I fascicoli delle risorse umane contengono alcune delle informazioni più sensibili che un’azienda conserva su una persona. Gli strumenti di IA possono comunque essere utili per la scrittura: rendere più chiara una valutazione, preparare una risposta neutrale a un reclamo, confrontare due versioni di un contratto. La regola è sempre la stessa: prima togli di mezzo la persona.
Come può essere utile l’IA nelle risorse umane
- Valutazioni delle prestazioni. Trasformare appunti grezzi in formulazioni equilibrate e specifiche e verificare che il tono sia coerente con le prove.
- Reclami e lamentele. Ricostruire una cronologia partendo da lunghe conversazioni email, individuare contraddizioni e preparare una conferma di ricezione o una risposta.
- Contratti e regolamenti. Confrontare versioni, elencare obblighi e riscrivere clausole in un linguaggio semplice.
- Descrizioni del lavoro e lettere di offerta. Preparare una bozza a partire da un modello.
Le decisioni che riguardano le persone, come assunzioni, provvedimenti disciplinari e licenziamenti, spettano a una persona. Usa lo strumento per prepararti, non per decidere.
Cosa rimuovere, in base al tipo di documento
| Documento | Elementi che identificano la persona |
|---|---|
| Valutazione delle prestazioni | Nomi del dipendente e del responsabile, matricola del dipendente, team e qualifica professionale se il team è piccolo, date di assenza, retribuzione associata a un nome |
| Reclamo o lamentela | La persona che presenta il reclamo, la persona oggetto del reclamo, i testimoni e i colleghi citati, indirizzi email e firme nelle conversazioni inoltrate |
| Contratto di lavoro | Nome del dipendente, indirizzo di casa, data di nascita, documento d’identità o codice fiscale, coordinate bancarie, nome del datore di lavoro |
| Certificati di malattia e misure di accomodamento | Nome, diagnosi, medico e clinica, ed eventuali date che rivelano una condizione di salute |
| Appunti d’indagine | Tutti i nomi, compresi quelli delle persone menzionate di sfuggita |
Le qualifiche professionali meritano un controllo ulteriore. «Direttore finanziario» è anonimo in un’azienda di cinquecento persone, ma identifica una persona in un’azienda di dieci. Sostituisci la qualifica o l’intera frase, se indica una persona specifica.
I reclami richiedono particolare attenzione
Un reclamo coinvolge più persone che non hanno scelto di comparire nel prompt dell’IA: chi presenta il reclamo, la persona accusata e spesso diversi testimoni. Ognuna deve avere un segnaposto distinto e coerente, così l’IA può seguire chi ha detto cosa a chi. Se diventano tutti «[REDACTED]», diventa impossibile ricostruire la cronologia della controversia. L’articolo su segnaposto e barre nere mostra la differenza.
La salute, l’appartenenza sindacale, la religione e dettagli simili sono considerati particolarmente sensibili da molte leggi sulla protezione dei dati. Tratta con maggiore cautela le parti del fascicolo che li menzionano e rileggi due volte la versione sicura.
Contratti
Le condizioni retributive sono spesso proprio ciò che vuoi far esaminare all’IA, quindi mantieni gli importi ma rimuovi a chi si riferiscono. Il dipendente, l’azienda, i firmatari e ogni persona citata per nome diventano segnaposto. Se confronti due versioni dello stesso contratto, usa gli stessi segnaposto in entrambe. Altrimenti l’IA segnalerà differenze dovute soltanto a nomi diversi.
Un breve esempio
Estratto di una nota di valutazione:
Priya Raman missed the Harbor Bank migration deadline twice in Q2 and was off sick from 3 to 21 June.
La versione da inviare:
Person_1 missed the Project_1 deadline twice in Q2 and was absent from Date_1 to Date_2.
L’IA può aiutarti a formulare la nota in modo equo e a chiederti se l’assenza spiega il ritardo. Non può più apprendere chi è il dipendente, quale fosse il progetto del cliente o perché la dipendente fosse assente. Il dettaglio sanitario è stato rimosso insieme alle date. Se ti serve per la domanda, scrivi «assente per motivi di salute» invece di inviare una diagnosi.
Una procedura breve
- Verifica quale account IA usi e cosa indicano le sue impostazioni sui dati. Vedi cosa significano le impostazioni.
- Prendi dal documento solo la parte necessaria per l’attività.
- Sostituisci ogni persona, azienda, indirizzo, numero e data di nascita con un segnaposto coerente.
- Leggi la versione sicura e controlla che ruoli, soprannomi e dettagli insoliti non identifichino ancora qualcuno.
- Fai la domanda e spiega in termini generali a cosa corrispondono i segnaposto, per esempio: «Person_1 è il dipendente e Person_2 è il responsabile diretto».
- Ripristina i nomi sul tuo computer e controlla la risposta prima di inserirla in una lettera o in un fascicolo.
La politica di protezione dei dati del tuo datore di lavoro e la normativa locale sul lavoro vengono prima di tutto. Se la tua azienda dispone di un elenco approvato di strumenti di IA, usa quelli indicati nell’elenco.
Errori comuni
- Rimuovere il nome ma lasciare la storia. Un reclamo riguardante l’unica persona responsabile del turno di notte nel deposito di Leeds identifica una persona.
- Dimenticare le persone sullo sfondo. Anche i testimoni, il responsabile precedente e chi ha scritto la referenza sono persone.
- Incollare un’intera conversazione email. Ogni messaggio inoltrato aggiunge indirizzi, firme e numeri di telefono.
- Lasciare la matricola del dipendente. È un nome scritto in un altro modo.
- Considerare il riepilogo dell’IA come il documento ufficiale. Conserva il documento originale come fonte e usa il riepilogo soltanto come supporto operativo.
Domande frequenti
Posso incollare una valutazione in ChatGPT se rimuovo il nome?
Spesso non basta. I nomi dei team, le date, i nomi dei progetti e gli episodi specifici possono identificare la persona per chiunque conosca l’azienda. Rimuovi anche questi elementi oppure riduci il passaggio a ciò che serve per l’attività.
È un problema chiedere all’IA di preparare una lettera di licenziamento?
Preparare una bozza partendo da una versione con segnaposto comporta meno rischi che incollare il fascicolo reale. La decisione in sé e la revisione legale della lettera non dovrebbero essere affidate allo strumento.
E il diritto del dipendente di sapere cosa è stato fatto con i suoi dati?
Dipende dalla giurisdizione. In alcuni paesi un dipendente può richiedere i propri dati personali, che possono includere informazioni sulle modalità del loro trattamento. Tieni traccia di cosa hai inviato e quando.
ClientSafe sostituisce nomi, aziende, indirizzi, numeri di telefono, indirizzi email e numeri identificativi con segnaposto coerenti sul tuo PC, così lo stesso dipendente ha lo stesso segnaposto in tutti i documenti di una pratica. Controlla il risultato prima di copiarlo, perché nessuno strumento riesce a trovare tutto.
Informazioni di carattere generale, non consulenza legale. Le norme sul lavoro e sulla protezione dei dati variano da paese a paese.