Jak zanonimizować dokument Word przed wklejeniem go do ChatGPT

Plik Word zawiera więcej niż słowa na stronie: komentarze, śledzone zmiany, nagłówki, pola tekstowe i nazwisko autora. Oto jak oczyścić go ręcznie, na czym ludzie popełniają błędy i kiedy warto powierzyć to narzędziu.

Metoda ręczna

1. Pracuj na kopii. Zapisz plik pod neutralną nazwą, zanim cokolwiek zmienisz. Nazwa pliku również zawiera dane.
2. Zapisz listę. Każdą osobę i firmę, każdy adres, numer telefonu, adres e-mail, numer konta i numer dokumentu tożsamości, które pojawiają się w dokumencie. Uwzględnij osoby, o których tylko wspomniano.
3. Wypisz warianty zapisu. „Maria Lopez”, „pani Lopez”, „M. Lopez”, „Lopez”, „Maria”, formy dzierżawcze, takie jak „Lopez’s”, oraz każdy pseudonim lub błąd w zapisie pojawiający się w pliku.
4. Zastępuj po kolei. Naciśnij Ctrl+H. Najpierw wyszukaj najdłuższą formę („Maria Lopez”), a potem krótsze. Użyj opcji „Zamień wszystko” i sprawdź liczbę wyników, aby zobaczyć, ile elementów zostało zmienionych.
5. Używaj tego samego placeholdera dla tej samej osoby. Zapisuj pary w tabeli podczas pracy. Ta tabela jest kluczem. Przechowuj ją poza czatem.
6. Oczyść pozostałą część pliku. Zobacz następną sekcję.
7. Przeczytaj cały dokument jeszcze raz. Ponownie wyszukaj każde oryginalne nazwisko. Oczekiwany wynik to zero.

Miejsca pomijane przez funkcję Znajdź i zamień

• Nagłówki, stopki i pola tekstowe. Nie zakładaj, że funkcja zamiany objęła te elementy. Otwórz nagłówek i stopkę każdej sekcji, a następnie sprawdź każde pole tekstowe.
• Komentarze. Zawierają nazwiska recenzentów i często cytują tekst.
• Śledzone zmiany. Usunięty tekst nadal znajduje się w dokumencie. Najpierw zaakceptuj lub odrzuć wszystkie zmiany.
• Przypisy dolne i końcowe. Łatwo o nich zapomnieć w dokumencie prawnym lub finansowym.
• Właściwości dokumentu. Autor, firma i tytuł są zapisane w pliku. W Wordzie opcje Informacje, Sprawdź problemy, a następnie Inspekcja dokumentu pozwalają usunąć właściwości dokumentu i dane osobowe. Nie usuwają nazwisk z głównej treści.
• Obrazy. Zeskanowana strona wklejona do pliku jest obrazem, a funkcja Znajdź jej nie odczytuje. Zobacz dane osobowe na skanach i zrzutach ekranu.
• Hiperłącza. Link może zawierać adres e-mail albo ścieżkę do pliku z nazwiskiem.

Prowadź tabelę z kluczem podczas pracy

Podczas zastępowania utwórz prostą tabelę w osobnym dokumencie:

Ta tabela pozwala przywrócić prawdziwe nazwiska w odpowiedzi AI. Jest równie poufna jak oryginał, więc nie umieszczaj jej na czacie ani w żadnym folderze synchronizowanym z narzędziem AI. Ta proces obejmujący obie strony .

Pamiętaj o osobach, o których tylko wspomniano

O stronach łatwo pamiętać. Łatwo natomiast przeoczyć osoby pojawiające się na marginesie: świadka wymienionego w jednym z punktów, poprzedniego właściciela w części wstępnej, księgowego w przypisie, krewnego wskazanego jako osoba kontaktowa. To też ludzie, a ich nazwiska powinny znaleźć się w tabeli z kluczem. Zanim zaczniesz zastępować nazwiska, przeczytaj dokument, zadając sobie tylko jedno pytanie: „kto jeszcze jest tu wymieniony?”.

