Cómo usar ChatGPT, Claude o Gemini con documentos de clientes sin compartir datos personales

Puedes obtener ayuda real de ChatGPT, Claude o Gemini con un contrato, un libro contable o un conjunto de notas de sesiones. La cuestión es qué sale de tu ordenador cuando lo haces. Esta rutina sirve para mantener fuera la identidad del cliente.

Averigua qué hace tu herramienta de IA con tus datos

Empieza por las condiciones de la cuenta que realmente utilizas. Varían según el plan, y la configuración predeterminada no es la misma para las cuentas personales y las empresariales.

En el caso de ChatGPT, el centro de ayuda de OpenAI indica que, cuando la opción «Improve the model for everyone» está desactivada, las conversaciones nuevas no se usan para entrenar sus modelos y pueden seguir apareciendo en el historial de chat. También indica que, de forma predeterminada, el contenido de los espacios de trabajo de ChatGPT Business, Enterprise y Edu no se usa para el entrenamiento. Hay una salvedad: si das una valoración positiva o negativa a una respuesta, puede que se use toda la conversación para el entrenamiento.

En el caso de Claude, Anthropic explica que los chats de consumo (Free, Pro y Max) solo se usan para mejorar Claude si eliges permitirlo en la configuración de privacidad. Sus productos comerciales, como la API y Claude for Work, se rigen por condiciones independientes.

En el caso de Gemini, el Centro de Privacidad de las aplicaciones Gemini de Google indica que, mientras Keep Activity esté activado, algunas conversaciones son leídas por revisores humanos y se usan para mejorar los modelos de Google, y pide que no introduzcas información confidencial que no quisieras que viera un revisor. Si desactivas Keep Activity, las conversaciones futuras no se usan para entrenar sus modelos, a menos que envíes comentarios, pero se conservan en tu cuenta durante un máximo de 72 horas. El uso de Gemini con una cuenta de trabajo o de centro educativo de Google Workspace se rige por las condiciones de Workspace, según las cuales las indicaciones no se usan para entrenar modelos sin permiso de la organización.

Sea cual sea la configuración, una conversación sigue siendo información que conserva un tercero. Si eres abogado, eso afecta a la confidencialidad. La Opinión Formal 512 de la ABA sobre herramientas de IA generativa señala que se requiere el consentimiento informado del cliente antes de introducir información relacionada con la representación en una herramienta que aprende por sí misma. La misma opinión señala que no se necesita consentimiento si usas una herramienta sin introducir información relacionada con la representación. Contables, terapeutas y consultores tienen sus propias normas y contratos, pero la pregunta es la misma: ¿qué estás introduciendo exactamente?

Envía menos que el documento completo

Antes de preocuparte por los nombres, pregúntate si la IA necesita el archivo entero. Muchas tareas solo requieren una cláusula, una tabla o una página. Pega únicamente esa parte.

Una prueba rápida: si no leerías este pasaje en voz alta a un desconocido en un tren, no lo pegues tal cual. Elimínalo o cámbialo.

Sustituye primero los datos identificativos

El hábito más útil es sustituir los datos identificativos por marcadores de posición antes de enviar nada. «Maria Lopez firmó un contrato de arrendamiento con Northwind Ltd» se convierte en «Person_1 firmó un contrato de arrendamiento con Company_1». La IA aún puede resumir el contrato, encontrar la cláusula incoherente o redactar la respuesta. No necesita saber quién es Maria.

Tres reglas para que funcione:

• Sé coherente. La misma persona debe tener el mismo marcador de posición en todas partes. Si Maria es Person_1 en un párrafo y Person_4 en otro, la IA la tratará como si fueran dos personas.
• Incluye todas las formas del nombre. «Maria Lopez», «Sra. Lopez», «M. Lopez» y «Lopez» son la misma persona. Los nombres también aparecen en direcciones de correo electrónico, firmas, encabezados y nombres de archivo.
• Busca más allá de los nombres. Los números de cuenta, números de identificación, direcciones, números de teléfono y fechas de nacimiento identifican a una persona tan claramente como un nombre. La lista de verificación de lo que hay que eliminar incluye la lista completa.

Hacerlo manualmente con buscar y reemplazar sirve para una carta de una página. Se vuelve poco fiable con una carpeta de treinta archivos, porque basta con que se escape una variante ortográfica para exponer al cliente.

Guarda la clave en tu equipo

Sustituir los nombres es solo la mitad del trabajo. También necesitas un registro de a quién corresponde cada marcador de posición para poder volver a poner los nombres reales en la respuesta de la IA. Ese registro es la clave. Guárdalo en tu propio equipo y no lo pegues nunca en el chat.

Trata la clave como información confidencial por derecho propio. Los organismos reguladores señalan lo mismo sobre los datos seudonimizados en general: la Oficina del Comisionado de Información del Reino Unido indica que los datos seudonimizados siguen siendo datos personales para quien tenga la información adicional; por eso, esa información debe mantenerse separada y protegida de forma segura.

Errores frecuentes

• Limpiar el texto, pero no el nombre del archivo. Si subes un archivo, su nombre también se envía. Cámbiale el nombre primero o pega el texto en su lugar.
• Pegar la clave junto con el documento. Una lista como «Person_1 = Maria Lopez» en el mismo chat anula todo lo que acabas de hacer.
• Confiar en una sola revisión. Un nombre puede aparecer escrito de tres maneras en un mismo documento, y es fácil pasar por alto un bloque de firmas o un pie de página. Lee siempre la versión segura antes de enviarla.
• Tratar una configuración de privacidad como si fuera una garantía. Una configuración que impide entrenar con tus conversaciones no equivale a mantener el contenido fuera del alcance de un tercero. El contenido más seguro es el que nunca incluyó la identidad del cliente.
• Olvidarse de las personas relacionadas con el cliente. Las partes contrarias, los empleados y los familiares también son personas. Sus nombres deben estar en la lista.

Una rutina que puedes repetir

1. Revisa la cuenta. Confirma qué plan utilizas y qué indican sus opciones de datos. Desactiva el entrenamiento con tus datos cuando exista esa opción.
2. Elige el pasaje. Selecciona solo lo que necesita la tarea.
3. Sustituye los datos. Usa marcadores de posición coherentes para cada persona, empresa, dirección, número y fecha.
4. Vuelve a leerlo. Echa un vistazo a la versión segura para detectar cualquier dato que aún pueda señalar al cliente: un cargo poco común, un pueblo pequeño junto con una fecha o un apodo.
5. Haz tu pregunta. Explica qué representan los marcadores de posición; por ejemplo: «Person_1 es el arrendatario y Company_1 es el arrendador».
6. Restablece los nombres localmente. Vuelve a poner los nombres reales en la respuesta en tu propio ordenador y comprueba la respuesta antes de incluirla en un documento del cliente.

La IA puede cometer errores, y sustituir los nombres no cambia eso. Sigues siendo responsable del resultado, incluidas las partes en las que se equivocó.

ClientSafe, una aplicación Windows de GagarinSoft, realiza las sustituciones, mantiene la coherencia entre archivos y restaura los datos en tu PC. Revisa lo que ha encontrado antes de copiar nada. Más información sobre ClientSafe.

Información general, no asesoramiento jurídico. Comprueba las normas que se aplican en tu caso.