Τι να αφαιρέσετε από ένα έγγραφο πριν το στείλετε σε εργαλείο AI

Η αφαίρεση του ονόματος του πελάτη είναι το προφανές βήμα. Σπάνια αρκεί. Τα έγγραφα ταυτοποιούν ανθρώπους μέσω αριθμών λογαριασμών, υπογραφών, ονομάτων αρχείων, σχολίων και λεπτομερειών που λειτουργούν συνδυαστικά. Χρησιμοποιήστε αυτή τη λίστα πριν επικολλήσετε ή ανεβάσετε ένα έγγραφο πελάτη σε εργαλείο AI.

Άμεσα αναγνωριστικά στοιχεία

Αυτά παραπέμπουν από μόνα τους σε ένα συγκεκριμένο πρόσωπο ή οργανισμό. Αφαιρέστε ή αντικαταστήστε καθένα από αυτά, σε κάθε μορφή με την οποία εμφανίζεται.

• Ονόματα ανθρώπων. Συμπεριλάβετε τον πελάτη, την άλλη πλευρά, τους μάρτυρες, τα μέλη της οικογένειας, τους συναδέλφους και οποιονδήποτε αναφέρεται σε τμήμα υπογραφής ή σε γραμμή «Κοιν.» (cc). Ελέγξτε συντομεύσεις, αρχικά και ορθογραφικά λάθη.
• Ονόματα εταιρειών και ιδρυμάτων. Ένας εργοδότης, ένας ιδιοκτήτης, ένα σχολείο ή μια κλινική μπορεί να ταυτοποιήσει ένα πρόσωπο εξίσου αποτελεσματικά με ένα όνομα.
• Διευθύνσεις. Διευθύνσεις οδών, ταχυδρομικοί κώδικες και περιγραφές ακινήτων.
• Αριθμοί τηλεφώνου και διευθύνσεις email. Ελέγξτε τα επιστολόχαρτα, τα υποσέλιδα και τις υπογραφές.
• Αριθμοί λογαριασμών και καρτών. Τραπεζικοί λογαριασμοί, IBAN, αριθμοί καρτών και αριθμοί συμβολαίων.
• Αριθμοί ταυτότητας. Αριθμοί φορολογικού μητρώου, αριθμοί εθνικής ταυτότητας, αριθμοί διαβατηρίων και αδειών οδήγησης, αριθμοί κοινωνικής ασφάλισης.
• Ημερομηνίες γέννησης. Συχνά αποτελούν ζεύγος πεδίων σε μια φόρμα, όπως «Ημερομηνία γέννησης» και «Ηλικία».
• Αριθμοί αναφοράς. Αριθμοί υπόθεσης, απαίτησης, τιμολογίου και σύμβασης τους οποίους θα μπορούσε κάποιος να αναζητήσει.

Λεπτομέρειες που ταυτοποιούν κάποιον όταν συνδυάζονται

Τα άμεσα αναγνωριστικά στοιχεία είναι το εύκολο μέρος, επειδή μπορείτε να τα αναζητήσετε. Το δυσκολότερο είναι να κρίνετε τι χρειάζεται η εργασία. Ένα αίτημα για διόρθωση της γραμματικής μιας επιστολής δεν χρειάζεται καθόλου στοιχεία για τον πελάτη. Ένα αίτημα για έλεγχο ενός υπολογισμού διακανονισμού χρειάζεται τα ποσά και τις ημερομηνίες, αλλά όχι τα ονόματα. Αποφασίστε τι χρειάζεται η AI πριν αποφασίσετε τι θα αφαιρέσετε, και η λίστα θα γίνει μικρότερη και ασφαλέστερη.

Ορισμένες λεπτομέρειες είναι ακίνδυνες μεμονωμένα, αλλά ταυτοποιούν κάποιον όταν συνδυάζονται. «Πλαστικός χειρουργός σε μια πόλη 4.000 κατοίκων, που μηνύθηκε τον Μάρτιο» μπορεί να παραπέμπει σε ένα συγκεκριμένο πρόσωπο. Καθώς διαβάζετε το έγγραφο, αναρωτηθείτε αν ένας συνάδελφος ή γείτονας θα μπορούσε να καταλάβει ποιος είναι.

