고객 이름을 제거하는 것은 당연히 해야 할 일입니다. 하지만 대개 그것만으로는 충분하지 않습니다. 문서에는 계좌 번호, 서명, 파일 이름, 댓글, 그리고 여러 정보를 조합해야만 드러나는 세부 사항을 통해 사람의 신원이 나타날 수 있습니다. 고객 문서를 AI 도구에 붙여 넣거나 업로드하기 전에 이 목록을 활용하세요.

종이 한 장에 작은 파란 탭과 남색 표식이 붙어 일부 줄을 표시하고 있습니다.

직접 식별 정보

이 정보는 그 자체만으로도 한 사람이나 조직을 특정할 수 있습니다. 각 정보가 나타나는 모든 형태를 제거하거나 바꾸세요.

  • 사람 이름. 고객, 상대방, 증인, 가족, 동료와 서명란 또는 참조(CC)란에 이름이 적힌 모든 사람을 포함하세요. 약칭, 이니셜, 잘못된 철자도 확인하세요.
  • 회사 및 기관 이름. 고용주, 임대인, 학교, 병원도 이름만큼 사람을 식별할 수 있습니다.
  • 주소. 도로명 주소, 우편번호, 부동산 설명.
  • 전화번호와 이메일 주소. 편지 머리글, 바닥글, 서명도 확인하세요.
  • 계좌 및 카드 번호. 은행 계좌, IBAN, 카드 번호, 보험 증권 번호.
  • 신분증 번호. 세금 번호, 국가 신분증 번호, 여권 번호, 운전면허증 번호, 사회보장번호.
  • 생년월일. 양식에서 ‘출생일’과 ‘나이’처럼 서로 연결된 두 항목인 경우가 많습니다.
  • 참조 번호. 조회 가능한 사건, 보험 청구, 송장, 계약 번호.

조합했을 때 식별되는 정보

직접 식별 정보는 검색할 수 있으므로 비교적 찾기 쉽습니다. 더 어려운 부분은 작업에 무엇이 필요한지 판단하는 것입니다. 편지의 문법을 고쳐 달라는 요청에는 고객에 관한 사실이 전혀 필요하지 않습니다. 합의금 계산을 확인해 달라는 요청에는 금액과 날짜가 필요하지만 이름은 필요하지 않습니다. 무엇을 제거할지 결정하기 전에 AI에 필요한 것이 무엇인지 판단하세요. 그러면 목록이 더 짧고 안전해집니다.

세부 정보 하나하나는 무해해도 함께 있으면 사람을 식별할 수 있습니다. ‘인구 4,000명인 마을의 성형외과 의사로 3월에 소송을 당한 사람’은 한 사람을 가리킬 수 있습니다. 문서를 읽으면서 동료나 이웃이 누구인지 알아낼 수 있는지 생각해 보세요.

  • 희귀한 직함, 특이한 고용주, 작은 지역.
  • 사건, 자백, 심리 또는 거래의 정확한 날짜.
  • 공개 기록에 나오는 특이한 금액.
  • 뉴스에 보도된 건강 상태, 가족 사정 또는 분쟁에 대한 설명.

이러한 정보를 항상 제거해야 하는 것은 아닙니다. 많은 작업에서는 일반화하는 것으로 충분합니다. ‘3월 14일의 분쟁’ 대신 ‘봄의 분쟁’이라고 쓸 수 있습니다. 작업에 필요한 정보는 남기고 나머지는 제외하세요.

파일에 숨겨진 정보

문서에서 보이는 페이지는 일부에 불과합니다. 잊기 쉬운 곳도 살펴보세요.

Word 문서

  • 검토자의 이름이 남는 댓글과 변경 내용 추적.
  • 머리글, 바닥글, 텍스트 상자.
  • 작성자 및 회사와 같은 문서 속성.

스프레드시트

  • 숨겨진 시트, 숨겨진 행과 열.
  • 셀 댓글과 이름이 지정된 범위.
  • 다른 파일 이름을 언급하는 수식.