Wklej tekst, nie plik

Jeśli prześlesz plik, razem z nim trafią jego nazwa, właściwości i wszystko, co w nim pozostało. Wklejenie oczyszczonego tekstu na czat wysyła tylko to, co możesz zobaczyć. Skopiuj tekst z oczyszczonego dokumentu i przeczytaj to, co wklejasz.

Ostatnie sprawdzenie przed wklejeniem

• Wyszukaj każde oryginalne nazwisko oraz każde imię osobno. Liczba wyników powinna wynosić zero.
• Wyszukaj „@”, aby znaleźć adresy e-mail, oraz długie ciągi cyfr, aby znaleźć numery kont i dokumentów tożsamości.
• Sprawdź daty. Data urodzenia jest daną identyfikującą, podobnie jak data dotycząca wydarzenia, które mogło odbyć się tylko w jednym terminie.
• Przeczytaj ponownie pierwszy i ostatni akapit. To tam znajdują się bloki podpisu i adresy.
• Zastanów się, czy treść nadal pozwala zidentyfikować klienta bez nazwiska. Jeśli tak, usuń ją.

Kiedy metoda ręczna przestaje działać

W przypadku jednostronicowego pisma zawierającego dwa nazwiska wyszukiwanie i zamiana wystarczą. Ta metoda przestaje działać, gdy dokument się rozrasta:

• Umowa licząca czterdzieści stron, z kilkunastoma stronami i kilkoma wariantami zapisu każdej nazwy, zajmuje dużo czasu, a mimo to łatwo coś przeoczyć.
• Pominięte „Lopez” na stronie 31 ujawnia tożsamość klienta, a nie zauważysz go, jeśli nie wyszukasz tego nazwiska.
• W kilku plikach dotyczących tego samego klienta trzeba używać tych samych placeholderów. Jedynym zabezpieczeniem jest tabela w osobnym dokumencie i duża uwaga.
• W językach z odmianą wyszukiwanie może nie znaleźć odmienionych form.

Z użyciem narzędzia

Narzędzie znajduje nazwiska, firmy, adresy i numery w całym dokumencie, wszędzie przypisuje im te same placeholdery i przechowuje za Ciebie klucz. Dobre narzędzia pokazują znalezione elementy i pozwalają je poprawić. Ten etap weryfikacji ma znaczenie: wykrywanie nie jest doskonałe, a narzędzie, które nie pozwala sprawdzić swojej pracy, domaga się zaufania, na które nie zasłużyło.

W ClientSafe dodajesz plik Word do sprawy. Program znajduje nazwiska, firmy, adresy i inne dane osobowe oraz wyróżnia je w widoku oryginału. Odznaczasz elementy, które nie są danymi osobowymi, i oznaczasz pominięty tekst. Następnie bezpieczna kopia jest gotowa do skopiowania i użycia w AI. Oryginalny plik nie zostaje zmieniony.

Często zadawane pytania

Czy funkcja Inspekcja dokumentu w Wordzie anonimizuje tekst?

Nie. Usuwa właściwości, komentarze i podobną ukrytą zawartość. Nazwiska zapisane w głównej treści pozostają.

Czy wystarczy zmienić nazwę pliku?

Nie. Neutralna nazwa pliku jest konieczna, ale dotyczy tylko jednego miejsca.

Czy mogę po prostu wydrukować do PDF-a?

PDF zachowuje ten sam tekst, a często również więcej metadanych. Niczego nie usuwa.

Co lepiej sprawdzi się przy krótkiej notatce?

Metoda ręczna. W przypadku dokumentów liczących kilka stron lub kilku plików narzędzie oszczędza czas i pozwala przeoczyć mniej elementów.

ClientSafe odczytuje dokumenty Word wraz z plikami PDF, arkuszami kalkulacyjnymi, prezentacjami, wiadomościami e-mail i innymi formatami, a następnie tworzy osobną bezpieczną kopię każdego dokumentu. Sprawdź znalezione elementy przed skopiowaniem.