Berkas SDM menyimpan sebagian informasi paling sensitif yang dimiliki bisnis tentang seseorang. Alat AI tetap dapat membantu penulisan: menyusun tinjauan yang lebih jelas, menyiapkan balasan netral atas pengaduan, atau membandingkan dua versi kontrak secara berdampingan. Aturannya selalu sama. Hilangkan identitas orang tersebut terlebih dahulu.
Kegunaan AI dalam SDM
- Penilaian kinerja. Mengubah catatan kasar menjadi kata-kata yang seimbang dan spesifik, serta memeriksa apakah nadanya sesuai dengan bukti.
- Pengaduan dan keluhan. Menyusun kronologi dari rangkaian email yang panjang, menemukan kontradiksi, serta menyusun draf tanda terima atau balasan.
- Kontrak dan kebijakan. Membandingkan versi, merangkum kewajiban, dan menulis ulang klausul dengan bahasa yang mudah dipahami.
- Deskripsi pekerjaan dan surat penawaran kerja. Menyusun draf berdasarkan templat.
Keputusan tentang orang, seperti perekrutan, tindakan disipliner, dan pemecatan, tetap harus dibuat oleh manusia. Gunakan alat untuk membantu persiapan, bukan untuk mengambil keputusan.
Informasi yang perlu dihapus, menurut jenis dokumen
| Dokumen | Informasi yang mengidentifikasi orang tersebut |
|---|---|
| Penilaian kinerja | Nama karyawan dan manajer, ID karyawan, tim dan jabatan jika timnya kecil, tanggal cuti, kompensasi yang dikaitkan dengan nama |
| Pengaduan atau keluhan | Pengadu, orang yang diadukan, saksi dan kolega yang disebutkan, alamat email dan tanda tangan dalam rangkaian pesan yang diteruskan |
| Kontrak kerja | Nama karyawan, alamat rumah, tanggal lahir, nomor identitas nasional atau nomor pajak, detail rekening bank, nama pemberi kerja |
| Surat keterangan sakit dan penyesuaian akomodasi | Nama, diagnosis, dokter dan klinik, serta tanggal apa pun yang mengungkap kondisi kesehatan |
| Catatan investigasi | Setiap nama, termasuk nama orang yang hanya disebutkan sekilas |
Jabatan perlu diperiksa kembali. "Kepala Keuangan" tidak mengidentifikasi seseorang di perusahaan berisi lima ratus orang, tetapi dapat mengidentifikasi seseorang di perusahaan berisi sepuluh orang. Ganti jabatannya, atau seluruh kalimatnya, jika informasi itu menunjuk kepada satu orang.
Pengaduan memerlukan perhatian ekstra
Pengaduan melibatkan lebih dari satu orang yang tidak memilih untuk dimasukkan ke dalam prompt AI: pengadu, orang yang dituduh, dan sering kali beberapa saksi. Masing-masing memerlukan penanda pengganti tersendiri yang konsisten, agar AI dapat mengikuti siapa mengatakan apa kepada siapa. Jika semua orang menjadi "[DIHAPUS]", kronologi perselisihan tidak mungkin disusun. Artikel tentang penanda pengganti dibandingkan bilah hitam menunjukkan perbedaannya.
Informasi kesehatan, keanggotaan serikat pekerja, agama, dan detail serupa dianggap sangat sensitif menurut banyak undang-undang perlindungan data. Perlakukan bagian berkas yang menyebutkan hal-hal tersebut dengan kehati-hatian ekstra, dan baca ulang versi yang telah diamankan sebanyak dua kali.
Kontrak
Ketentuan kompensasi sering kali merupakan hal yang ingin Anda minta AI periksa, jadi pertahankan angkanya dan hapus informasi tentang siapa pemiliknya. Nama karyawan, perusahaan, para penanda tangan, dan referensi bernama apa pun diganti dengan penanda pengganti. Jika Anda membandingkan dua versi kontrak yang sama, gunakan penanda pengganti yang sama pada keduanya. Jika tidak, AI akan melaporkan perbedaan yang sebenarnya hanya berupa nama yang berbeda.
Nama karyawan, terkadang disertai nomor pajak atau asuransi.
Bagian dari catatan penilaian:
Priya Raman missed the Harbor Bank migration deadline twice in Q2 and was off sick from 3 to 21 June.
