人力资源中的 AI：绩效评估、申诉和合同，以及首先要删除哪些信息

人力资源档案包含企业保存的有关个人的一些最敏感信息。AI 工具仍然可以帮助处理文字：让绩效评估表达更清晰、以中立的方式回复申诉，或并排比较两个合同版本。每次都遵循同一条原则：先移除个人身份信息。

AI 在人力资源工作中的用途

• 绩效评估。 将粗略笔记整理成平衡、具体的措辞，并检查语气是否与证据相符。
• 申诉和投诉。 从冗长的电子邮件往来中梳理时间线、发现矛盾之处、起草确认收到的回复或正式答复。
• 合同和政策。 比较不同版本、列出义务、用通俗语言改写条款。
• 职位描述和录用通知书。 根据模板起草。

招聘、纪律处分和解雇等涉及人员的决定，必须由人作出。用工具来准备，而不是让它替你作决定。

不同类型的文档应移除哪些内容

职位名称值得再次检查。“财务主管”在有 500 人的公司里不会指向特定个人，在有 10 人的公司里却会指向特定的人。如果职位名称或整句话会指向某个人，就应将其替换。

申诉需要格外谨慎

申诉涉及多个并未主动选择出现在 AI 提示词中的人：申诉人、被指控的人，以及通常还有几名证人。每个人都需要一个单独且前后一致的占位符，这样 AI 才能理清谁对谁说了什么。如果所有人都变成“[已隐去]”，就无法梳理争议的时间线。关于 占位符与黑条的比较 一文展示了两者的区别。

在许多数据保护法律中，健康状况、工会会员身份、宗教信仰及类似信息都被视为特别敏感的信息。对提及这些内容的文件部分要格外谨慎，并将安全版本仔细检查两遍。

合同

薪酬条款往往正是你想让 AI 查看内容，因此保留金额，删除金额对应的对象。员工、公司、签署人以及所有被点名提及的人都应替换为占位符。如果要比较同一份合同的两个版本，两份文件都要使用相同的占位符。否则，AI 会把只是姓名不同的内容报告为差异。

简短示例

绩效评估笔记片段：

Priya Raman missed the Harbor Bank migration deadline twice in Q2 and was off sick from 3 to 21 June.

你发送的版本：

Person_1 missed the Project_1 deadline twice in Q2 and was absent from Date_1 to Date_2.

AI 可以帮你公平地措辞，并询问缺勤是否能解释延误。它不再能得知员工是谁、客户项目是什么，或她为何缺勤。健康细节连同日期一起被移除了。如果问题确实需要这些信息，可以写“因健康原因缺勤”，而不要发送诊断结果。

简短流程

1. 确认你使用的是哪个 AI 账户，并查看其数据设置说明。请参阅 设置说明.
2. 截取任务所需的文档部分。
3. 将每个人名、公司、地址、号码和出生日期替换为前后一致的占位符。
4. 阅读安全版本，检查是否仍有职位、昵称或不寻常的细节能够识别某个人。
5. 提出问题，并用概括性语言说明占位符代表谁，例如：“Person_1 是员工，Person_2 是直属经理。”
6. 在自己的电脑上还原姓名，并在将答案写入信件或档案之前进行审核。

应优先遵守雇主的数据保护政策和当地劳动法。如果公司有经过批准的 AI 工具清单，请使用清单中的工具。

常见错误

• 删除姓名，却保留能识别个人的故事情节。 投诉提到“利兹仓库唯一的夜班主管”，就能识别出这个人。
• 遗漏旁人信息。 证人、前任经理和撰写推荐信的人也都是个人。
• 粘贴整串电子邮件往来。 每封转发邮件都会带入地址、签名和电话号码。
• 保留员工编号。 它只是换了一种写法的姓名。
• 把 AI 的摘要当作正式记录。 将原始文档保留为信息来源，只把摘要用作工作辅助。

常见问题

如果我删除姓名，可以把绩效评估粘贴到 ChatGPT 吗？

很多时候这还不够。团队名称、日期、项目名称和具体事件，可能会让了解公司的人识别出这个人。也要删除这些信息，或者将段落缩减到任务所需的内容。

让 AI 起草解雇信会有问题吗？

根据占位符版本起草，比粘贴真实档案的风险低。决定本身以及对信件的法律审查，不应交由该工具处理。

员工有权了解其数据如何被处理，这方面该怎么办？

这取决于你所在的司法管辖区。在一些地方，员工可以请求获取其个人数据，其中可能包括数据的处理方式。请记录你发送了什么以及发送时间。

ClientSafe 在你的 PC 上将姓名、公司、地址、电话号码、电子邮件地址和身份证号替换为一致的占位符，这样同一名员工在同一案件的每份文档中都会对应同一个占位符。由于没有任何工具能找到所有信息，请在复制前检查结果。

本内容仅提供一般信息，不构成法律建议。劳动和数据保护规则因国家而异。