Du kan få konkret hjälp av ChatGPT, Claude eller Gemini med ett avtal, en huvudbok eller en samling anteckningar från samtal. Frågan är vad som lämnar din dator när du gör det. Det här är en rutin för att hålla klientens identitet utanför.

En stängd bärbar dator, en hög mappar med en marinblå mapp överst och en penna på ett blankt ark.

Ta reda på vad ditt AI-verktyg gör med dina uppgifter

Börja med villkoren för det konto du faktiskt använder. De skiljer sig åt mellan abonnemang, och standardinställningarna är inte desamma för personliga konton och företagskonton.

För ChatGPT uppger OpenAI:s hjälpcenter att nya konversationer inte används för att träna modellerna när ”Improve the model for everyone” är avstängt, men att de fortfarande kan visas i chatthistoriken. De uppger också att innehåll från arbetsytor i ChatGPT Business, Enterprise och Edu som standard inte används för träning. En hake är att hela konversationen kan användas för träning om du ger ett svar tummen upp eller tummen ner.

Anthropic uppger att konsumentchattar i Claude (Free, Pro, Max) används för att förbättra Claude endast om du väljer att tillåta det i integritetsinställningarna. Anthropic har separata villkor för sina kommersiella produkter, som API:t och Claude for Work.

Enligt Googles Gemini Apps Privacy Hub granskas vissa chattar av mänskliga granskare och används för att förbättra Googles modeller när Keep Activity är aktiverat. Google ber dig att inte ange konfidentiell information som du inte vill att en granskare ska se. När Keep Activity är avstängt används framtida chattar inte för att träna modellerna, såvida du inte skickar feedback, men de sparas ändå på ditt konto i upp till 72 timmar. Gemini som används med ett Google Workspace-konto för arbete eller skola omfattas av Workspace-villkoren. Enligt dem används inte promptar för att träna modeller utan organisationens tillstånd.

Oavsett vad inställningen säger är en konversation fortfarande uppgifter som innehas av en tredje part. Om du är advokat spelar det roll för sekretessen. ABA Formal Opinion 512 om generativa AI-verktyg säger att klientens informerade samtycke krävs innan du matar in information som rör uppdraget i ett självlärande verktyg. I samma yttrande står det att samtycke inte krävs när du använder ett verktyg utan att mata in information som rör uppdraget. Revisorer, terapeuter och konsulter har sina egna regler och avtal, men frågan är densamma: exakt vad matar du in?

Skicka mindre än hela dokumentet

Innan du bekymrar dig över namn kan du fråga dig om AI:n behöver hela filen. Många uppgifter kräver bara en klausul, en tabell eller en sida. Klistra bara in den delen.

Ett kort test: om du inte skulle läsa det här stycket högt för en främling på tåget ska du inte klistra in det som det är. Ta antingen bort det eller ändra det.

Ersätt identifierande uppgifter först

Den mest användbara vanan är att byta ut identifierande uppgifter mot platshållare innan något skickas. ”Maria Lopez undertecknade ett hyresavtal med Northwind Ltd” blir ”Person_1 undertecknade ett hyresavtal med Company_1”. AI:n kan fortfarande sammanfatta avtalet, hitta den klausul som inte stämmer eller skriva ett utkast till svar. Den behöver inte veta vem Maria är.

Tre regler får det här att fungera:

  • Var konsekvent. Samma person får samma platshållare överallt. Om Maria är Person_1 i ett stycke och Person_4 i ett annat kommer AI:n att behandla dem som två personer.
  • Ta med alla namnvarianter. ”Maria Lopez”, ”Ms. Lopez”, ”M. Lopez” och ”Lopez” är samma person. Namn förekommer också i e-postadresser, signaturer, sidhuvuden och filnamn.
  • Se bortom namnen. Konto- och ID-nummer, adresser, telefonnummer och födelsedatum identifierar en person lika säkert som ett namn. Den Checklistan över vad som ska tas bort tar upp hela listan.

Att göra detta för hand med sök och ersätt fungerar för ett brev på en sida. Det blir opålitligt med en mapp med trettio filer, eftersom ett enda missat stavningssätt räcker för att röja klienten.

Förvara kopplingsnyckeln hos dig

Att ersätta namn är bara halva jobbet. Du behöver också en förteckning över vem varje platshållare står för, så att du kan lägga tillbaka de riktiga namnen i AI:ns svar. Den här förteckningen är kopplingsnyckeln. Förvara den på din egen dator och klistra aldrig in den i chatten.

Behandla kopplingsnyckeln som konfidentiell i sig. Tillsynsmyndigheter framför samma poäng om pseudonymiserade uppgifter i allmänhet: brittiska Information Commissioner's Office påpekar att pseudonymiserade uppgifter fortfarande är personuppgifter för den som har tillgång till den ytterligare informationen. Därför måste den informationen förvaras separat och säkert.

Vanliga misstag

  • Att rensa texten men inte filnamnet. Om du laddar upp en fil följer filnamnet med. Byt namn på filen först eller klistra in texten i stället.
  • Att klistra in kopplingsnyckeln tillsammans med dokumentet. En lista med ”Person_1 = Maria Lopez” i samma chatt gör allt du just har gjort ogjort.
  • Att lita på en enda genomgång. Ett namn kan stavas på tre sätt i ett och samma dokument, och det är lätt att missa ett signaturblock eller en sidfot. Läs alltid igenom den säkra versionen innan du skickar den.
  • Att behandla en integritetsinställning som en garanti. En inställning som stoppar träning på dina konversationer är inte detsamma som att hålla innehållet borta från en tredje part. Det säkraste innehållet är sådant som aldrig har innehållit klientens identitet.
  • Att glömma personerna runt klienten. Motparter, anställda och släktingar är också personer. Deras namn ska finnas med på listan.

En rutin du kan upprepa

  1. Kontrollera kontot. Kontrollera vilket abonnemang du använder och vad det står i datainställningarna. Stäng av träning på dina uppgifter där det alternativet finns.
  2. Välj textavsnittet. Välj bara det som uppgiften kräver.
  3. Ersätt uppgifterna. Använd konsekventa platshållare för varje person, företag, adress, nummer och datum.
  4. Läs igenom en gång till. Ögna igenom den säkra versionen och leta efter sådant som fortfarande pekar ut klienten: en ovanlig yrkestitel, en liten ort tillsammans med ett datum eller ett smeknamn.
  5. Ställ din fråga. Förklara vad platshållarna står för, till exempel ”Person_1 är hyresgästen och Company_1 är hyresvärden”.
  6. Återställ namnen lokalt. Lägg tillbaka de riktiga namnen i svaret på din egen dator och kontrollera svaret innan det förs in i ett klientdokument.

AI:n kan göra misstag, och att ersätta namn förändrar inte det. Du ansvarar fortfarande för resultatet, även för de delar den fick fel.

ClientSafe, en Windows-app från GagarinSoft, sköter ersättningen, ser till att platshållarna är konsekventa mellan filer och återställer namnen på din dator. Du granskar det som appen hittat innan du kopierar något. Läs mer om ClientSafe.

Allmän information, inte juridisk rådgivning. Kontrollera vilka regler som gäller för dig.

Källor