Personalakter innehåller några av de mest känsliga uppgifter ett företag har om en person. AI-verktyg kan ändå hjälpa till med texten: en tydligare utvärdering, ett neutralt svar på ett klagomål eller en jämförelse sida vid sida av två avtalsversioner. Regeln är densamma varje gång. Ta först bort personen.
Så kan AI vara till hjälp inom HR
- Prestationsbedömningar. Göra om råa anteckningar till balanserad och konkret formulering samt kontrollera att tonen motsvarar underlaget.
- Klagomål och besvär. Skapa en tidslinje utifrån långa e-posttrådar, hitta motsägelser och utforma en bekräftelse eller ett svar.
- Avtal och riktlinjer. Jämföra versioner, lista skyldigheter och skriva om klausuler på klarspråk.
- Arbetsbeskrivningar och anställningserbjudanden. Skriva utkast utifrån en mall.
Beslut om personer, till exempel anställning, disciplinära åtgärder och uppsägning, ska fattas av en människa. Använd verktyget som förberedelse, inte för att fatta beslut.
Vad du bör ta bort, beroende på dokumenttyp
| Dokument | Uppgifter som identifierar personen |
|---|---|
| Prestationsbedömning | Den anställdas och chefens namn, anställnings-ID, team och befattning om teamet är litet, ledighetsdatum, ersättning kopplad till ett namn |
| Klagomål eller besvär | Den som klagar, den som klagomålet gäller, vittnen och kollegor som nämns, e-postadresser och underskrifter i vidarebefordrade trådar |
| Anställningsavtal | Den anställdas namn, hemadress, födelsedatum, nationellt ID- eller skattenummer, bankuppgifter, arbetsgivarens namn |
| Sjukintyg och anpassningar | Namn, diagnos, läkare och klinik samt datum som avslöjar ett hälsotillstånd |
| Utredningsanteckningar | Alla namn, även personer som bara nämns i förbifarten |
Befattningar bör granskas en gång till. ”Ekonomichef” är anonymt i ett företag med femhundra anställda och identifierar en person i ett företag med tio. Ersätt befattningen eller hela meningen om den pekar ut en person.
Klagomål kräver extra försiktighet
Ett klagomål berör fler än en person som inte själva valt att förekomma i AI:ns prompt: den som klagar, den som anklagas och ofta flera vittnen. Var och en behöver en egen, konsekvent platshållare, så att AI:n kan följa vem som sa vad till vem. Om alla blir ”[REDACTED]” blir det omöjligt att skapa en tidslinje över tvisten. Artikeln om platshållare jämfört med svarta fält visar skillnaden.
Hälsa, fackligt medlemskap, religion och liknande uppgifter behandlas som särskilt känsliga enligt många dataskyddslagar. Var extra försiktig med de delar av en akt som nämner sådant och läs igenom den säkra versionen två gånger.
Avtal
Ersättningsvillkor är ofta det du vill att AI:n ska granska, så behåll siffrorna och ta bort vem de tillhör. Den anställda, företaget, undertecknarna och alla namngivna referenser ersätts med platshållare. Om du jämför två versioner av samma avtal ska du använda samma platshållare i båda. Annars kommer AI:n att rapportera skillnader som bara beror på olika namn.
Ett kort exempel
Utdrag ur en utvärderingsanteckning:
Priya Raman missed the Harbor Bank migration deadline twice in Q2 and was off sick from 3 to 21 June.
Versionen du skickar:
Person_1 missed the Project_1 deadline twice in Q2 and was absent from Date_1 to Date_2.
AI:n kan hjälpa dig att formulera detta rättvist och fråga om frånvaron förklarar förseningen. Den får inte längre veta vem den anställda är, vilket kundprojekt det gällde eller varför hon var borta. Hälsouppgiften togs bort tillsammans med datumen. Om uppgiften behövs för frågan kan du skriva ”frånvarande av hälsoskäl” i stället för att skicka en diagnos.
En kort rutin
- Kontrollera vilket AI-konto du använder och vad datainställningarna säger. Se vad inställningarna innebär.
- Ta med den del av dokumentet som behövs för uppgiften.
- Ersätt alla personer, företag, adresser, nummer och födelsedatum med konsekventa platshållare.
- Läs igenom den säkra versionen och leta efter roller, smeknamn och ovanliga uppgifter som fortfarande kan identifiera någon.
- Ställ frågan och förklara i allmänna ordalag vad platshållarna står för, till exempel ”Person_1 är den anställda och Person_2 är närmaste chef”.
- Återställ namnen på din egen dator och granska svaret innan det förs in i ett brev eller en akt.
Din arbetsgivares dataskyddspolicy och lokal arbetsrätt går först. Om företaget har en godkänd lista över AI-verktyg ska du använda den.
Vanliga misstag
- Ta bort namnet men behåll berättelsen. Ett klagomål om ”den enda arbetsledaren på nattskiftet vid Leedsdepån” pekar ut en person.
- Glömma personerna i marginalerna. Vittnen, den tidigare chefen och personen som skrev referensen är också personer.
- Klistra in en hel e-posttråd. Varje vidarebefordrat meddelande tillför adresser, underskrifter och telefonnummer.
- Lämna kvar den anställdas ID-nummer. Det är ett namn i en annan stavning.
- Behandla AI:ns sammanfattning som dokumentation. Behåll originaldokumentet som källa och använd sammanfattningen endast som ett arbetsredskap.
Vanliga frågor
Kan jag klistra in en utvärdering i ChatGPT om jag tar bort namnet?
Ofta räcker inte det. Teamnamn, datum, projektnamn och specifika händelser kan identifiera personen för alla som känner till företaget. Ta bort även dem eller begränsa texten till det som behövs för uppgiften.
Är det ett problem att be AI skriva ett uppsägningsbrev?
Att utforma ett utkast utifrån en version med platshållare innebär en lägre risk än att klistra in den verkliga akten. Själva beslutet och den juridiska granskningen av brevet ska inte överlåtas till verktyget.
Vad gäller den anställdas rätt att få veta hur uppgifterna har använts?
Det beror på jurisdiktionen. På vissa platser kan en anställd begära att få tillgång till sina personuppgifter, vilket kan omfatta hur de behandlades. Anteckna vad du skickade och när.
ClientSafe ersätter namn, företag, adresser, telefonnummer, e-postadresser och ID-nummer med konsekventa platshållare på din dator, så att samma anställda får samma platshållare i varje dokument i ett ärende. Du granskar resultatet innan du kopierar det, eftersom inget verktyg hittar allt.
Allmän information, inte juridisk rådgivning. Regler om anställning och dataskydd skiljer sig åt mellan länder.