Όταν η αντιγραφή τιμολογίων γίνεται εμπόδιο

Τα τιμολόγια προμηθευτών φτάνουν μέσω email, κοινόχρηστων φακέλων και σαρώσεων. Κάποιος διαβάζει κάθε έγγραφο, καταχωρίζει τα πεδία του, ελέγχει τα σύνολα και αποφασίζει πού ανήκει. Βοηθάμε στην αυτοματοποίηση αυτής της διαδικασίας όταν ένας έτοιμος σύνδεσμος λογιστικής δεν μπορεί να καλύψει τη ροή εργασίας σας.

  • Τιμολόγια με διαφορετική μορφοποίηση: καταγράψτε τα στοιχεία προμηθευτή, τις ημερομηνίες, τα νομίσματα, τα ποσά και τα στοιχεία γραμμών σε ενιαία μορφή.
  • Μη αυτόματη μεταφορά μεταξύ συστημάτων: συνδέστε το κανάλι εισαγωγής με μια οθόνη ελέγχου και το λογιστικό σας λογισμικό, ERP ή βάση δεδομένων.
  • Εξαιρέσεις που χρειάζονται ανθρώπινη παρέμβαση: προωθήστε τα πεδία που λείπουν, τις ασαφείς σαρώσεις, τις πιθανές διπλοεγγραφές και τις εντολές αγοράς που δεν αντιστοιχούν σε υπάλληλο.

Η ροή εργασίας που μπορούμε να δημιουργήσουμε για εσάς

  1. Συλλογή. Λάβετε έγγραφα από ένα συμφωνημένο γραμματοκιβώτιο, οθόνη μεταφόρτωσης ή φάκελο. Παρακολουθήστε κάθε αρχείο ώστε να είναι ορατές οι αποτυχίες επεξεργασίας.
  2. Εξαγωγή. Αναγνώριση του κειμένου των εγγράφων και αντιστοίχισή του στα πεδία που χρειάζεστε. Δοκιμάστε επιλογές OCR και εξαγωγής τιμολογίων με τις μορφές των προμηθευτών σας.
  3. Επικύρωση. Έλεγχος των υποχρεωτικών πεδίων, των αριθμητικών πράξεων, των αντιστοιχίσεων προμηθευτών και των πιθανών διπλοεγγραφών βάσει σαφών κανόνων.
  4. Έλεγχος. Εμφανίστε το πρωτότυπο έγγραφο δίπλα στις εξαγόμενες τιμές. Δώστε τη δυνατότητα στο προσωπικό να διορθώνει τα πεδία και να εγκρίνει την εγγραφή.
  5. Εξαγωγή. Καταχωρίστε τις εγκεκριμένες εγγραφές στο σύστημα προορισμού, καταγράψτε το αποτέλεσμα και διαχειριστείτε τις επαναλήψεις χωρίς να δημιουργούνται διπλές εγγραφές.

Προορισμός μπορεί να είναι το QuickBooks, το Xero, ένα ERP, το Excel ή μια προσαρμοσμένη βάση δεδομένων. Αξιολογούμε το διαθέσιμο API ή τη μορφή εισαγωγής πριν δεσμευτούμε για τη διασύνδεση. Η έγκριση τιμολογίου και η εξουσιοδότηση πληρωμής παραμένουν ξεχωριστές αποφάσεις.

Ξεκινήστε με τα έγγραφά σας και έναν προορισμό

Μια χρήσιμη πιλοτική εφαρμογή καλύπτει ένα αντιπροσωπευτικό σύνολο τιμολογίων, τα απαιτούμενα πεδία και μια πλήρη διαδρομή προς το σύστημά σας. Συμπεριλάβετε δύσκολα έγγραφα, όχι μόνο ευανάγνωστα: φωτογραφίες από κινητό, πολυσέλιδα έγγραφα, πιστωτικά σημειώματα και τιμολόγια προμηθευτών με άγνωστη μορφοποίηση.

Πριν από την ανάπτυξη, συμφωνούμε πώς θα αξιολογήσουμε το αποτέλεσμα: ακρίβεια πεδίων, αριθμός εγγράφων που χρειάζονται διόρθωση, χρόνος ελέγχου ανά τιμολόγιο και επιτυχείς εξαγωγές. Η πιλοτική εφαρμογή ολοκληρώνεται με μετρημένα αποτελέσματα και απόφαση για το επόμενο στάδιο.

Τα παραδοτέα μπορεί να περιλαμβάνουν λειτουργική ροή εισαγωγής και εξαγωγής, διεπαφή ελέγχου, σύνδεσμο προς το σύστημα προορισμού, αποτελέσματα αξιολόγησης, πηγαίο κώδικα, ρυθμίσεις και τεκμηρίωση παράδοσης. Η πρόταση διευκρινίζει ποια από αυτά περιλαμβάνονται στο εύρος του έργου.

Να χρησιμοποιήσετε ένα υπάρχον προϊόν ή να προσθέσετε προσαρμοσμένη διασύνδεση;

Αν ένα υπάρχον εργαλείο καταχώρισης τιμολογίων υποστηρίζει το λογιστικό σας σύστημα και τη διαδικασία εγκρίσεων, μπορεί να είναι η καλύτερη αφετηρία. Μπορούμε να δημιουργήσουμε λύση που αξιοποιεί το API του, αντί να το αντικαταστήσουμε. Η προσαρμοσμένη ανάπτυξη είναι χρήσιμη όταν χρειάζεστε πεδία ειδικά για προμηθευτές, εσωτερικούς κανόνες αντιστοίχισης, ασυνήθιστο σύστημα προορισμού ή συγκεκριμένη διάταξη φιλοξενίας.

