Menghapus nama klien adalah langkah yang jelas. Namun, biasanya itu tidak cukup. Dokumen dapat mengidentifikasi orang melalui nomor rekening, tanda tangan, nama file, komentar, dan detail yang baru mengidentifikasi jika digabungkan. Gunakan daftar ini sebelum menempelkan atau mengunggah dokumen klien ke alat AI.
Pengenal langsung
Hal-hal ini dapat mengarah pada satu orang atau organisasi dengan sendirinya. Hapus atau ganti semuanya, dalam setiap bentuk kemunculannya.
- Nama orang. Sertakan klien, pihak lawan, saksi, anggota keluarga, rekan kerja, dan siapa pun yang disebut dalam blok tanda tangan atau baris "cc". Periksa bentuk singkat, inisial, dan ejaan yang salah.
- Nama perusahaan dan lembaga. Pemberi kerja, pemilik properti, sekolah, atau klinik dapat mengidentifikasi seseorang sama efektifnya dengan nama.
- Alamat. Alamat jalan, kode pos, dan deskripsi properti.
- Nomor telepon dan alamat email. Periksa kop surat, catatan kaki, dan tanda tangan.
- Nomor rekening dan kartu. Rekening bank, IBAN, nomor kartu, dan nomor polis.
- Nomor identitas. Nomor pajak, nomor identitas nasional, nomor paspor dan SIM, nomor jaminan sosial.
- Tanggal lahir. Sering kali berupa sepasang kolom dalam formulir, seperti "Tanggal lahir" dan "Usia".
- Nomor referensi. Nomor kasus, klaim, faktur, dan kontrak yang bisa dicari orang lain.
Detail yang dapat mengidentifikasi jika digabungkan
Pengenal langsung adalah bagian yang mudah karena Anda dapat mencarinya. Bagian yang lebih sulit adalah menilai apa yang diperlukan untuk tugas tersebut. Permintaan untuk memperbaiki tata bahasa surat sama sekali tidak memerlukan fakta tentang klien. Permintaan untuk memeriksa perhitungan penyelesaian perkara memerlukan jumlah dan tanggal, tetapi tidak memerlukan nama. Tentukan kebutuhan AI sebelum memutuskan apa yang harus dihapus, sehingga daftarnya menjadi lebih singkat dan aman.
Beberapa detail tidak berbahaya jika berdiri sendiri, tetapi bisa mengidentifikasi seseorang jika digabungkan. "Dokter bedah plastik di kota berpenduduk 4.000 orang yang digugat pada bulan Maret" mungkin hanya merujuk pada satu orang. Saat membaca dokumen, tanyakan apakah rekan kerja atau tetangga dapat mengetahui siapa orang itu.
- Jabatan langka, pemberi kerja yang tidak biasa, dan tempat kecil.
- Tanggal pasti peristiwa, pengakuan, sidang, atau transaksi.
- Jumlah tidak biasa yang muncul dalam catatan publik.
- Uraian tentang kondisi kesehatan, situasi keluarga, atau sengketa yang diberitakan.
Anda tidak selalu harus menghapusnya. Untuk banyak tugas, informasi cukup dibuat lebih umum: "sengketa pada musim semi" alih-alih "sengketa pada 14 Maret". Pertahankan hal yang diperlukan untuk tugas dan hapus sisanya.
Hal yang tersembunyi di dalam file
Halaman yang terlihat hanyalah sebagian dari dokumen. Periksa bagian-bagian yang mudah terlupakan.
Dokumen Word
- Komentar dan perubahan terlacak yang memuat nama peninjau.
- Header, footer, dan kotak teks.
- Properti dokumen, seperti penulis dan perusahaan.
Spreadsheet
- Lembar, baris, dan kolom tersembunyi.
- Komentar sel dan rentang bernama.
- Rumus yang menyebut nama file lain.
Presentasi
- Catatan pembicara.
