إزالة اسم العميل هي الخطوة الواضحة، لكنها نادرًا ما تكفي. فقد تكشف المستندات هوية الأشخاص من خلال أرقام الحسابات والتوقيعات وأسماء الملفات والتعليقات والتفاصيل التي تكشف الهوية عند اجتماعها. استخدم هذه القائمة قبل لصق مستند عميل أو رفعه إلى أداة ذكاء اصطناعي.
تفاصيل تحدد الهوية عند اجتماعها
تشير هذه العناصر، كلٌّ بمفرده، إلى شخص أو مؤسسة بعينها. أزل كلًّا منها أو استبدله، بأي صيغة يظهر بها.
- يشمل ذلك العميل والطرف الآخر والشهود وأفراد الأسرة والزملاء وكل من ورد اسمه في خانة التوقيع أو سطر «نسخة إلى». تحقّق من الصيغ المختصرة والأحرف الأولى والأخطاء الإملائية. أسماء الشركات والمؤسسات.
- يمكن لصاحب العمل أو المالك أو المدرسة أو العيادة أن يكشف عن هوية شخص بقدر ما يكشفها الاسم. العناوين.
- عناوين الشوارع والرموز البريدية وأوصاف العقارات. أرقام الهواتف وعناوين البريد الإلكتروني.
- افحص الترويسات والتذييلات والتوقيعات. أرقام الحسابات والبطاقات.
- الحسابات المصرفية وأرقام IBAN وأرقام البطاقات وأرقام وثائق التأمين. أرقام الهوية.
- الأرقام الضريبية وأرقام الهوية الوطنية وأرقام جوازات السفر ورخص القيادة والضمان الاجتماعي. غالبًا ما يكشف عنها حقلان متجاوران في نموذج، مثل «تاريخ الميلاد» و«العمر».
- تواريخ الميلاد. الأرقام المرجعية.
- أرقام القضايا والمطالبات والفواتير والعقود التي يمكن لشخص ما البحث عنها. المعرّفات المباشرة هي الجزء الأسهل، إذ يمكنك البحث عنها. أما الجزء الأصعب فهو تحديد ما تتطلبه المهمة. فطلب تصحيح قواعد رسالة لا يحتاج إلى أي معلومات عن العميل. وطلب التحقق من حساب تسوية يحتاج إلى المبالغ والتواريخ، لا الأسماء. حدّد ما يحتاج إليه الذكاء الاصطناعي قبل أن تقرر ما يجب حذفه، وستصبح القائمة أقصر وأكثر أمانًا.
ما الذي يختبئ في الملف
المعرّفات المباشرة هي الجزء الأسهل، لأن بإمكانك البحث عنها. أما الجزء الأصعب فهو تقدير ما تحتاجه المهمة. فطلب تصحيح قواعد رسالة لا يحتاج إلى أي معلومات عن العميل. وطلب التحقق من حساب تسوية يحتاج إلى المبالغ والتواريخ، لا الأسماء. حدّد ما يحتاج إليه الذكاء الاصطناعي قبل أن تقرر ما الذي ستحذفه، وستصبح القائمة أقصر وأكثر أمانًا.
المسميات الوظيفية النادرة وأصحاب العمل غير المعتادين والأماكن الصغيرة.
- التواريخ الدقيقة للأحداث أو الإقرارات أو جلسات الاستماع أو المعاملات.
- المبالغ غير المعتادة التي تظهر في السجلات العامة.
- أوصاف حالة صحية أو وضع عائلي أو نزاع ورد ذكره في الأخبار.
- ليس من الضروري حذف هذه التفاصيل دائمًا. ففي كثير من المهام، يكفي تعميمها: «نزاع في الربيع» بدلًا من «نزاع في 14 مارس». احتفظ بما تتطلبه المهمة واحذف ما عداه.
ليس عليك دائمًا حذف هذه التفاصيل. ففي كثير من المهام، يكفي تعميمها: «نزاع في الربيع» بدلًا من «نزاع في 14 مارس». احتفظ بما تحتاج إليه المهمة واحذف ما عداه.
مثال
الصفحة الظاهرة ليست سوى جزء من المستند. ابحث في المواضع التي يسهل نسيانها.
التعليقات والتغييرات المتعقَّبة التي تتضمن أسماء المراجعين.
- خصائص المستند، مثل المؤلف والشركة.
- الترويسات والتذييلات ومربعات النص.
- جداول البيانات
أوراق العمل والصفوف والأعمدة المخفية.
- تعليقات الخلايا والنطاقات المسماة.
- صيغ تشير إلى أسماء ملفات أخرى.
- العروض التقديمية
ملاحظات المتحدث.
- النص الموجود في الصور والمخططات.
- حقول «من» و«إلى» و«نسخة إلى»، وتوقيع المُرسِل.
رسائل البريد الإلكتروني
- الرسائل السابقة المقتبسة في أسفل سلسلة المراسلات.
- أسماء المرفقات.
- ملفات PDF والنسخ الممسوحة ضوئيًا
الصفحات الممسوحة ضوئيًا التي تظهر فيها الأسماء في ختم أو ملاحظة مكتوبة بخط اليد أو توقيع.
- الإشارات المرجعية وحقول النماذج وخصائص المستند.
