Εξαγωγή δεδομένων τιμολογίων: PDF στο λογιστικό σύστημα

Η εξαγωγή δεδομένων τιμολογίων μετατρέπει ένα PDF, σαρωμένο έγγραφο ή φωτογραφία σε πεδία που μπορεί να χρησιμοποιήσει ένα σύστημα: προμηθευτής, αριθμός τιμολογίου, ημερομηνία, νόμισμα, σύνολα και είδη γραμμών. Το χρήσιμο αποτέλεσμα είναι μια εγκεκριμένη εγγραφή στο λογιστικό σας σύστημα, με διαδικασία διόρθωσης για έγγραφα που χρειάζονται αλλαγές.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί τι περιλαμβάνει η OCR τιμολογίων, πού εντάσσονται η επικύρωση και ο έλεγχος και πώς να επιλέξετε ανάμεσα σε υπάρχον λογισμικό και προσαρμοσμένη διασύνδεση.

Η OCR και η εξαγωγή δεδομένων τιμολογίων λύνουν διαφορετικά προβλήματα

Η οπτική αναγνώριση χαρακτήρων, ή OCR, διαβάζει χαρακτήρες σε μια εικόνα. Η εξαγωγή δεδομένων προσδιορίζει τι σημαίνουν αυτοί οι χαρακτήρες και τους αντιστοιχίζει σε πεδία. Ο εντοπισμός του κειμένου «132.00» είναι μία εργασία· η απόφαση αν πρόκειται για μερικό σύνολο, ποσό φόρου ή πληρωτέο ποσό είναι άλλη.

Ένα ψηφιακό PDF μπορεί ήδη να περιέχει αναγνώσιμο κείμενο. Ένα σαρωμένο έγγραφο χρειάζεται βήμα OCR. Και τα δύο, ωστόσο, χρειάζονται ερμηνεία πεδίων, κανονικοποίηση και ελέγχους προτού το αποτέλεσμα γίνει αξιοποιήσιμη επιχειρηματική εγγραφή.

Υπάρχουν ήδη εξειδικευμένες υπηρεσίες που αναλαμβάνουν μέρος αυτής της εργασίας. Η ανάλυση εξόδων του Amazon Textract επιστρέφει κανονικοποιημένα πεδία τιμολογίων και δεδομένα ειδών γραμμών, μαζί με βαθμούς εμπιστοσύνης και τις θέσεις τους στο έγγραφο. Το μοντέλο τιμολογίων του Microsoft Document Intelligence εξάγει πεδία τιμολογίων και είδη γραμμών σε δομημένη έξοδο. Αυτά μπορούν να αποτελέσουν συστατικά μιας ροής εργασιών· οι κανόνες έγκρισης και η διασύνδεση με τον προορισμό σας πρέπει και πάλι να οριστούν.

Ορίστε τα πεδία που χρειάζεται πραγματικά ο προορισμός σας

Ξεκινήστε από τη λογιστική εγγραφή που θέλετε να δημιουργήσετε. Μια σύνοψη για υπολογιστικό φύλλο χρειάζεται λιγότερα πεδία από ένα τιμολόγιο που αντιστοιχίζεται με εντολή αγοράς και παραλαβή αποθέματος.

Διατηρείτε την αρχική τιμή όταν κανονικοποιείτε ένα πεδίο. Ο ελεγκτής πρέπει να μπορεί να δει τι αναγνώστηκε, σε τι μετατράπηκε και πού εμφανιζόταν στο έγγραφο. Αντιμετωπίζετε τις άγνωστες τιμές ως δεδομένα που λείπουν και πρέπει να διευκρινιστούν.

Ροή εργασιών από το PDF στην εγκεκριμένη εγγραφή

1. Καταχωρίστε το εισερχόμενο έγγραφο. Δώστε του αναγνωριστικό και κατάσταση. Διατηρήστε το πρωτότυπο, ώστε να είναι δυνατή η επανάληψη και ο έλεγχος μιας αποτυχημένης εξαγωγής.
2. Εξαγάγετε τα συμφωνημένα πεδία. Χρησιμοποιήστε το κείμενο του εγγράφου ή μια υπηρεσία OCR/εξαγωγής και, στη συνέχεια, κανονικοποιήστε ημερομηνίες, νομίσματα και ποσά.
3. Εφαρμόστε επιχειρηματικούς ελέγχους. Αντιστοιχίστε τον προμηθευτή, επαληθεύστε τα υποχρεωτικά πεδία, συμφωνήστε τα σύνολα και επισημάνετε πιθανά διπλότυπα.
4. Ελέγξτε τις εξαιρέσεις. Εμφανίστε το πρωτότυπο δίπλα στα πεδία. Επιτρέψτε στο προσωπικό να διορθώνει τιμές, να επιλέγει λογαριασμό εξόδων και να εγκρίνει την εγγραφή.
5. Εξαγάγετε και επιβεβαιώστε. Καταχωρίστε τα δεδομένα στον προορισμό, διατηρήστε το αναγνωριστικό της εγγραφής του και παρακολουθήστε τις αποτυχίες. Η επανάληψη μιας αποτυχημένης εξαγωγής δεν πρέπει να δημιουργεί άλλο τιμολόγιο.

