Quitar el nombre del cliente es el paso obvio. Rara vez basta. Los documentos identifican a las personas mediante números de cuenta, firmas, nombres de archivo, comentarios y datos que solo las identifican al combinarse. Usa esta lista antes de pegar o subir un documento del cliente a una herramienta de IA.
Identificadores directos
Estos datos señalan por sí solos a una persona o una organización. Elimina o sustituye cada uno, en todas las formas en que aparezca.
- Nombres de personas. Incluye al cliente, la otra parte, los testigos, los familiares, los colegas y todas las personas mencionadas en un bloque de firmas o una línea «cc». Comprueba las formas abreviadas, las iniciales y las faltas de ortografía.
- Nombres de empresas e instituciones. Un empleador, un arrendador, una escuela o una clínica pueden identificar a una persona tan bien como un nombre.
- Direcciones. Direcciones postales, códigos postales y descripciones de propiedades.
- Números de teléfono y direcciones de correo electrónico. Comprueba los membretes, los pies de página y las firmas.
- Números de cuenta y de tarjeta. Cuentas bancarias, IBAN, números de tarjeta y números de póliza.
- Números de identificación. Números de identificación fiscal, números de identificación nacional, de pasaporte y de permiso de conducir, y números de la seguridad social.
- Fechas de nacimiento. A menudo, un par de campos de un formulario, como «Fecha de nacimiento» y «Edad».
- Números de referencia. Números de expediente, reclamación, factura y contrato que alguien podría consultar.
Datos que identifican al combinarse
Los identificadores directos son la parte fácil, porque puedes buscarlos. Lo más difícil es valorar qué necesita la tarea. Una petición para corregir la gramática de una carta no necesita ningún dato sobre el cliente. Una petición para comprobar el cálculo de un acuerdo necesita las cantidades y las fechas, pero no los nombres. Decide qué necesita la IA antes de decidir qué eliminar; así la lista será más breve y segura.
Algunos datos parecen inofensivos por separado, pero identifican al combinarse. «Un cirujano plástico de una localidad de 4.000 habitantes que fue demandado en marzo» podría señalar a una sola persona. Al leer el documento, pregúntate si un colega o un vecino podría deducir de quién se trata.
- Cargos poco comunes, empleadores inusuales y localidades pequeñas.
- Fechas exactas de acontecimientos, reconocimientos, audiencias o transacciones.
- Cantidades inusuales que aparecen en registros públicos.
- Descripciones de una enfermedad, una situación familiar o un conflicto que hayan aparecido en las noticias.
No siempre hay que eliminar estos datos. Para muchas tareas, basta con generalizarlos: «un conflicto en primavera» en vez de «un conflicto el 14 de marzo». Conserva lo que necesite la tarea y elimina el resto.
Lo que se oculta en el archivo
La página visible es solo una parte del documento. Busca también en los lugares que es fácil olvidar.
Documentos de Word
- Comentarios y cambios controlados, que incluyen los nombres de quienes revisaron el documento.
- Encabezados, pies de página y cuadros de texto.
- Propiedades del documento, como el autor y la empresa.
Hojas de cálculo
- Hojas, filas y columnas ocultas.
- Comentarios de celdas y rangos con nombre.
- Fórmulas que mencionan otros nombres de archivo.
Presentaciones
- Notas del orador.
- Texto en imágenes y gráficos.
Correos
- Las líneas De, Para y Cc, y la firma del remitente.
- Mensajes anteriores citados más abajo en la conversación.
- Nombres de archivos adjuntos.
PDF y documentos escaneados
- Páginas escaneadas con nombres en un sello, una nota manuscrita o una firma.
- Marcadores, campos de formulario y propiedades del documento.
Todos los archivos
- El nombre del archivo. «Lopez_lease_final.docx» revela el nombre antes incluso de que alguien abra el archivo.
- Imágenes y fotografías. Una foto de un documento de identidad o de una firma contiene datos personales aunque se haya limpiado el texto que la rodea.
Crear una copia segura a partir del texto del documento, en lugar de editar el original, evita muchos de estos lugares ocultos, porque los comentarios, los metadatos y los objetos incrustados no forman parte del texto que pegas. Las imágenes son la excepción: no las incluyas a menos que tengas la certeza de que no contienen nada identificativo.
Un ejemplo
Tomemos un correo breve de una clienta a su contable:
«Hola, Tom. Adjunto mi extracto de la cuenta 4471-2290 de Harbor Credit Union. Me mudé a 12 Elm Street el 3 de marzo, así que actualiza mi dirección. Mi marido, Daniel, también figura en el préstamo. Gracias, Maria Lopez, 555-0142».
Una revisión exhaustiva sustituye el nombre de pila del contable, el número de cuenta, el nombre del banco, la dirección postal, el nombre del marido, el nombre de la clienta y el número de teléfono. La fecha de la mudanza requiere criterio: si la tarea trata sobre el préstamo, puedes generalizarla como «en marzo» u omitirla. Hay que tratar del mismo modo el nombre del archivo adjunto, el campo del remitente del correo y la firma.
Después de la revisión, el texto podría quedar así: «Hola, Person_1. Adjunto mi extracto de la cuenta Account_1 de Company_1. Me mudé a Address_1 en marzo, así que actualiza mi dirección. Mi marido, Person_3, también figura en el préstamo. Gracias, Person_2, Phone_1». Contiene menos detalles y sigue siendo igual de útil para una pregunta sobre el préstamo.
En caso de duda, omítelo. Siempre puedes volver a añadir un dato en el siguiente mensaje si la IA lo necesita. No puedes retirar un mensaje que ya se haya enviado.
Una comprobación final
- Busca el apellido del cliente y todas sus variantes. Busca también el nombre de pila por separado.
- Busca números. Revisa los números largos y todo lo que parezca una fecha.
- Lee la primera y la última página. Los membretes, los bloques de firmas y los pies de página son lugares donde se concentran los identificadores.
- Comprueba el nombre del archivo y cualquier título o encabezado que hayas escrito en el chat.
- Pregúntate si un desconocido podría identificar al cliente a partir de lo que queda.
Las herramientas automáticas ayudan cuando hay mucho volumen, pero también pasan cosas por alto. Sea cual sea la que uses, revisa tú mismo el resultado antes de enviar nada.
ClientSafe, una aplicación Windows de GagarinSoft, encuentra nombres, empresas, direcciones, números de teléfono, correos electrónicos, números de cuenta e identificación y fechas de nacimiento en los documentos de un caso, y te muestra las coincidencias para que las revises. Deja las imágenes fuera de la copia segura. Más información sobre ClientSafe.
Información general, no asesoramiento jurídico. Comprueba las normas que se aplican en tu caso.