- كل ملف
اسم الملف. يكشف «Lopez_lease_final.docx» الاسم قبل أن يفتح أحد الملف.
- الصور واللقطات الفوتوغرافية. تحتوي صورة بطاقة هوية أو توقيع على بيانات شخصية حتى لو نُقّي النص المحيط بها.
- تجنب النسخة الآمنة المُنشأة من نص المستند، لا من خلال تعديل الأصل، كثيرًا من هذه المواضع المخفية، لأن التعليقات والبيانات الوصفية والكائنات المضمَّنة ليست جزءًا من النص الذي تلصقه. الصور استثناء: استبعدها ما لم تكن متأكدًا من خلوها من أي معلومات تكشف الهوية.
تُجنّبك نسخة آمنة أُنشئت من نص المستند، لا بتحرير الأصل، كثيرًا من هذه المواضع المخفية، لأن التعليقات والبيانات الوصفية والكائنات المضمّنة لا تكون ضمن النص الذي تلصقه. الصور هي الاستثناء: استبعدها ما لم تكن متأكدًا من أنها لا تحتوي على أي شيء يكشف الهوية.
فحص أخير
«مرحبًا Tom، أرفقت كشف حسابي للحساب 4471-2290 لدى Harbor Credit Union. انتقلت إلى 12 Elm Street في 3 مارس، لذا يُرجى تحديث عنواني. زوجي Daniel مشترك في القرض أيضًا. شكرًا، Maria Lopez، 555-0142.»
تتضمن المراجعة الدقيقة استبدال الاسم الأول للمحاسب ورقم الحساب واسم البنك وعنوان الشارع واسم الزوج واسم العميلة ورقم الهاتف. أما تاريخ الانتقال فيتطلب تقديرًا: إذا كانت المهمة تتعلق بالقرض، فيمكنك تعميمه إلى «في مارس» أو حذفه. وينبغي التعامل بالطريقة نفسها مع اسم ملف المرفق وسطر المُرسِل في البريد الإلكتروني والتوقيع.
في مراجعة دقيقة، استبدل الاسم الأول للمحاسب ورقم الحساب واسم البنك وعنوان الشارع واسم الزوج واسم العميل ورقم الهاتف. أما تاريخ الانتقال فيتوقف على تقديرك: إذا كانت المهمة تتعلق بالقرض، فيمكنك تعميمه إلى «في مارس» أو حذفه. وينطبق الأمر نفسه على اسم ملف المرفق وسطر مرسل البريد الإلكتروني والتوقيع.
بعد المراجعة، قد يصبح النص على نحو قريب من الآتي: «مرحبًا Person_1، أرفقت كشف حسابي للحساب Account_1 لدى Company_1. انتقلت إلى Address_1 في مارس، لذا يُرجى تحديث عنواني. زوجي Person_3 مشمول بالقرض أيضًا. شكرًا، Person_2، Phone_1.» وهو أقل تفصيلًا، لكنه مفيد بالقدر نفسه لطرح سؤال عن القرض.
عندما يساورك الشك، اترك التفصيل. يمكنك دائمًا إضافته إلى الرسالة التالية إذا احتاج إليه الذكاء الاصطناعي. لكن لا يمكنك التراجع عن رسالة أُرسلت بالفعل.
إزالة اسم العميل هي الخطوة الواضحة، لكنها نادرًا ما تكفي. فقد تكشف المستندات عن الأشخاص من خلال أرقام الحسابات والتوقيعات وأسماء الملفات والتعليقات والتفاصيل التي لا تكشف الهوية إلا عند اجتماعها. استخدم هذه القائمة قبل لصق مستند عميل أو تحميله إلى أداة ذكاء اصطناعي.
- وعن كل صيغة مختلفة له. وابحث أيضًا عن الاسم الأول وحده. ابحث عن الأرقام.
- فتّش عن الأرقام الطويلة وكل ما يبدو كتاريخ. اقرأ الصفحة الأولى والأخيرة.
- تتجمع المعرّفات في الترويسات وكتل التوقيع والتذييلات. وكذلك أي عنوان أو ترويسة كتبتها في المحادثة.
- تحقق من اسم الملف اسأل نفسك إن كان بإمكان شخص غريب تحديد هوية العميل
- من المعلومات المتبقية. تساعد الأدوات الآلية عند التعامل مع كميات كبيرة، لكنها قد تفوّت أشياء. أيًا كانت الأداة التي تستخدمها، راجع النتيجة بنفسك قبل إرسال أي شيء.
تساعد الأدوات الآلية عند التعامل مع كميات كبيرة، لكنها قد تفوّت أشياء. أيًا كان ما تستخدمه، راجع النتيجة بنفسك قبل إرسال أي شيء.
يعثر ClientSafe، وهو تطبيق Windows من GagarinSoft، في مستندات الحالة على الأسماء والشركات والعناوين وأرقام الهواتف والبريد الإلكتروني وأرقام الحسابات والهوية وتواريخ الميلاد، ويعرض المطابقات لمراجعتها. ولا يضم الصور إلى النسخة الآمنة. اقرأ المزيد عن ClientSafe.
معلومات عامة وليست نصيحة قانونية. تحقق من القواعد التي تنطبق عليك.