- Teks dalam gambar dan bagan.
- Baris Dari, Kepada, dan Cc, serta tanda tangan pengirim.
- Pesan lama yang dikutip di bagian bawah utas.
- Nama lampiran.
PDF dan dokumen hasil pindai
- Halaman hasil pindai yang memuat nama pada cap, catatan tulisan tangan, atau tanda tangan.
- Markah, kolom formulir, dan properti dokumen.
Setiap file
- Nama file. "Lopez_lease_final.docx" mengungkapkan identitas sebelum siapa pun membuka file.
- Gambar dan foto. Foto kartu identitas atau tanda tangan berisi data pribadi meskipun teks di sekitarnya sudah dibersihkan.
Membuat salinan aman dari teks dokumen, bukan dengan mengedit dokumen asli, menghindari banyak tempat tersembunyi ini karena komentar, metadata, dan objek tertanam bukan bagian dari teks yang Anda salin. Gambar adalah pengecualian: jangan sertakan kecuali Anda yakin tidak ada informasi yang dapat mengidentifikasi seseorang.
Contoh
Ambil contoh email singkat dari seorang klien kepada akuntannya:
"Hai Tom, terlampir laporan rekening saya untuk rekening 4471-2290 di Harbor Credit Union. Saya pindah ke 12 Elm Street pada 3 Maret, jadi mohon perbarui alamat saya. Suami saya, Daniel, juga tercantum dalam pinjaman. Terima kasih, Maria Lopez, 555-0142."
Pemeriksaan menyeluruh akan mengganti nama depan akuntan, nomor rekening, nama bank, alamat jalan, nama suami, nama klien, dan nomor telepon. Tanggal pindah perlu dipertimbangkan: jika tugasnya berkaitan dengan pinjaman, Anda dapat mengubahnya menjadi "pada bulan Maret" atau menghapusnya. Nama file lampiran, baris pengirim email, dan tanda tangan juga perlu ditangani dengan cara yang sama.
Setelah diperiksa, teksnya mungkin akan berbunyi seperti ini: "Hai Person_1, terlampir laporan saya untuk rekening Account_1 di Company_1. Saya pindah ke Address_1 pada bulan Maret, jadi mohon perbarui alamat saya. Suami saya, Person_3, juga tercantum dalam pinjaman. Terima kasih, Person_2, Phone_1." Detailnya lebih sedikit, tetapi tetap sama bergunanya untuk pertanyaan tentang pinjaman.
Jika ragu, jangan sertakan. Anda selalu bisa menambahkan detail itu kembali dalam pesan berikutnya jika AI membutuhkannya. Anda tidak bisa menarik kembali pesan yang sudah dikirim.
Pemeriksaan akhir
- Cari nama keluarga klien dan setiap variasinya. Cari juga nama depannya saja.
- Cari angka. Pindai angka panjang dan apa pun yang tampak seperti tanggal.
- Baca halaman pertama dan terakhir. Kop surat, blok tanda tangan, dan catatan kaki adalah tempat berbagai pengenal sering berkumpul.
- Periksa nama file serta judul atau tajuk apa pun yang Anda ketik ke dalam chat.
- Tanyakan apakah orang asing dapat mengenali klien dari informasi yang tersisa.
Alat otomatis membantu menangani banyak dokumen, tetapi bisa melewatkan sesuatu. Apa pun yang Anda gunakan, periksa sendiri hasilnya sebelum mengirim apa pun.
ClientSafe, aplikasi Windows dari GagarinSoft, menemukan nama, perusahaan, alamat, nomor telepon, email, nomor rekening dan ID, serta tanggal lahir dalam dokumen sebuah kasus, lalu menampilkan temuan untuk Anda tinjau. Aplikasi ini tidak menyertakan gambar dalam salinan aman. Baca lebih lanjut tentang ClientSafe.
Informasi umum, bukan nasihat hukum. Periksa aturan yang berlaku bagi Anda.