Word 文件包含的内容不止页面上的文字：还有批注、修订、页眉、文本框和作者姓名。以下介绍如何手动清理、容易出错的地方，以及何时值得让工具代劳。

一份带蓝色标签的打印文件，旁边放着一支笔、一把剪刀和一台合上的笔记本电脑。

手动处理方法

  1. 在副本上操作。 动手之前，先用中性的名称保存文件。文件名也是数据的一部分。
  2. 列出清单。 记录出现的每个人和每家公司、每个地址、电话号码、电子邮件地址、账户号码和证件号码。也包括只被提及的人。
  3. 列出不同拼写形式。 包括“Maria Lopez”“Ms. Lopez”“M. Lopez”“Lopez”“Maria”、所有格形式（如“Lopez's”），以及文件中出现的任何昵称或拼写错误。
  4. 逐项替换。 按 Ctrl+H。先搜索最长的形式（“Maria Lopez”），再搜索较短的形式。使用“全部替换”，并查看替换数量，了解有多少处已更改。
  5. 同一个人始终使用同一个占位符。 操作时将对应关系记在表格中。这张表就是密钥。不要把它放进聊天中。
  6. 清理文件的其余部分。 请参阅下一节。
  7. 完整阅读一遍文档。 再次使用搜索框查找每个原始姓名。你希望看到的结果是 0 次。

“查找和替换”容易遗漏的地方

  • 页眉、页脚和文本框。 不要以为替换操作已经覆盖了这些位置。打开每个部分的页眉和页脚，并查看每个文本框。
  • 批注。 批注会包含审阅者的姓名，而且常常会引用正文内容。
  • 修订。 删除的文本仍保留在文档中。请先接受或拒绝所有修订。
  • 脚注和尾注。 在法律或财务文件中，这些内容很容易被忘记。
  • 文档属性。 作者、公司和标题都存储在文件中。在 Word 中，依次选择“文件”>“信息”>“检查问题”>“检查文档”，可以删除文档属性和个人信息。但这不会处理正文中的姓名。
  • 图像。 粘贴到文件中的扫描页面是一张图片，“查找”无法读取其中的内容。请参阅 扫描件和屏幕截图中的个人数据.
  • 超链接。 链接中可能包含电子邮件地址，或包含姓名的文件路径。

操作时保留一份对应表

替换时，在单独的文档中建立一个简单的表格：

占位符真实信息出现过的拼写形式
Person_1Maria LopezMaria、Ms. Lopez、M. Lopez、Lopez's
Company_1Northwind LtdNorthwind、Northwind Limited

有了这张表，你就能在 AI 的回答中还原真实姓名。它和原始文件一样敏感，因此不要把它放进聊天中，也不要放在会与 AI 工具同步的文件夹里。 往返工作流程 会用到这张表。

别忘了只被提及的人

当事方很容易处理。容易漏掉的是文档边缘提到的人：某一条款中提到的证人、序言中提到的前任所有者、脚注中的会计师、列为联系人的亲属。他们也是人，他们的姓名也应放入密钥表。开始替换之前，带着一个问题通读一遍文档：“这里还提到了谁？”

粘贴文本，而不是文件

如果上传文件，文件名、属性以及文件中残留的所有内容都会一并上传。将清理后的文本粘贴到聊天中，只会发送你看得到的内容。请从清理后的文档中复制，并阅读你粘贴的内容。

粘贴前最后检查一次

  • 分别搜索每个原始姓名以及每个人的名字。结果数量应为零。
  • 搜索“@”以查找电子邮件地址，并搜索较长的数字串以查找账户号码和证件号码。
  • 查看日期。出生日期是一种身份识别信息，只有某个特定事件才可能对应的日期也一样。
  • 再读一遍第一段和最后一段。签名栏和地址通常位于这些位置。
  • 思考一下，即使没有姓名，这些内容是否仍能识别出客户。如果可以，就删去这些内容。

手动处理方法的局限

只有两个人名的一页信件，用查找和替换就够了。随着文档变长，这种方法就不再好用：

  • 一份有 40 页、涉及十几方且每方有多种拼写形式的协议，需要花很长时间处理，而且仍然会有遗漏。
  • 第 31 页漏掉一个“Lopez”就会暴露客户；除非你主动搜索，否则不会发现。
  • 同一客户的多个文件需要使用相同的占位符。唯一的保障就是把表格保存在单独的文档中，并仔细留意每处细节。
  • 有些语言会发生词形变化，搜索无法匹配这些形式。

使用工具

工具可以在整个文档中查找姓名、公司、地址和号码，在所有位置为同一对象使用相同的占位符，并为你保存密钥。好的工具会显示检测结果并允许你更正。审核这一步很重要：检测并不完美；如果工具不让你检查结果，就是在要求你给予它尚未赢得的信任。

在 ClientSafe 中，将 Word 文件添加到一个案件中。它会查找姓名、公司、地址和其他个人数据，并在原始视图中将其高亮显示。你可以取消勾选并非个人数据的内容，并标记遗漏的文本。随后，安全副本即可供你复制给 AI。原始文件不会被更改。

ClientSafe 窗口显示一份 Word 租赁协议，其中姓名、地址、电话号码和证件号码均已高亮显示
ClientSafe 中的原始 Word 文档：所有高亮内容都会作为占位符进入安全副本。

常见问题

Word 的“检查文档”功能会匿名化文本吗？

不会。它会删除属性、批注以及类似的隐藏内容。正文中写出的姓名仍会保留。

只给文件改名就够了吗？

不够。使用中性的文件名是必要的，但它只解决了一个位置的问题。

可以直接打印为 PDF 吗？

PDF 会保留相同的文本，而且通常还会包含更多元数据。它不会删除任何内容。

简短的便条用哪种方法更好？

手动处理。对于多页文档或多个文件，使用工具能节省时间，也能减少遗漏。

ClientSafe 可将 Word 文档与 PDF、电子表格、演示文稿、电子邮件及其他格式一同处理，并为每份文档生成一份安全副本。复制前请检查检测结果。