Για παράδειγμα, ένα τιμολόγιο μπορεί να έχει σαφώς εξαχθέν συνολικό ποσό, αλλά να μην υπάρχει αντίστοιχος προμηθευτής στο λογιστικό σύστημα. Το έγγραφο εξακολουθεί να χρειάζεται έλεγχο. Ένας βαθμός εμπιστοσύνης για το συνολικό ποσό δεν αποδεικνύει ότι ολόκληρο το τιμολόγιο είναι έτοιμο για καταχώριση.

Διαχωρίστε την εξαγωγή δεδομένων, την καταχώριση και την εξουσιοδότηση πληρωμής. Το ότι ένα έγγραφο είναι αναγνώσιμο δεν σημαίνει ότι η δαπάνη έχει εγκριθεί ή ότι πρέπει να σταλεί πληρωμή.

Επιλέξτε λογισμικό, API εξαγωγής ή προσαρμοσμένη ροή εργασιών

Χρησιμοποιήστε έτοιμο προϊόν για μια τυπική διαδικασία

Ξεκινήστε από εδώ αν τα υποστηριζόμενα πεδία, η λογιστική διασύνδεση και οι δυνατότητες ελέγχου του καλύπτουν τις ανάγκες σας. Για παράδειγμα, AutoEntry προσφέρει καταχώριση τιμολογίων και λογιστικές διασυνδέσεις. Δοκιμάστε το προϊόν με έγγραφα των δικών σας προμηθευτών προτού προσθέσετε άλλο σύστημα.

Χρησιμοποιήστε API εξαγωγής όταν διαθέτετε ήδη το υπόλοιπο σύστημα

Ένα API μπορεί να παρέχει το στοιχείο ανάγνωσης εγγράφων, ενώ η εφαρμογή σας αναλαμβάνει την εισαγωγή, τους χρήστες, τις εγκρίσεις και τις εξαγωγές. Συγκρίνετε την κάλυψη πεδίων, τον φόρτο ελέγχου, τα όρια εγγράφων, το κόστος χρήσης και τον χειρισμό δεδομένων. Η χαμηλότερη τιμή ανά σελίδα μπορεί να μη συνεπάγεται το χαμηλότερο κόστος ανά εγκεκριμένη εγγραφή.

Δημιουργήστε προσαρμοσμένη διασύνδεση όταν η διαδικασία σας έχει απαιτήσεις που δεν μπορεί να καλύψει το προϊόν

Παραδείγματα είναι η αντιστοίχιση με εσωτερική βάση δεδομένων εντολών αγοράς, η εξαγωγή πεδίων συγκεκριμένων προμηθευτών, η καταχώριση σε ασυνήθιστο ERP ή η υλοποίηση δικών σας ρόλων ελέγχου. Η προσαρμοσμένη εργασία μπορεί να επεκτείνει μια υπάρχουσα υπηρεσία εξαγωγής. Δεν σημαίνει αυτομάτως εκπαίδευση μοντέλου από την αρχή.

Η GagarinSoft προσφέρει προσαρμοσμένη αυτοματοποίηση επεξεργασίας τιμολογίων και διασύνδεσης, από την εισαγωγή εγγράφων μέχρι τον έλεγχο και την εξαγωγή. Αξιολογούμε την καταλληλότητα των υπαρχόντων εργαλείων προτού ορίσουμε το εύρος της προσαρμοσμένης ανάπτυξης.

Αξιολογήστε την ακρίβεια στα δικά σας έγγραφα

Δημιουργήστε ένα αντιπροσωπευτικό δείγμα και καταγράψτε τις σωστές τιμές πριν από τις δοκιμές. Συμπεριλάβετε ψηφιακά PDF, σαρώσεις, φωτογραφίες από κινητό, πολυσέλιδα τιμολόγια, πιστωτικά σημειώματα, νέους προμηθευτές και έγγραφα με πολλούς φορολογικούς συντελεστές. Κρατήστε ορισμένα παραδείγματα για έναν τελικό έλεγχο, αντί να ρυθμίζετε τα πάντα με βάση το ίδιο σύνολο.

