obrigações e reescrever cláusulas em linguagem simples.
- Descrições de funções e cartas de oferta. Redigir a partir de um modelo.
As decisões relativas a pessoas, como contratação, medidas disciplinares e despedimento, devem ficar a cargo de uma pessoa. Utilize a ferramenta para preparar, não para decidir.
O que remover, por tipo de documento
| Documento | O que identifica a pessoa |
|---|---|
| Avaliação de desempenho | Nomes do trabalhador e do gestor, número de identificação do trabalhador, equipa e cargo quando a equipa é pequena, datas de licença, remuneração associada a um nome |
| Queixa ou reclamação | O queixoso, a pessoa visada pela queixa, testemunhas e colegas mencionados, endereços de email e assinaturas em cadeias de mensagens reencaminhadas |
| Contrato de trabalho | Nome do trabalhador, morada, data de nascimento, número de identificação nacional ou fiscal, dados bancários, nome do empregador |
| Atestados médicos e adaptações | Nome, diagnóstico, médico e clínica, e quaisquer datas que revelem uma condição de saúde |
| Notas de investigação | Todos os nomes, incluindo os de pessoas apenas mencionadas de passagem |
Os cargos merecem uma segunda análise. «Diretor financeiro» é anónimo numa empresa com quinhentas pessoas e identifica alguém numa empresa com dez. Substitua o cargo, ou a frase inteira, se apontar para uma pessoa.
As queixas exigem cuidados adicionais
Uma queixa envolve mais do que uma pessoa que não escolheu estar no pedido à IA: o queixoso, a pessoa acusada e, muitas vezes, várias testemunhas. Cada uma precisa de um marcador diferente e consistente, para que a IA consiga acompanhar quem disse o quê a quem. Se todos se tornarem «[REDACTED]», é impossível criar uma cronologia do conflito. O artigo sobre marcadores em comparação com barras pretas mostra a diferença.
A saúde, a filiação sindical, a religião e outros dados semelhantes são considerados particularmente sensíveis ao abrigo de muitas leis de proteção de dados. Tenha cuidado adicional com as partes de um processo que os mencionem e leia duas vezes a versão segura.
Contratos
As condições de remuneração são muitas vezes aquilo que pretende que a IA analise, por isso mantenha os valores e remova a identidade a que estão associados. O trabalhador, a empresa, os signatários e quaisquer referências identificadas pelo nome passam a ser marcadores. Se comparar duas versões do mesmo contrato, utilize os mesmos marcadores em ambas. Caso contrário, a IA irá assinalar diferenças que são apenas nomes diferentes.
Um exemplo breve
Excerto de uma nota de avaliação:
Priya Raman missed the Harbor Bank migration deadline twice in Q2 and was off sick from 3 to 21 June.
A versão que você envia:
Person_1 missed the Project_1 deadline twice in Q2 and was absent from Date_1 to Date_2.
A IA pode ajudar a redigir isto de forma justa e a perguntar se a ausência explica o atraso. Já não fica a saber quem é o trabalhador, qual era o projeto do cliente ou por que motivo ela esteve ausente. A informação de saúde foi removida, juntamente com as datas. Se precisar dela para a pergunta, diga «ausente por motivos de saúde» em vez de enviar um diagnóstico.
Uma rotina simples
- Confirme que conta de IA utiliza e o que dizem as respetivas definições de dados. Consulte o significado das definições.
- Utilize a parte do documento necessária para a tarefa.
- Substitua cada pessoa, empresa, morada, número e data de nascimento por um marcador consistente.
- Leia a versão segura para detetar cargos, alcunhas e pormenores invulgares que ainda possam identificar alguém.
- Faça a pergunta e explique, em termos gerais, o que representam os marcadores. Por exemplo: «Person_1 é o trabalhador e Person_2 é o superior direto».
- Restaure os nomes no seu próprio computador e reveja a resposta antes de a incluir numa carta ou num processo.
A política de proteção de dados do seu empregador e a legislação laboral local têm prioridade. Se a sua empresa tiver uma lista aprovada de ferramentas de IA, utilize essa lista.
Erros comuns
- Remover o nome, mas manter a história. Uma queixa sobre «o único supervisor do turno da noite no depósito de Leeds» identifica uma pessoa.
- Esquecer as pessoas mencionadas de passagem. As testemunhas, o gestor anterior e a pessoa que escreveu a referência também são pessoas.
- Colar uma cadeia inteira de emails. Cada mensagem reencaminhada acrescenta endereços, assinaturas e números de telefone.
- Deixar ficar o número de identificação do trabalhador. É um nome escrito de outra forma.
- Tratar o resumo da IA como se fosse o registo oficial. Guarde o documento original como fonte e utilize o resumo apenas como apoio de trabalho.
Perguntas frequentes
Posso colar uma avaliação no ChatGPT se remover o nome?
Muitas vezes, isso não é suficiente. Os nomes das equipas, as datas, os nomes dos projetos e os incidentes específicos podem identificar a pessoa para qualquer pessoa que conheça a empresa. Remova também esses elementos ou reduza o excerto ao necessário para a tarefa.
É problemático pedir à IA que redija uma carta de despedimento?
Redigir a partir de uma versão com marcadores representa menos risco do que colar o ficheiro real. A decisão em si e a análise jurídica da carta não devem ser delegadas na ferramenta.
E quanto ao direito do trabalhador de saber o que foi feito com os seus dados?
Isso depende da sua jurisdição. Em alguns locais, um trabalhador pode pedir acesso aos seus dados pessoais, o que pode incluir informações sobre a forma como foram tratados. Registe o que enviou e quando.
ClientSafe substitui nomes, empresas, moradas, números de telefone, endereços de email e números de identificação por marcadores consistentes no seu PC, para que o mesmo trabalhador tenha o mesmo marcador em todos os documentos de um processo. Reveja o resultado antes de o copiar, porque nenhuma ferramenta deteta tudo.
Informação geral, não aconselhamento jurídico. As regras laborais e de proteção de dados variam de país para país.