Word 파일에는 페이지에 보이는 글 외에도 댓글, 변경 내용 추적, 머리글, 텍스트 상자, 작성자 이름이 들어 있습니다. 직접 정리하는 방법과 사람들이 흔히 실수하는 부분, 도구에 맡길 만한 경우를 알아보세요.
수동 처리 방법
- 복사본에서 작업하세요. 어떤 작업이든 시작하기 전에 파일을 중립적인 이름으로 저장하세요. 파일 이름도 데이터의 일부입니다.
- 목록을 작성하세요. 문서에 나오는 모든 사람과 회사, 모든 주소, 전화번호, 이메일 주소, 계좌 번호와 ID 번호를 적으세요. 언급만 된 사람도 포함하세요.
- 철자와 표기 형태를 적으세요. "Maria Lopez", "Ms. Lopez", "M. Lopez", "Lopez", "Maria", "Lopez's"와 같은 소유격, 그리고 파일에 나오는 별칭이나 오타도 적으세요.
- 하나씩 바꾸세요. Ctrl+H를 누르세요. 가장 긴 형태("Maria Lopez")부터 검색한 다음 짧은 형태를 검색하세요. "모두 바꾸기"를 사용하고, 변경된 항목 수를 확인하세요.
- 같은 사람에게는 항상 같은 플레이스홀더를 사용하세요. 작업하면서 짝을 표에 기록하세요. 그 표가 대응표입니다. 채팅에 올리지 마세요.
- 파일의 나머지 부분도 정리하세요. 다음 섹션을 참조하세요.
- 문서 전체를 한 번 읽으세요. 검색 상자에서 원래 이름을 각각 다시 검색하세요. 검색 결과가 0건이어야 합니다.
찾기 및 바꾸기로 놓치기 쉬운 부분
- 머리글, 바닥글, 텍스트 상자. 바꾸기가 이 부분까지 적용되었다고 단정하지 마세요. 각 섹션의 머리글과 바닥글을 열고 모든 텍스트 상자를 확인하세요.
- 댓글. 댓글에는 검토자 이름이 들어가며, 문서의 텍스트를 인용하는 경우도 많습니다.
- 변경 내용 추적. 삭제된 텍스트도 문서에 남아 있습니다. 먼저 변경 내용을 모두 적용하거나 거부하세요.
- 각주와 미주. 법률 문서나 금융 문서에서는 쉽게 놓칠 수 있습니다.
- 문서 속성. 작성자, 회사, 제목은 파일에 저장됩니다. Word에서 파일, 정보, 문제 확인, 문서 검사를 차례로 선택하면 문서 속성과 개인정보를 제거할 수 있습니다. 본문에 적힌 이름은 처리하지 않습니다.
- 이미지. 파일에 붙여 넣은 스캔 페이지는 이미지이므로 찾기 기능으로 텍스트를 검색할 수 없습니다. 다음을 참조하세요. 스캔 자료와 스크린샷의 개인 데이터.
- 하이퍼링크. 링크에 이메일 주소나 이름이 포함된 파일 경로가 들어 있을 수 있습니다.
작업하면서 대응표를 작성하세요
내용을 바꾸는 동안 별도의 문서에 간단한 표를 만드세요.
| 플레이스홀더 | 실제 값 | 발견한 표기 형태 |
|---|---|---|
| Person_1 | Maria Lopez | Maria, Ms. Lopez, M. Lopez, Lopez's |
| Company_1 | Northwind Ltd | Northwind, Northwind Limited |
이 표를 사용하면 AI의 답변에서 실제 이름을 복원할 수 있습니다. 이 표는 원본만큼 민감하므로 채팅에 올리지 말고 AI 도구와 동기화되는 폴더에도 두지 마세요. 다음 왕복 작업 흐름 에서 이 표를 사용합니다.
문서에 언급만 된 사람도 잊지 마세요
당사자는 찾기 쉽습니다. 놓치기 쉬운 것은 주변 인물입니다. 한 조항에 등장하는 증인, 서문에 언급된 이전 소유자, 각주에 나오는 회계사, 연락처로 기재된 친척 등이 있습니다. 이들도 사람이므로 이름을 대응표에 기록해야 합니다. 바꾸기를 시작하기 전에 "여기에 또 누가 이름이 나오는가?"라는 질문만 염두에 두고 문서를 한 번 읽으세요.