• Σπάνιοι επαγγελματικοί τίτλοι, ασυνήθιστοι εργοδότες και μικρές περιοχές.
• Ακριβείς ημερομηνίες συμβάντων, παραδοχών, ακροάσεων ή συναλλαγών.
• Ασυνήθιστα ποσά που εμφανίζονται σε δημόσια αρχεία.
• Περιγραφές μιας κατάστασης υγείας, μιας οικογενειακής κατάστασης ή μιας διαμάχης που αναφέρθηκε στις ειδήσεις.

Δεν χρειάζεται πάντα να τα αφαιρείτε. Για πολλές εργασίες αρκεί να τα γενικεύσετε: «μια διαμάχη την άνοιξη» αντί για «μια διαμάχη στις 14 Μαρτίου». Κρατήστε ό,τι χρειάζεται η εργασία και αφαιρέστε τα υπόλοιπα.

Τι κρύβεται στο αρχείο

Η ορατή σελίδα είναι μόνο ένα μέρος του εγγράφου. Ελέγξτε τα σημεία που είναι εύκολο να ξεχαστούν.

Έγγραφα Word

• Σχόλια και παρακολουθούμενες αλλαγές, που περιέχουν τα ονόματα των αξιολογητών.
• Κεφαλίδες, υποσέλιδα και πλαίσια κειμένου.
• Ιδιότητες εγγράφου, όπως ο συντάκτης και η εταιρεία.

Υπολογιστικά φύλλα

• Κρυφά φύλλα, κρυφές γραμμές και στήλες.
• Σχόλια κελιών και επώνυμες περιοχές.
• Τύποι που αναφέρουν ονόματα άλλων αρχείων.

Παρουσιάσεις

• Σημειώσεις ομιλητή.
• Κείμενο σε εικόνες και γραφήματα.

Email

• Οι γραμμές «Από», «Προς» και «Κοιν.» (Cc), καθώς και η υπογραφή του αποστολέα.
• Παρατιθέμενα παλαιότερα μηνύματα χαμηλότερα στην αλληλογραφία.
• Ονόματα συνημμένων.

PDF και σαρωμένα έγγραφα

• Σαρωμένες σελίδες με ονόματα σε σφραγίδα, χειρόγραφη σημείωση ή υπογραφή.
• Σελιδοδείκτες, πεδία φόρμας και ιδιότητες εγγράφου.

Κάθε αρχείο

• Το όνομα του αρχείου. Το «Lopez_lease_final.docx» αποκαλύπτει το όνομα πριν καν ανοίξει κανείς το αρχείο.
• Εικόνες και φωτογραφίες. Μια φωτογραφία ταυτότητας ή υπογραφής περιέχει προσωπικά δεδομένα ακόμη κι όταν το γύρω κείμενο έχει καθαριστεί.

Ένα ασφαλές αντίγραφο που δημιουργείται από το κείμενο του εγγράφου, αντί να προκύπτει από την επεξεργασία του πρωτοτύπου, αποφεύγει πολλά από αυτά τα σημεία απόκρυψης, επειδή τα σχόλια, τα μεταδεδομένα και τα ενσωματωμένα αντικείμενα δεν αποτελούν μέρος του κειμένου που επικολλάτε. Οι εικόνες αποτελούν εξαίρεση: παραλείψτε τις, εκτός αν είστε βέβαιοι ότι δεν περιέχουν στοιχεία ταυτοποίησης.

