क्लाइंट का नाम हटाना सबसे स्पष्ट कदम है। लेकिन आम तौर पर यह काफी नहीं होता। दस्तावेज़ खाता नंबरों, हस्ताक्षरों, फ़ाइल नामों, टिप्पणियों और उन विवरणों के मेल से लोगों की पहचान बता सकते हैं जो अलग-अलग देखने पर कुछ नहीं बताते। क्लाइंट का दस्तावेज़ AI टूल में पेस्ट या अपलोड करने से पहले इस सूची का उपयोग करें।
प्रत्यक्ष पहचान-चिह्न
ये विवरण अपने आप में किसी एक व्यक्ति या संगठन की पहचान बताते हैं। इनमें से हर एक को, जहाँ-जहाँ वह दिखाई देता है, हटाएँ या बदलें।
- लोगों के नाम। इसमें क्लाइंट, दूसरा पक्ष, गवाह, परिवार के सदस्य, सहकर्मी और हस्ताक्षर वाले हिस्से या “cc” पंक्ति में नामित कोई भी व्यक्ति शामिल करें। संक्षिप्त रूप, शुरुआती अक्षर और गलत वर्तनी भी जाँचें।
- कंपनियों और संस्थानों के नाम। किसी व्यक्ति की पहचान उसके नाम की तरह ही उसका नियोक्ता, मकान-मालिक, स्कूल या क्लिनिक भी बता सकता है।
- पते। सड़क के पते, पोस्टकोड और संपत्ति के विवरण।
- फ़ोन नंबर और ईमेल पते। लेटरहेड, पादलेख और हस्ताक्षर भी जाँचें।
- खाता और कार्ड नंबर। बैंक खाते, IBAN, कार्ड नंबर और पॉलिसी नंबर।
- ID नंबर। कर नंबर, राष्ट्रीय ID नंबर, पासपोर्ट और ड्राइविंग लाइसेंस नंबर, सामाजिक सुरक्षा नंबर।
- जन्मतिथियाँ। अक्सर फ़ॉर्म में “जन्मतिथि” और “आयु” जैसे दो फ़ील्ड का मेल।
- संदर्भ नंबर। ऐसे केस, दावे, इनवॉइस और अनुबंध नंबर जिन्हें कोई खोज सकता है।
ऐसे विवरण जो मिलकर पहचान बताते हैं
प्रत्यक्ष पहचान-चिह्न आसानी से मिल जाते हैं, क्योंकि आप उन्हें खोज सकते हैं। मुश्किल हिस्सा यह तय करना है कि काम के लिए क्या ज़रूरी है। किसी पत्र का व्याकरण ठीक करने के लिए क्लाइंट के बारे में कोई तथ्य ज़रूरी नहीं होता। समझौते की गणना जाँचने के लिए रकम और तारीखें चाहिए, लेकिन नाम नहीं। कुछ हटाने का फैसला करने से पहले तय करें कि AI को क्या चाहिए; इससे सूची छोटी और सुरक्षित हो जाएगी।
कुछ विवरण अकेले में निरापद होते हैं, लेकिन साथ मिलकर पहचान बता सकते हैं। “4,000 लोगों के कस्बे का ऐसा प्लास्टिक सर्जन जिस पर मार्च में मुकदमा चला” शायद एक ही व्यक्ति हो। दस्तावेज़ पढ़ते समय पूछें कि क्या कोई सहकर्मी या पड़ोसी पता लगा सकता है कि यह कौन है।
- दुर्लभ पद, असामान्य नियोक्ता और छोटी जगहें।
- घटनाओं, स्वीकारोक्तियों, सुनवाई या लेन-देन की सटीक तारीखें।
- ऐसी असामान्य रकम जो सार्वजनिक रिकॉर्ड में दिखाई देती हैं।
- स्वास्थ्य स्थिति, पारिवारिक परिस्थिति या विवाद के ऐसे विवरण जिनकी खबर समाचारों में आई थी।
आपको इन्हें हमेशा हटाने की ज़रूरत नहीं होती। कई कामों के लिए सामान्य रूप देना काफी है: “14 मार्च को विवाद” के बजाय “वसंत में विवाद”। काम के लिए जो ज़रूरी है उसे रखें और बाकी हटा दें।
फ़ाइल में क्या छिपा हो सकता है
दिखाई देने वाला पेज दस्तावेज़ का केवल एक हिस्सा है। उन जगहों को देखें जिन्हें भूल जाना आसान है।
Word दस्तावेज़
- टिप्पणियाँ और ट्रैक किए गए बदलाव, जिनमें समीक्षकों के नाम होते हैं।
- हेडर, फ़ूटर और टेक्स्ट बॉक्स।
- दस्तावेज़ के गुण, जैसे लेखक और कंपनी।
स्प्रेडशीट
- छिपी हुई शीट, पंक्तियाँ और कॉलम।
- सेल टिप्पणियाँ और नामित रेंज।
- अन्य फ़ाइल नामों का उल्लेख करने वाले फ़ॉर्मूले।
प्रेज़ेंटेशन
- वक्ता के नोट्स।
- चित्रों और चार्ट में मौजूद पाठ।
ईमेल
- From, To और Cc पंक्तियाँ, और भेजने वाले का हस्ताक्षर।