프레젠테이션

  • 발표자 노트.
  • 이미지와 차트 안의 텍스트.

이메일

  • 보낸 사람, 받는 사람, 참조(CC)란과 발신자의 서명.
  • 스레드 아래쪽에 인용된 이전 메시지.
  • 첨부 파일 이름.

PDF와 스캔 파일

  • 도장, 손글씨 메모, 서명에 이름이 있는 스캔 페이지.
  • 책갈피, 양식 필드, 문서 속성.

모든 파일

  • 파일 이름. ‘Lopez_lease_final.docx’는 파일을 열기도 전에 이름을 드러냅니다.
  • 이미지와 사진. 신분증이나 서명 사진은 주변 텍스트를 정리했더라도 개인정보를 포함합니다.

원본을 편집하는 대신 문서의 텍스트로 안전한 사본을 만들면 숨겨진 정보 중 상당수를 피할 수 있습니다. 댓글, 메타데이터, 내장 개체는 붙여 넣는 텍스트에 포함되지 않기 때문입니다. 이미지는 예외입니다. 식별 정보가 전혀 없다고 확신할 수 없다면 제외하세요.

예시

고객이 회계사에게 보낸 짧은 이메일을 예로 들어 보겠습니다.

“안녕하세요 Tom, 계좌 4471-2290의 명세서를 첨부했습니다. 계좌는 Harbor Credit Union에 있습니다. 3월 3일에 12 Elm Street로 이사했으니 주소를 업데이트해 주세요. 남편 Daniel도 대출에 이름이 올라 있습니다. 고맙습니다, Maria Lopez, 555-0142.”

꼼꼼히 검토하면 회계사의 이름, 계좌 번호, 은행 이름, 도로명 주소, 남편 이름, 고객 이름, 전화번호를 바꿉니다. 이사 날짜는 판단이 필요합니다. 대출에 관한 작업이라면 ‘3월 중’으로 일반화하거나 삭제할 수 있습니다. 첨부 파일 이름, 이메일 발신자란, 서명도 같은 방식으로 처리해야 합니다.

검토 후에는 다음과 같은 문장이 될 수 있습니다. “안녕하세요 Person_1, Account_1 계좌의 명세서를 Company_1에서 첨부했습니다. 3월에 Address_1로 이사했으니 주소를 업데이트해 주세요. 제 남편 Person_3도 대출에 이름이 올라 있습니다. 고맙습니다, Person_2, Phone_1.” 세부 정보는 줄었지만 대출에 관한 질문에는 여전히 유용합니다.

확신이 서지 않으면 빼세요. AI에 필요한 경우 다음 메시지에 세부 정보를 추가할 수 있습니다. 이미 전송한 메시지는 회수할 수 없습니다.

최종 확인

  1. 고객의 성을 검색하세요. 성의 모든 변형도 검색하세요. 이름만 따로 검색하는 것도 잊지 마세요.
  2. 숫자를 검색하세요. 긴 숫자와 날짜처럼 보이는 항목을 살펴보세요.
  3. 첫 페이지와 마지막 페이지를 읽으세요. 편지 머리글, 서명란, 바닥글에는 식별 정보가 모여 있는 경우가 많습니다.
  4. 파일 이름을 확인하고 채팅에 입력한 제목이나 표제도 확인하세요.
  5. 낯선 사람이 고객을 식별할 수 있는지 생각해 보세요. 남아 있는 정보만으로 말입니다.

자동화 도구는 많은 양을 처리하는 데 도움이 되지만, 놓치는 정보도 있습니다. 무엇을 사용하든 전송하기 전에 직접 결과를 검토하세요.

ClientSafe는 GagarinSoft의 Windows 앱으로, 사례 문서에서 이름, 회사, 주소, 전화번호, 이메일, 계좌 번호, 신분증 번호, 생년월일을 찾아 검토할 항목을 표시합니다. 안전한 사본에는 이미지를 포함하지 않습니다. ClientSafe에 대해 더 알아보기.

일반 정보이며 법률 자문이 아닙니다. 본인에게 적용되는 규정을 확인하세요.

출처