Att svärta över namn ser säkert ut, och för ett dokument som ska skickas till en domstol eller en annan part är det rätt verktyg. För ett dokument som du vill att en AI ska läsa är det fel verktyg. Här förklaras varför, med ett exempel, och när respektive metod passar.
Samma stycke på tre sätt
Original:
Maria Lopez signed a lease with Northwind Ltd on 3 March. Ms. Lopez agreed to pay
1,850 a month. Northwind may end the lease if Maria misses two payments.
Med svarta fält:
[REDACTED] signed a lease with [REDACTED] on [REDACTED]. [REDACTED] agreed to pay
1,850 a month. [REDACTED] may end the lease if [REDACTED] misses two payments.
Med konsekventa platshållare:
Person_1 signed a lease with Company_1 on Date_1. Person_1 agreed to pay
1,850 a month. Company_1 may end the lease if Person_1 misses two payments.
Fråga AI:n ”vem kan säga upp hyresavtalet och när?” Versionen med svarta fält går inte att besvara med säkerhet. Versionen med platshållare går att besvara: Company_1, om Person_1 missar två betalningar. Identiteten är borta i båda. Bara den ena behåller strukturen.
Vad svarta fält tar bort
- Vem som är vem. Alla fält ser likadana ut, så AI:n kan inte skilja hyresgästen från hyresvärden eller ett vittne från ett annat.
- Sambandet mellan omnämnanden. ”Maria”, ”fru Lopez” och ”hon” syftar på samma person. Svarta fält bryter den kedjan.
- Typen av uppgift. En person, ett företag och en adress fungerar olika. En etikett som anger Företag eller Adress hjälper AI:n att läsa meningen.
- Hänvisningar mellan dokument. Om samma person förekommer i ett avtal och i ett e-postmeddelande kan svarta fält inte visa det.
Då gissar AI:n, svarar vagt eller ber dig fylla i luckorna. I varje fall måste du sätta tillbaka namnen för hand eller förlora svaret.
Att välja etiketter
Allmänna etiketter efter typ fungerar bäst: Person_1, Company_1, Address_1, Phone_1, Email_1, Account_1, ID_1, Birthdate_1. Typen talar om för AI:n vad den läser, och numret visar vilken uppgift det är. Undvik etiketter med en betydelse du inte avsett. ”Hyresgäst” är användbart som roll, men blir fel om samma person är hyresvärd i ett annat dokument. Roller hör hemma i prompten, etiketter i texten.
Använd inte initialer. ”M.L.” är en del av ett namn och kan förväxlas med ”Michael Lee”.
Vad konsekventa platshållare bevarar
Nyckelordet är konsekvent. En person får en enda etikett i alla omnämnanden och dokument. Då kan AI:n:
- följa en person genom en tidslinje;
- se vilka skyldigheter som tillhör vilken part;
- uppmärksamma att Person_2 i e-postmeddelandet är samma Person_2 som skrev under avtalet;
- ge ett svar som du kan återställa med de riktiga namnen efteråt. Se arbetsflödet tur och retur.
Om numreringen börjar om i varje fil förlorar du fördelen. Se att arbeta med ett helt ärende.
Uppgifter där skillnaden märks
- Vem är skyldig vad till vem. Kräver att varje part hålls åtskild.
- En tidslinje. Kräver att samma person känns igen vid varje händelse.
- Jämförelse av två avtalsversioner. Kräver samma etiketter i båda, annars ser varje namn ut som en ändring.
- Hitta motsägelser mellan dokument. Kräver att samma person har samma etikett i alla dokument.
För en uppgift som ”korta ner det här stycket” kostar svarta fält inte mycket. För allt som beror på relationer kostar de svaret.
En svart ruta i en PDF döljer ofta ingenting
Det finns ytterligare ett skäl att undvika svarta fält i filer som du skickar till ett AI-verktyg. I många PDF-filer täcker en svart rektangel som ritats över texten bara texten visuellt. Texten finns fortfarande i filen och kan fortfarande markeras, kopieras och läsas av den som tar emot filen. Korrekt redigering tar bort själva texten samt metadata, bokmärken, bilagor och formulärfält.
Om du måste lämna över en PDF-fil kan du kontrollera den genom att markera all text och klistra in den någon annanstans. Om namnen syns har de aldrig tagits bort.
När svarta fält är rätt val
Använd riktig redigering när dokumentet ska lämnas till någon annan som ett dokument: motpartens jurist, en tillsynsmyndighet, en domstol eller en pressavdelning. Där får mottagaren själva filen, layouten och bevisvärdet spelar roll, och målet är att ingen ska kunna återskapa texten. ClientSafe är inte gjort för det jobbet. Det skapar en säker kopia av texten för AI-verktyg.
De två uppgifterna är olika. Redigering skyddar ett dokument som du lämnar ut. En säker kopia skyddar klienten när du ber ett verktyg att analysera dokumentet.
Platshållare är ingen magisk lösning
- Sammanhang kan fortfarande identifiera en person: en ovanlig yrkestitel, en liten ort och ett datum.
- En felstavning som missas lämnar ett riktigt namn bredvid en platshållare. Läs igenom den säkra kopian innan du skickar den.
- Datum och belopp finns kvar om du inte ersätter dem, och ibland bör de finnas kvar.
Dina jämförelse av anonymisering, pseudonymisering och redigering förklarar när respektive term passar, och checklistan anger vad du ska leta efter.
Vanliga frågor
Blir AI:n förvirrad av etiketter som Person_1?
Nej. De är vanliga texttoken. Berätta i prompten vad de står för och att AI:n ska behålla dem exakt som de är.
Bör jag använda olika etiketter för olika roller?
Allmänna etiketter efter typ räcker. Lägg till rollen på en kort rad i prompten, till exempel ”Person_1 är hyresgästen”.
Kan jag använda [REDACTED] för ett kort stycke?
Det kan du, men ett enda dolt stycke mitt i en text gör ändå att AI:n måste gissa. När ett verktyg utför ersättningen kräver platshållare inte mer arbete.
ClientSafe ersätter namn, företag, adresser, telefonnummer, e-postadresser, kontonummer, ID-nummer och födelsedatum med konsekventa platshållare som Person_1 och Company_1. Du ser varje träff, avmarkerar falska träffar och markerar det som missats, och kopierar sedan den säkra kopian.