• Μετρήστε ξεχωριστά τα σημαντικά πεδία. Το αναγνωριστικό τιμολογίου, ο προμηθευτής, το νόμισμα και το σύνολο μπορεί να χρειάζονται διαφορετικά κριτήρια αποδοχής από μια περιγραφή ελεύθερου κειμένου.
• Μετρήστε τα πλήρη αρχεία. Μετρήστε τα τιμολόγια που περνούν όλους τους απαιτούμενους ελέγχους, καθώς και εκείνα των οποίων τα μεμονωμένα πεδία εξήχθησαν σωστά.
• Μετρήστε τον χρόνο που απαιτείται για τον έλεγχο. Παρακολουθήστε πόσα έγγραφα χρειάζονται διόρθωση και πόσο χρόνο αφιερώνει το προσωπικό στις διορθώσεις.
• Δοκιμάστε το σύστημα προορισμού. Συμπεριλάβετε διπλές υποβολές, αποτυχίες σύνδεσης και απορριφθείσες εξαγωγές στην αξιολόγηση.

Ο στόχος ακρίβειας πρέπει να αντανακλά την ενέργεια που θα κάνετε. Ένα προσχέδιο για έλεγχο και μια εγγραφή που καταχωρίζεται αυτόματα χρειάζονται διαφορετικά κριτήρια αποδοχής. Οι βαθμολογίες βεβαιότητας του παρόχου βοηθούν στην προώθηση των εργασιών· επικυρώστε τυχόν όρια με βάση τα δικά σας αποτελέσματα.

Υπολογίστε το κόστος ανά εγκεκριμένο τιμολόγιο

Συνυπολογίστε την εγκατάσταση, τις επαναλαμβανόμενες χρεώσεις λογισμικού ή API, τη φιλοξενία, τη συντήρηση και τον χρόνο ελέγχου από το προσωπικό. Παρακολουθήστε το κόστος ανά αξιοποιήσιμη εγγραφή, συμπεριλαμβανομένων των αποτυχημένων προσπαθειών και των διορθώσεων.

Ως ενδεικτικός υπολογισμός, η καταχώριση 500 τιμολογίων με τέσσερα λεπτά ανά τιμολόγιο απαιτεί περίπου 33 ώρες εργασίας. Αν η νέα διαδικασία απαιτεί κατά μέσο όρο ένα λεπτό ελέγχου ανά τιμολόγιο, ο χρόνος μειώνεται σε περίπου οκτώ ώρες: εξοικονόμηση περίπου 25 ωρών, χωρίς να υπολογίζονται οι εξαιρέσεις και η συντήρηση. Πρόκειται για παραδοχές παραδείγματος, όχι για εγγυημένο αποτέλεσμα· αντικαταστήστε τες με μετρήσεις από την ομάδα σας.

Η εκτίμηση υλοποίησης εξαρτάται από την ποικιλία των εγγράφων, τους κανόνες επικύρωσης, την πρόσβαση στις διασυνδέσεις και τους περιορισμούς φιλοξενίας. Ο οδηγός μας για το κόστος ανάπτυξης AI εξηγεί πώς αυτοί οι παράγοντες επηρεάζουν το εύρος του έργου.

Συμφωνήστε πού θα αποθηκεύονται τα έγγραφα και τα εξαγόμενα δεδομένα

Καταγράψτε τη ροή εισαγωγής, την αποθήκευση, τους παρόχους εξαγωγής, τις οθόνες ελέγχου, τα αρχεία καταγραφής, τα αντίγραφα ασφαλείας και το σύστημα προορισμού. Αποφασίστε ποιοι έχουν πρόσβαση στα έγγραφα, τι διατηρείται και τι διαγράφεται. Αν τα έγγραφα πρέπει να παραμένουν στο περιβάλλον σας, αξιολογήστε κάθε βήμα επεξεργασίας βάσει αυτής της απαίτησης πριν επιλέξετε εργαλεία.

Ετοιμάστε μια χρήσιμη περιγραφή του έργου

• Τύποι εγγράφων, γλώσσες και μηνιαίος όγκος.
• Πού λαμβάνονται σήμερα τα τιμολόγια και πώς ελέγχονται.
• Απαιτούμενα πεδία και σύστημα προορισμού.
• Ρόλοι έγκρισης και τι γίνεται όταν ένα πεδίο δεν είναι σαφές.
• Απαιτήσεις φιλοξενίας και διατήρησης δεδομένων.
• Αντιπροσωπευτικά δείγματα με απόκρυψη ευαίσθητων στοιχείων, τα οποία θα κοινοποιηθούν μέσω συμφωνημένου καναλιού.

Αυτά αρκούν για να ξεκινήσει η συζήτηση σχετικά με μια στοχευμένη πιλοτική εφαρμογή: ένα κανάλι εισαγωγής, ένας προορισμός και μετρήσιμα κριτήρια αποδοχής.