Ένα παράδειγμα

Ας πάρουμε ένα σύντομο email από έναν πελάτη προς τη λογίστριά του:

«Γεια σου Tom, επισυνάπτω την κίνηση του λογαριασμού μου 4471-2290 στην Harbor Credit Union. Μετακόμισα στην οδό Elm 12 στις 3 Μαρτίου, οπότε σε παρακαλώ ενημέρωσε τη διεύθυνσή μου. Ο σύζυγός μου Daniel είναι επίσης στο δάνειο. Ευχαριστώ, Maria Lopez, 555-0142.»

Ένας διεξοδικός έλεγχος αντικαθιστά το μικρό όνομα του λογιστή, τον αριθμό λογαριασμού, το όνομα της τράπεζας, τη διεύθυνση της οδού, το όνομα του συζύγου, το όνομα του πελάτη και τον αριθμό τηλεφώνου. Η ημερομηνία της μετακόμισης απαιτεί κρίση: αν η εργασία αφορά το δάνειο, μπορείτε να τη γενικεύσετε σε «τον Μάρτιο» ή να την παραλείψετε. Χρειάζονται επίσης αντίστοιχη επεξεργασία το όνομα του συνημμένου αρχείου, η γραμμή αποστολέα του email και η υπογραφή.

Μετά το πέρασμα, το κείμενο μπορεί να μοιάζει κάπως έτσι: «Γεια σου Person_1, επισυνάπτω την κατάσταση λογαριασμού μου για τον λογαριασμό Account_1 στην Company_1. Μετακόμισα στη διεύθυνση Address_1 τον Μάρτιο, οπότε ενημερώστε τη διεύθυνσή μου. Ο σύζυγός μου, Person_3, είναι επίσης στο δάνειο. Ευχαριστώ, Person_2, Phone_1». Είναι λιγότερο λεπτομερές και εξίσου χρήσιμο για μια ερώτηση σχετικά με το δάνειο.

Αν δεν είστε βέβαιοι, παραλείψτε το. Μπορείτε πάντα να προσθέσετε ξανά μια λεπτομέρεια στο επόμενο μήνυμα, αν τη χρειάζεται η ΤΝ. Δεν μπορείτε να ανακαλέσετε ένα μήνυμα που έχει ήδη σταλεί.

Ένας τελικός έλεγχος

1. Αναζητήστε το επώνυμο του πελάτη και κάθε παραλλαγή του. Αναζητήστε επίσης μόνο το μικρό όνομα.
2. Αναζητήστε ψηφία. Ελέγξτε για μεγάλους αριθμούς και για οτιδήποτε μοιάζει με ημερομηνία.
3. Διαβάστε την πρώτη και την τελευταία σελίδα. Στις κεφαλίδες επιστολών, στα τμήματα υπογραφών και στα υποσέλιδα συγκεντρώνονται συχνά στοιχεία ταυτοποίησης.
4. Ελέγξτε το όνομα του αρχείου και οποιονδήποτε τίτλο ή επικεφαλίδα πληκτρολογήσατε στη συνομιλία.
5. Αναρωτηθείτε αν ένας άγνωστος θα μπορούσε να αναγνωρίσει τον πελάτη από όσα έχουν απομείνει.

Τα αυτόματα εργαλεία βοηθούν στη διαχείριση μεγάλου όγκου, αλλά μπορεί να τους ξεφύγουν πράγματα. Ό,τι κι αν χρησιμοποιείτε, ελέγξτε μόνοι σας το αποτέλεσμα πριν στείλετε οτιδήποτε.

Το ClientSafe, μια εφαρμογή Windows από την GagarinSoft, εντοπίζει ονόματα, εταιρείες, διευθύνσεις, αριθμούς τηλεφώνου, email, αριθμούς λογαριασμών και ταυτοτήτων, καθώς και ημερομηνίες γέννησης στα έγγραφα μιας υπόθεσης και εμφανίζει τα ευρήματα για να τα ελέγξετε. Δεν συμπεριλαμβάνει εικόνες στο ασφαλές αντίγραφο. Μάθετε περισσότερα για το ClientSafe.

Γενικές πληροφορίες, όχι νομική συμβουλή. Ελέγξτε τους κανόνες που ισχύουν για εσάς.