Versi yang Anda kirim:
Person_1 missed the Project_1 deadline twice in Q2 and was absent from Date_1 to Date_2.
AI dapat membantu Anda merumuskan hal ini secara adil dan menanyakan apakah ketidakhadiran menjelaskan keterlambatan tersebut. AI tidak lagi mengetahui siapa karyawannya, proyek klien apa yang dimaksud, atau alasan dia tidak masuk. Detail kesehatan dihapus bersama tanggal-tanggalnya. Jika Anda memerlukannya untuk pertanyaan tersebut, tulis "tidak masuk karena alasan kesehatan" alih-alih mengirimkan diagnosis.
Rutinitas singkat
- Pastikan akun AI yang Anda gunakan dan periksa isi pengaturan datanya. Lihat arti pengaturan tersebut.
- Ambil bagian dokumen yang diperlukan untuk tugas tersebut.
- Ganti setiap orang, perusahaan, alamat, nomor, dan tanggal lahir dengan penanda pengganti yang konsisten.
- Baca versi yang telah diamankan untuk menemukan jabatan, nama panggilan, dan detail tidak biasa yang masih dapat mengidentifikasi seseorang.
- Ajukan pertanyaan, dan jelaskan secara umum apa yang diwakili oleh penanda pengganti, misalnya "Person_1 adalah karyawan dan Person_2 adalah manajer lini".
- Pulihkan nama-nama tersebut di komputer Anda sendiri dan tinjau jawabannya sebelum memasukkannya ke dalam surat atau berkas.
Kebijakan perlindungan data perusahaan Anda dan hukum ketenagakerjaan setempat harus diutamakan. Jika perusahaan Anda memiliki daftar alat AI yang disetujui, gunakan daftar tersebut.
Kesalahan umum
- Menghapus nama, tetapi mempertahankan ceritanya. Keluhan tentang "satu-satunya supervisor sif malam di depot Leeds" mengidentifikasi satu orang.
- Melupakan orang-orang yang hanya disebut sekilas. Saksi, manajer sebelumnya, dan orang yang menulis surat referensi juga merupakan orang.
- Menempelkan seluruh rangkaian email. Setiap pesan yang diteruskan menambahkan alamat, tanda tangan, dan nomor telepon.
- Membiarkan nomor identitas karyawan tetap tercantum. Itu adalah nama yang sama, hanya dengan ejaan berbeda.
- Menganggap ringkasan AI sebagai catatan resmi. Simpan dokumen asli sebagai sumber dan gunakan ringkasan hanya sebagai alat bantu kerja.
Pertanyaan yang sering diajukan
Bolehkah saya menempelkan ulasan ke ChatGPT jika namanya saya hapus?
Sering kali itu belum cukup. Nama tim, tanggal, nama proyek, dan insiden spesifik dapat mengidentifikasi orang tersebut bagi siapa pun yang mengenal perusahaan. Hapus juga rincian itu, atau ringkas bagian tersebut hanya sampai pada hal-hal yang diperlukan untuk tugas itu.
Apakah bermasalah jika meminta AI menyusun surat pemutusan hubungan kerja?
Menyusun draf dari versi yang menggunakan placeholder risikonya lebih rendah daripada menempelkan berkas asli. Keputusan itu sendiri dan peninjauan hukum atas surat tersebut tidak seharusnya diserahkan kepada alat.
Bagaimana dengan hak karyawan untuk mengetahui apa yang dilakukan terhadap datanya?
Hal itu bergantung pada yurisdiksi Anda. Di beberapa tempat, karyawan dapat meminta data pribadi mereka, yang dapat mencakup cara data tersebut diproses. Catat apa yang Anda kirim dan kapan.
ClientSafe mengganti nama, perusahaan, alamat, nomor telepon, alamat email, dan nomor identitas dengan placeholder yang konsisten di PC Anda, sehingga karyawan yang sama menggunakan placeholder yang sama di setiap dokumen dalam suatu kasus. Anda meninjau hasilnya sebelum menyalinnya, karena tidak ada alat yang dapat menemukan semuanya.
Informasi umum, bukan nasihat hukum. Aturan ketenagakerjaan dan perlindungan data berbeda-beda di setiap negara.