Rimuovere il nome del cliente è il passaggio più ovvio. Raramente è sufficiente. I documenti identificano le persone tramite numeri di conto, firme, nomi di file, commenti e dettagli che diventano identificativi solo se combinati. Usa questo elenco prima di incollare o caricare un documento del cliente in uno strumento di IA.
Identificativi diretti
Questi elementi rimandano da soli a una persona o a un'organizzazione. Rimuovili o sostituiscili in ogni forma in cui compaiono.
- Nomi di persone. Includi il cliente, la controparte, i testimoni, i familiari, i colleghi e chiunque sia citato in un blocco firma o in una riga «cc». Controlla forme abbreviate, iniziali ed errori di ortografia.
- Nomi di aziende e istituzioni. Un datore di lavoro, un locatore, una scuola o una clinica possono identificare una persona tanto quanto un nome.
- Indirizzi. Indirizzi stradali, codici postali e descrizioni di immobili.
- Numeri di telefono e indirizzi e-mail. Controlla intestazioni, piè di pagina e firme.
- Numeri di conto e di carta. Conti bancari, IBAN, numeri di carta e numeri di polizza.
- Numeri identificativi. Numeri fiscali, numeri di identificazione nazionale, numeri di passaporto e patente di guida, numeri di previdenza sociale.
- Date di nascita. Spesso si tratta di una coppia di campi in un modulo, come «Nato il» ed «Età».
- Numeri di riferimento. Numeri di cause, sinistri, fatture e contratti che qualcuno potrebbe cercare.
Dettagli che identificano se combinati
Gli identificativi diretti sono la parte più semplice, perché puoi cercarli. La parte più difficile è stabilire di cosa ha bisogno l'attività. Una richiesta di correggere la grammatica di una lettera non richiede alcun dato sul cliente. Una richiesta di verificare il calcolo di un accordo transattivo richiede gli importi e le date, ma non i nomi. Decidi di cosa ha bisogno l'IA prima di stabilire cosa rimuovere: l'elenco sarà più breve e più sicuro.
Alcuni dettagli sono innocui se presi singolarmente, ma identificativi se combinati. «Chirurgo plastico in una città di 4.000 abitanti, citato in giudizio a marzo» potrebbe indicare una sola persona. Quando leggi il documento, chiediti se un collega o un vicino potrebbe capire di chi si tratta.
- Qualifiche professionali rare, datori di lavoro insoliti e località piccole.
- Date precise di eventi, dichiarazioni, udienze o transazioni.
- Importi insoliti che compaiono in registri pubblici.
- Descrizioni di una condizione di salute, una situazione familiare o una controversia riportata dalle notizie.
Non è sempre necessario rimuovere questi dettagli. Per molte attività basta generalizzarli: «una controversia in primavera» invece di «una controversia il 14 marzo». Mantieni ciò che serve per l'attività ed elimina il resto.
Cosa si nasconde nel file
La pagina visibile è solo una parte del documento. Controlla anche gli elementi facili da dimenticare.
Documenti Word
- Commenti e revisioni con rilevamento delle modifiche, che riportano i nomi dei revisori.
- Intestazioni, piè di pagina e caselle di testo.
- Proprietà del documento, come autore e azienda.
Fogli di calcolo
- Fogli, righe e colonne nascosti.
- Commenti alle celle e intervalli denominati.
- Formule che menzionano nomi di altri file.
Presentazioni
- Note del relatore.
- Testo nelle immagini e nei grafici.
- Righe Da, A e Cc e firma del mittente.
- Messaggi precedenti citati più in basso nella conversazione.
- Nomi degli allegati.
PDF e scansioni
- Pagine scansionate con nomi su timbri, note scritte a mano o firme.
- Segnalibri, campi modulo e proprietà del documento.
Tutti i file
- Il nome del file. «Lopez_lease_final.docx» rivela il nome prima ancora che qualcuno apra il file.
- Immagini e fotografie. La foto di una carta d'identità o di una firma contiene dati personali anche se il testo circostante è stato depurato.
Creare una copia sicura dal testo del documento, anziché modificarne l'originale, evita molti di questi punti nascosti, perché commenti, metadati e oggetti incorporati non fanno parte del testo che incolli. Le immagini sono un'eccezione: omettile, a meno che tu non sia certo che non contengano nulla di identificativo.
Un esempio
Prendiamo una breve e-mail di una cliente al suo commercialista:
«Ciao Tom, in allegato trovi il mio estratto conto del conto 4471-2290 presso Harbor Credit Union. Mi sono trasferita al 12 di Elm Street il 3 marzo, quindi aggiorna il mio indirizzo. Anche mio marito Daniel è intestatario del prestito. Grazie, Maria Lopez, 555-0142.»
Un controllo approfondito sostituisce il nome di battesimo del commercialista, il numero di conto, il nome della banca, l'indirizzo, il nome del marito, il nome della cliente e il numero di telefono. La data del trasloco va valutata caso per caso: se l'attività riguarda il prestito, puoi generalizzarla in «a marzo» oppure ometterla. Lo stesso trattamento va riservato al nome del file allegato, alla riga del mittente dell'e-mail e alla firma.
Dopo il controllo, il testo potrebbe diventare: «Ciao Person_1, in allegato trovi il mio estratto conto del conto Account_1 presso Company_1. Mi sono trasferita a Address_1 a marzo, quindi aggiorna il mio indirizzo. Anche mio marito Person_3 è intestatario del prestito. Grazie, Person_2, Phone_1.» Contiene meno dettagli ed è altrettanto utile per una domanda sul prestito.
Nel dubbio, ometti il dettaglio. Puoi sempre aggiungerlo al messaggio successivo se l'IA ne ha bisogno. Non puoi ritirare un messaggio che è già stato inviato.
Un controllo finale
- Cerca il cognome del cliente e tutte le sue varianti. Cerca anche il solo nome.
- Cerca le cifre. Individua i numeri lunghi e tutto ciò che sembra una data.
- Leggi la prima e l'ultima pagina. Intestazioni, blocchi firma e piè di pagina sono i punti in cui si concentrano gli identificativi.
- Controlla il nome del file e qualsiasi titolo o intestazione che hai digitato nella chat.
- Chiediti se uno sconosciuto potrebbe identificare il cliente in base a ciò che è rimasto.
Gli strumenti automatici sono utili quando i volumi sono elevati, ma possono tralasciare degli elementi. Qualunque strumento tu usi, controlla personalmente il risultato prima di inviare qualsiasi cosa.
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