Ο οδηγός μας για την εξαγωγή δεδομένων τιμολογίων εξηγεί τους συμβιβασμούς μεταξύ ενός έτοιμου προϊόντος, ενός API εξαγωγής και μιας προσαρμοσμένης ροής εργασίας.

Τι καθορίζει το εύρος και το κόστος

  • Ποικιλία εγγράφων: μορφές, γλώσσες, ποιότητα σαρώσεων, αριθμός σελίδων και λεπτομέρειες γραμμών.
  • Επιχειρηματικοί κανόνες: αντιστοίχιση προμηθευτών, εντοπισμός διπλοεγγραφών, έλεγχοι φόρων και ρόλοι εγκρίσεων.
  • Πρόσβαση για διασύνδεση: API προορισμού, περιορισμοί εισαγωγής, περιβάλλον δοκιμών και έλεγχος ταυτότητας.
  • Λειτουργικές απαιτήσεις: όγκος, χρόνος επεξεργασίας, διατήρηση δεδομένων, φιλοξενία και υποστήριξη.

Τα λειτουργικά έξοδα περιλαμβάνουν τη χρήση της εξαγωγής, τη φιλοξενία και τη συντήρηση. Τα αξιολογούμε παράλληλα με την υλοποίηση. Για ένα ευρύτερο πλαίσιο προϋπολογισμού, διαβάστε πόσο πραγματικά κοστίζει η ανάπτυξη μιας λειτουργίας AI.

Μηχανικοί που εργάζονται σε όλη τη διαδικασία

Η GagarinSoft δημιουργεί διασυνδέσεις AI παράλληλα με λογισμικό σε Python, .NET, TypeScript και cloud. Συνεργάζεστε με τους μηχανικούς που αναπτύσσουν τη ροή εργασίας, συμπεριλαμβανομένης της διεπαφής ελέγχου και των συστημάτων γύρω από την εξαγωγή.

Αναπτύσσουμε επίσης δικό μας λογισμικό, όπως το Typeahead for Windows και το Nano Summarizer for Chrome. Αυτά τα προϊόντα δείχνουν την εμπειρία μας στην τοπική AI· η επιλογή ανάπτυξης για την επεξεργασία τιμολογίων εξαρτάται από τα έγγραφα και τις απαιτήσεις σας.

Ερωτήσεις σχετικά με τον αυτοματισμό τιμολογίων

Μπορείτε να επεξεργαστείτε σαρώσεις και φωτογραφίες από κινητό;
Μπορούν να ενταχθούν στη ροή εργασίας, αλλά η ποιότητα επηρεάζει την εξαγωγή. Δοκιμάζουμε αντιπροσωπευτικά έγγραφα και προωθούμε τα ασαφή αποτελέσματα για έλεγχο, αντί να υποσχόμαστε ένα συγκεκριμένο ποσοστό ακρίβειας για κάθε προμηθευτή και σάρωση.
Χρειάζεται να αντικαταστήσουμε το λογιστικό μας λογισμικό;
Συνήθως, στόχος είναι η σύνδεση με το υπάρχον σύστημά σας. Αρχικά ελέγχουμε το API ή τις δυνατότητες εισαγωγής του και τα πεδία που απαιτεί. Αν η πρόσβαση είναι περιορισμένη, μπορούμε να ορίσουμε ένα αρχείο εξαγωγής ή διαφορετικό τρόπο μεταφοράς.
Μπορεί το προσωπικό να εγκρίνει τα τιμολόγια πριν από την εξαγωγή τους;
Ναι. Μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα βήμα ελέγχου που περιλαμβάνει το έγγραφο, τα εξαγόμενα πεδία, τα αποτελέσματα επικύρωσης και το ιστορικό εγκρίσεων. Η εξουσιοδότηση πληρωμής αποτελεί ξεχωριστό μέρος της διαδικασίας.
Μπορούν τα δεδομένα τιμολογίων να παραμένουν στην υποδομή μας;
Μπορούμε να αξιολογήσουμε την εγκατάσταση στο δικό σας περιβάλλον. Ο σχεδιασμός πρέπει να λαμβάνει υπόψη τα μοντέλα εξαγωγής, το υλικό, την αποθήκευση, τα αρχεία καταγραφής και κάθε εξωτερική υπηρεσία που χρησιμοποιείται. Οι απαιτήσεις απορρήτου συμφωνούνται πριν από την επιλογή παρόχων.
Τι χρειάζεστε για να εκτιμήσετε το έργο;
Ξεκινήστε με τον μηνιαίο όγκο εγγράφων, τους τύπους εγγράφων, τα απαιτούμενα πεδία, την τρέχουσα διαδικασία ελέγχου και το σύστημα προορισμού. Αφού συζητήσουμε τη ροή εργασίας, μπορούμε να συμφωνήσουμε πώς θα κοινοποιήσετε ένα αντιπροσωπευτικό σύνολο δειγμάτων με απόκρυψη ευαίσθητων στοιχείων.