- ईमेल थ्रेड में नीचे मौजूद उद्धृत पुराने संदेश।
- अटैचमेंट के नाम।
PDF और स्कैन
- ऐसे स्कैन किए गए पेज जिन पर मुहर, हाथ से लिखे नोट या हस्ताक्षर में नाम हों।
- बुकमार्क, फ़ॉर्म फ़ील्ड और दस्तावेज़ के गुण।
हर फ़ाइल
- फ़ाइल का नाम। “Lopez_lease_final.docx” फ़ाइल खोलने से पहले ही नाम बता देता है।
- चित्र और फ़ोटो। ID कार्ड या हस्ताक्षर की फ़ोटो में निजी डेटा होता है, भले ही उसके आसपास का पाठ साफ़ कर दिया गया हो।
मूल दस्तावेज़ को संपादित करने के बजाय उसके पाठ से सुरक्षित प्रति बनाने पर ऐसी कई छिपी जगहों से बचा जा सकता है, क्योंकि टिप्पणियाँ, मेटाडेटा और एम्बेड किए गए ऑब्जेक्ट उस पाठ का हिस्सा नहीं होते जिसे आप पेस्ट करते हैं। चित्र अपवाद हैं: उन्हें तब तक शामिल न करें जब तक आप सुनिश्चित न हों कि उनमें पहचान बताने वाली कोई चीज़ नहीं है।
एक उदाहरण
क्लाइंट की ओर से उसके लेखाकार को भेजे गए एक छोटे ईमेल को देखें:
“नमस्ते Tom, संलग्न में मेरे खाते का विवरण है—Harbor Credit Union में खाता 4471-2290। मैं 3 मार्च को 12 Elm Street में रहने लगी, इसलिए कृपया मेरा पता अपडेट कर दें। मेरे पति Daniel भी इस ऋण में शामिल हैं। धन्यवाद, Maria Lopez, 555-0142।”
पूरी जाँच में लेखाकार का पहला नाम, खाता नंबर, बैंक का नाम, सड़क का पता, पति का नाम, क्लाइंट का नाम और फ़ोन नंबर—सब बदल दिए जाते हैं। स्थानांतरण की तारीख के बारे में फैसला आपको करना है: अगर काम ऋण से जुड़ा है, तो आप इसे सामान्य रूप देकर “मार्च में” कर सकते हैं या हटा सकते हैं। अटैचमेंट के फ़ाइल नाम, ईमेल भेजने वाले की पंक्ति और हस्ताक्षर के साथ भी यही करना होगा।
जाँच के बाद, संदेश कुछ इस तरह दिख सकता है: "नमस्ते Person_1, Company_1 पर मौजूद खाते Account_1 का मेरा विवरण संलग्न है। मैं मार्च में Address_1 पर आ गया/गई हूँ, इसलिए कृपया मेरा पता अपडेट करें। मेरे पति Person_3 भी इस ऋण में शामिल हैं। धन्यवाद, Person_2, Phone_1।" इसमें कम जानकारी है, फिर भी ऋण से जुड़े सवाल के लिए यह उतना ही उपयोगी है।
अगर दुविधा हो, तो उसे शामिल न करें। अगर AI को ज़रूरत हो, तो आप अगली बार विवरण वापस जोड़ सकते हैं। जो संदेश पहले ही भेजा जा चुका है, उसे वापस नहीं लिया जा सकता।
अंतिम जाँच
- ग्राहक के उपनाम को खोजें और उसके हर रूप को भी। साथ ही, केवल पहले नाम से भी खोजें।
- अंकों को खोजें। लंबी संख्याएँ और तारीख जैसी दिखने वाली हर चीज़ देखें।
- पहला और आखिरी पृष्ठ पढ़ें। लेटरहेड, हस्ताक्षर वाले हिस्से और पृष्ठ के नीचे का भाग—पहचान बताने वाली जानकारी अक्सर यहीं होती है।
- फ़ाइल का नाम जाँचें और चैट में लिखा कोई भी शीर्षक या हेडिंग।
- पूछें कि क्या कोई अनजान व्यक्ति ग्राहक की पहचान कर सकता है जो जानकारी बची है, उससे।
स्वचालित टूल बहुत सारी सामग्री सँभालने में मदद करते हैं, लेकिन उनसे कुछ छूट भी जाता है। आप जो भी इस्तेमाल करें, कुछ भी भेजने से पहले नतीजे की खुद समीक्षा करें।
ClientSafe, GagarinSoft का Windows ऐप, किसी मामले के दस्तावेज़ों में नाम, कंपनियाँ, पते, फ़ोन नंबर, ईमेल, खाता और पहचान-पत्र नंबर तथा जन्मतिथियाँ ढूँढ़ता है और मिलान की समीक्षा के लिए आपको दिखाता है। यह सुरक्षित प्रति में छवियाँ शामिल नहीं करता। ClientSafe के बारे में और पढ़ें.
सामान्य जानकारी, कानूनी सलाह नहीं। आप पर लागू नियम जाँचें।