Een Word-bestand bevat meer dan alleen de woorden op de pagina: opmerkingen, bijgehouden wijzigingen, kopteksten, tekstvakken en de auteursnaam. Zo maak je een bestand zelf schoon, waar het vaak misgaat en wanneer je het werk beter door een tool kunt laten doen.
De handmatige methode
- Werk met een kopie. Sla het bestand onder een neutrale naam op voordat je iets aanpast. De bestandsnaam is onderdeel van de gegevens.
- Noteer de lijst. Elke persoon en elk bedrijf, elk adres, telefoonnummer, e-mailadres, rekeningnummer en ID-nummer dat voorkomt. Vermeld ook de mensen die alleen worden genoemd.
- Noteer de spellingvarianten. "Maria Lopez", "mevr. Lopez", "M. Lopez", "Lopez", "Maria", bezitsvormen zoals "Lopez'", en elke bijnaam of spelfout die in het bestand voorkomt.
- Vervang ze een voor een. Druk op Ctrl+H. Zoek eerst op de langste vorm ("Maria Lopez") en daarna op de kortere vormen. Gebruik "Alles vervangen" en bekijk het aantal om te zien hoeveel overeenkomsten zijn gewijzigd.
- Gebruik voor dezelfde persoon steeds dezelfde placeholder. Noteer de paren tijdens het werk in een tabel. Die tabel is de sleutel. Houd hem buiten de chat.
- Maak de rest van het bestand schoon. Zie het volgende gedeelte.
- Lees het hele document één keer door. Zoek met het zoekvak opnieuw naar elke oorspronkelijke naam. Het gewenste aantal is nul.
Wat Zoeken en vervangen over het hoofd ziet
- Kop- en voetteksten en tekstvakken. Ga er niet van uit dat de vervanging deze plekken heeft bereikt. Open de kop- en voettekst van elk onderdeel en bekijk elk tekstvak.
- Opmerkingen. Daarin staan de namen van beoordelaars en vaak ook citaten uit de tekst.
- Bijgehouden wijzigingen. De verwijderde tekst staat nog in het document. Accepteer of verwerp eerst alle wijzigingen.
- Voetnoten en eindnoten. In een juridisch of financieel document worden ze gemakkelijk vergeten.
- Documenteigenschappen. De auteur, het bedrijf en de titel worden in het bestand opgeslagen. In Word kun je via Info, Controleren op problemen en Document inspecteren documenteigenschappen en persoonlijke gegevens verwijderen. Namen in de hoofdtekst worden niet aangepast.
- Afbeeldingen. Een gescande pagina die in het bestand is geplakt, is een afbeelding. De zoekfunctie leest die niet. Zie persoonsgegevens in scans en schermafbeeldingen.
- Hyperlinks. Een link kan een e-mailadres of een bestandspad met een naam erin bevatten.
Houd tijdens het werk een tabel met de sleutel bij
Maak tijdens het vervangen een eenvoudige tabel in een apart document:
| Placeholder | Echte waarde | Gevonden spellingvarianten |
|---|---|---|
| Person_1 | Maria Lopez | Maria, mevr. Lopez, M. Lopez, Lopez' |
| Company_1 | Northwind Ltd | Northwind, Northwind Limited |
Met deze tabel kun je de echte namen herstellen in het antwoord van de AI. De tabel is net zo gevoelig als het origineel, dus houd hem buiten de chat en buiten elke map die met een AI-tool synchroniseert. De roundtripworkflow maakt er gebruik van.
Vergeet de mensen die alleen worden genoemd niet
De partijen zijn makkelijk. De mensen in de kantlijn worden vaak gemist: een getuige die in één clausule wordt genoemd, de vorige eigenaar in een considerans, de accountant in een voetnoot of een familielid dat als contactpersoon wordt vermeld. Ook zij zijn mensen en hun namen horen in de sleutel. Lees het document voordat je begint met vervangen één keer door met maar één vraag in gedachten: "wie wordt hier nog meer genoemd?"
Plak tekst, geen bestand
Als je een bestand uploadt, gaan de naam, eigenschappen en alles wat erin is achtergebleven mee. Als je de opgeschoonde tekst in de chat plakt, verstuur je alleen wat je kunt zien. Kopieer uit het opgeschoonde document en lees wat je plakt.
Laatste controle voordat je plakt
- Zoek afzonderlijk op elke oorspronkelijke naam en elke voornaam. Het aantal moet nul zijn.
- Zoek op "@" om e-mailadressen te vinden en op lange cijferreeksen om rekening- en ID-nummers te vinden.
- Bekijk de datums. Een geboortedatum is een identificerend gegeven, net als een datum die maar bij één gebeurtenis kan horen.
- Lees de eerste en laatste alinea opnieuw. Daar staan vaak handtekeningblokken en adressen.
- Vraag jezelf af of de inhoud de cliënt nog steeds identificeert zonder namen. Als dat zo is, verwijder de inhoud dan.
Wanneer de handmatige methode niet meer werkt
Voor een brief van één pagina met twee namen is zoeken en vervangen prima. Naarmate het document langer wordt, werkt dat minder goed:
- Een overeenkomst van veertig pagina's met een dozijn partijen en meerdere schrijfwijzen per partij kost veel tijd en laat toch nog dingen over het hoofd.
- Een gemiste vermelding van "Lopez" op pagina 31 maakt de cliënt identificeerbaar. Je ziet die alleen als je ernaar zoekt.
- Voor meerdere bestanden van dezelfde cliënt zijn dezelfde placeholders nodig. Een tabel in een apart document en veel aandacht zijn de enige waarborg.
- In talen met verbuigingen zijn er vormen die niet overeenkomen met een zoekopdracht.
Met een tool
Een tool vindt namen, bedrijven, adressen en nummers in het hele document, geeft ze overal dezelfde placeholder en houdt de sleutel voor je bij. Goede tools laten zien wat ze hebben gevonden en stellen je in staat dit te corrigeren. Die controlestap is belangrijk: detectie is niet perfect en een tool waarmee je het resultaat niet kunt controleren, vraagt om vertrouwen dat hij niet heeft verdiend.
In ClientSafe voeg je het Word-bestand toe aan een dossier. Het programma vindt namen, bedrijven, adressen en andere persoonsgegevens en markeert die in de oorspronkelijke weergave. Je schakelt uit wat geen persoonsgegevens zijn en markeert tekst die het programma heeft gemist. Daarna kun je de veilige kopie voor de AI kopiëren. Het oorspronkelijke bestand wordt niet gewijzigd.
Veelgestelde vragen
Anonimiseert Document inspecteren in Word de tekst?
Nee. Het verwijdert eigenschappen, opmerkingen en vergelijkbare verborgen inhoud. Namen in de hoofdtekst blijven staan.
Is alleen de bestandsnaam wijzigen voldoende?
Nee. Een neutrale bestandsnaam is noodzakelijk, maar dekt slechts één locatie.
Kan ik het bestand gewoon als pdf afdrukken?
Een pdf bevat dezelfde tekst en vaak nog meer metadata. Er wordt niets verwijderd.
Wat is beter voor een korte notitie?
Handmatig. Voor iets van meerdere pagina's of meerdere bestanden bespaart een tool tijd en worden er minder dingen gemist.
ClientSafe leest Word-documenten naast pdf's, spreadsheets, presentaties, e-mails en andere formaten en maakt voor elk document één veilige kopie. Controleer wat het programma heeft gevonden voordat je kopieert.