Odstranit jméno klienta je samozřejmý krok. Málokdy to ale stačí. Dokumenty identifikují lidi prostřednictvím čísel účtů, podpisů, názvů souborů, komentářů a údajů, které fungují jen v kombinaci. Než vložíte nebo nahrajete dokument klienta do nástroje AI, použijte tento seznam.

List papíru s malými modrými štítky a námořnicky modrými záložkami označujícími některé řádky.

Přímé identifikátory

Tyto údaje samy o sobě ukazují na konkrétní osobu nebo organizaci. Odstraňte je nebo nahraďte ve všech podobách, v jakých se vyskytují.

  • Jména osob. Zahrňte klienta, protistranu, svědky, členy rodiny, kolegy i kohokoli uvedeného v podpisovém bloku nebo na řádku „kopie“. Ověřte zkrácené podoby, iniciály a překlepy.
  • Názvy společností a institucí. Zaměstnavatel, pronajímatel, škola nebo klinika mohou člověka identifikovat stejně dobře jako jeho jméno.
  • Adresy. Ulice, poštovní směrovací čísla a popisy nemovitostí.
  • Telefonní čísla a e-mailové adresy. Zkontrolujte hlavičkové papíry, zápatí a podpisy.
  • Čísla účtů a karet. Bankovní účty, IBAN, čísla karet a pojistných smluv.
  • Identifikační čísla. Daňová čísla, národní identifikační čísla, čísla pasů a řidičských průkazů, rodná čísla.
  • Data narození. Často jde o dvojici polí ve formuláři, například „Datum narození“ a „Věk“.
  • Referenční čísla. Čísla případů, škodních událostí, faktur a smluv, která si někdo může dohledat.

Údaje, které identifikují při kombinaci

Přímé identifikátory se hledají snadno. Těžší je posoudit, co úkol vyžaduje. Požadavek na opravu gramatiky dopisu nevyžaduje vůbec žádné údaje o klientovi. Kontrola výpočtu vyrovnání vyžaduje částky a data, ale ne jména. Než se rozhodnete, co odstranit, určete, co AI potřebuje, a seznam bude kratší a bezpečnější.

Některé údaje jsou samy o sobě neškodné, ale v kombinaci identifikují člověka. „Plastický chirurg v městě se 4 000 obyvateli, kterého v březnu zažalovali“ může označovat jedinou osobu. Při čtení dokumentu se zeptejte, zda by kolega nebo soused dokázal zjistit, o koho jde.

  • Vzácné pracovní pozice, neobvyklí zaměstnavatelé a malá místa.
  • Přesná data událostí, přiznání, slyšení nebo transakcí.
  • Neobvyklé částky uvedené ve veřejných záznamech.
  • Popisy zdravotního stavu, rodinné situace nebo sporu, o kterých informovala média.

Tyto údaje nemusíte vždy odstraňovat. U mnoha úkolů stačí zobecnění: „spor na jaře“ místo „spor 14. března“. Ponechte to, co úkol vyžaduje, a ostatní vypusťte.

Co se skrývá v souboru

Viditelná stránka je jen část dokumentu. Podívejte se i na místa, na která se snadno zapomíná.

Dokumenty Word

  • Komentáře a sledované změny, které obsahují jména kontrolujících osob.
  • Záhlaví, zápatí a textová pole.
  • Vlastnosti dokumentu, například autor a společnost.

Tabulky

  • Skryté listy, řádky a sloupce.
  • Komentáře k buňkám a pojmenované oblasti.
  • Vzorce odkazující na jiné názvy souborů.

Prezentace

  • Poznámky řečníka.
  • Text v obrázcích a grafech.

E-maily

  • Řádky Od, Komu a Kopie a podpis odesílatele.
  • Citované starší zprávy níže ve vlákně.
  • Názvy příloh.

PDF a naskenované dokumenty

  • Naskenované stránky se jmény na razítku, v ručně psané poznámce nebo v podpisu.
  • Záložky, pole formulářů a vlastnosti dokumentu.

Každý soubor

  • Název souboru. „Lopez_lease_final.docx“ prozradí jméno dřív, než kdokoli soubor otevře.
  • Obrázky a fotografie. Fotografie průkazu totožnosti nebo podpisu obsahuje osobní údaje, i když je okolní text vyčištěn.

Bezpečná kopie vytvořená z textu dokumentu, nikoli úpravou originálu, obchází mnoho těchto úkrytů, protože komentáře, metadata a vložené objekty nejsou součástí kopírovaného textu. Výjimkou jsou obrázky: vynechte je, pokud si nejste jisti, že neobsahují nic identifikačního.

Příklad

Vezměme krátký e-mail klientky její účetní:

„Ahoj Tome, v příloze posílám výpis k účtu 4471-2290 u Harbor Credit Union. 3. března jsem se přestěhovala na adresu 12 Elm Street, tak mi prosím změň adresu. Úvěr má i můj manžel Daniel. Díky, Maria Lopez, 555-0142.“

Důkladná kontrola nahradí křestní jméno účetního, číslo účtu, název banky, adresu, jméno manžela, jméno klientky i telefonní číslo. Datum stěhování je otázkou úsudku: pokud se úkol týká úvěru, můžete je zobecnit na „v březnu“ nebo vypustit. Stejně je třeba upravit název souboru přílohy, řádek s odesílatelem i podpis.

Po úpravě by text mohl vypadat například takto: „Dobrý den, Person_1, v příloze posílám výpis k účtu Account_1 u Company_1. V březnu jsem se přestěhoval na Address_1, proto prosím aktualizujte mou adresu. Na úvěru se podílí i můj manžel Person_3. Děkuji, Person_2, Phone_1.“ Obsahuje méně podrobností, ale na dotaz ohledně úvěru je stejně užitečný.

Když si nejste jistí, raději údaj vynechte. V další zprávě ho můžete vždy doplnit, pokud ho AI bude potřebovat. Zprávu, která už byla odeslána, vzít zpět nemůžete.

Závěrečná kontrola

  1. Vyhledejte klientovo příjmení a všechny jeho varianty. Vyhledejte také samotné křestní jméno.
  2. Vyhledejte číslice. Projděte dlouhá čísla a vše, co vypadá jako datum.
  3. Přečtěte si první a poslední stránku. Identifikační údaje se často hromadí v hlavičkách dopisů, blocích podpisů a zápatích.
  4. Zkontrolujte název souboru a také každý název nebo nadpis, který jste zadali do chatu.
  5. Zeptejte se, zda by cizí člověk dokázal klienta identifikovat podle toho, co zůstalo.

Automatické nástroje pomáhají zpracovat velké množství obsahu, ale něco přehlédnou. Ať použijete cokoli, výsledek si před odesláním sami zkontrolujte.

ClientSafe, aplikace Windows od GagarinSoft, vyhledává ve spisech jména, firmy, adresy, telefonní čísla, e-mailové adresy, čísla účtů a dokladů totožnosti i data narození a zobrazí nalezené shody ke kontrole. Obrázky do bezpečné kopie nezahrnuje. Další informace o ClientSafe.

Obecné informace, nikoli právní poradenství. Ověřte si pravidla, která se na vás vztahují.

Zdroje