파일이 아니라 텍스트를 붙여 넣으세요
파일을 업로드하면 파일 이름과 속성, 파일 안에 남아 있는 모든 정보가 함께 전송됩니다. 정리한 텍스트를 채팅에 붙여 넣으면 눈으로 확인할 수 있는 내용만 보냅니다. 정리한 문서에서 복사하고, 붙여 넣은 내용을 읽어 보세요.
붙여 넣기 전 최종 확인
- 원래 이름을 각각 검색하고 이름만 따로 검색하세요. 검색 결과가 0건이어야 합니다.
- 이메일 주소를 찾으려면 "@"를 검색하고, 계좌 번호와 ID 번호를 찾으려면 긴 숫자열을 검색하세요.
- 날짜를 확인하세요. 생년월일은 식별 정보이며, 특정 사건 하나만을 가리키는 날짜도 마찬가지입니다.
- 첫 문단과 마지막 문단을 다시 읽으세요. 서명란과 주소가 그 부분에 있습니다.
- 이름을 모두 지워도 내용만으로 고객을 식별할 수 있는지 생각해 보세요. 그렇다면 해당 내용을 삭제하세요.
수동 처리로 해결하기 어려운 경우
이름이 두 개 나오는 한 페이지짜리 서한이라면 찾기 및 바꾸기로 충분합니다. 하지만 문서가 길어지면 이 방법은 효과가 떨어집니다.
- 당사자가 12명이고 각자 표기 형태가 여러 가지인 40페이지 계약서는 처리하는 데 시간이 오래 걸리며, 그래도 놓치는 항목이 남습니다.
- 31페이지에서 "Lopez"를 놓치면 고객 정보가 드러납니다. 직접 검색하지 않으면 발견할 수 없습니다.
- 같은 고객의 여러 파일에 같은 플레이스홀더를 사용해야 합니다. 별도 문서에 표를 만들고 각별히 주의를 기울이는 것만이 유일한 안전장치입니다.
- 굴절어가 있는 언어에서는 검색으로 찾지 못하는 형태가 생깁니다.
도구를 사용하는 경우
도구는 문서 전체에서 이름, 회사, 주소, 번호를 찾아 어디서든 각각 같은 플레이스홀더를 지정하고 대응표를 보관합니다. 좋은 도구는 찾은 내용을 보여 주고 수정할 수 있게 합니다. 이 검토 단계는 중요합니다. 탐지가 완벽하지 않기 때문이며, 작업 결과를 확인할 수 없는 도구는 정당하게 얻지 못한 신뢰를 요구하는 셈입니다.
ClientSafe에서는 Word 파일을 케이스에 추가합니다. 도구가 이름, 회사, 주소 및 기타 개인정보를 찾아 원본 보기에서 강조 표시합니다. 개인정보가 아닌 항목은 선택을 해제하고 놓친 텍스트는 표시하세요. 그러면 AI에 복사할 안전 사본이 준비됩니다. 원본 파일은 변경되지 않습니다.
자주 묻는 질문
Word의 문서 검사 기능으로 텍스트를 익명화할 수 있나요?
아니요. 속성, 댓글 및 그와 비슷한 숨겨진 콘텐츠를 제거합니다. 본문에 적힌 이름은 그대로 남습니다.
파일 이름만 바꾸면 되나요?
아니요. 중립적인 파일 이름은 필요하지만 한 곳만 처리할 뿐입니다.
그냥 PDF로 인쇄해도 되나요?
PDF에는 같은 텍스트가 남고 메타데이터가 더 많이 포함되는 경우도 많습니다. 아무것도 제거되지 않습니다.
짧은 메모에는 어떤 방법이 더 나은가요?
직접 처리하세요. 여러 페이지 또는 여러 파일에 걸치는 문서라면 도구를 사용하면 시간을 절약하고 누락을 줄일 수 있습니다.
ClientSafe PDF, 스프레드시트, 프레젠테이션, 이메일 및 기타 형식과 함께 Word 문서를 읽고 각 문서의 안전 사본을 하나씩 만듭니다. 복사하기 전에 인식된 내용을 검토하세요.