Gdy ręczne przepisywanie faktur staje się wąskim gardłem

Faktury od dostawców trafiają pocztą e-mail, do folderów współdzielonych i w postaci skanów. Ktoś odczytuje każdy dokument, wprowadza dane, sprawdza sumy i decyduje, gdzie go przypisać. Pomagamy zautomatyzować ten proces, gdy gotowy łącznik do systemu księgowego nie obsługuje wszystkich potrzeb.

  • Faktury w różnych układach: ujednolicone przechwytywanie danych dostawców, dat, walut, kwot i pozycji.
  • Ręczne przenoszenie danych między systemami: połączenie kanału przyjmowania dokumentów z ekranem weryfikacji i oprogramowaniem księgowym, systemem ERP lub bazą danych.
  • Wyjątki wymagające udziału człowieka: kierowanie brakujących pól, nieczytelnych skanów, potencjalnych duplikatów i niedopasowanych zamówień zakupu do właściwego pracownika.

Obieg pracy, który możemy dla Ciebie zbudować

  1. Zbieranie. Odbieranie dokumentów z uzgodnionej skrzynki pocztowej, formularza przesyłania lub folderu. Śledzenie każdego pliku, aby było widać nieudane przetwarzanie.
  2. Ekstrakcja. Odczytywanie tekstu dokumentów i mapowanie wymaganych pól. Testowanie opcji OCR i ekstrakcji faktur na formatach stosowanych przez Twoich dostawców.
  3. Walidacja. Sprawdzanie wymaganych pól, obliczeń, dopasowania dostawców i potencjalnych duplikatów według jasno określonych reguł.
  4. Weryfikacja. Wyświetlanie dokumentu źródłowego obok wyodrębnionych wartości. Umożliwienie pracownikom poprawiania pól i zatwierdzania rekordu.
  5. Eksport. Zapisywanie zatwierdzonych rekordów w systemie docelowym, rejestrowanie wyniku i ponawianie prób bez tworzenia zduplikowanych wpisów.

Systemem docelowym może być QuickBooks, Xero, ERP, Excel lub niestandardowa baza danych. Przed podjęciem się integracji oceniamy dostępne API lub format importu. Zatwierdzanie faktury i autoryzacja płatności pozostają odrębnymi decyzjami.

Zacznij od dokumentów i jednego systemu docelowego

Przydatny pilotaż obejmuje reprezentatywny zestaw faktur, wymagane pola i kompletną ścieżkę przekazania danych do Twojego systemu. Uwzględnij zarówno proste, jak i trudne dokumenty: zdjęcia z telefonu, dokumenty wielostronicowe, noty kredytowe oraz faktury od dostawców o nieznanym układzie.

Przed rozpoczęciem prac ustalamy kryteria oceny wyników: dokładność pól, liczbę dokumentów wymagających poprawek, czas weryfikacji każdej faktury i skuteczność eksportu. Pilotaż kończy się pomiarami oraz decyzją o kolejnym etapie.

Rezultaty mogą obejmować działający przepływ przyjmowania i ekstrakcji, interfejs weryfikacji, łącznik do systemu docelowego, wyniki oceny, kod źródłowy, konfigurację i dokumentację przekazania. Oferta określa, które z tych elementów wchodzą w zakres prac.

Wybrać gotowy produkt czy dodać niestandardową integrację?

Jeśli istniejące narzędzie do przechwytywania danych z faktur obsługuje Twój system księgowy i proces zatwierdzania, może być najlepszym punktem wyjścia. Możemy zbudować rozwiązanie na jego API, zamiast je zastępować. Indywidualne oprogramowanie przydaje się, gdy potrzebujesz pól specyficznych dla dostawców, wewnętrznych reguł dopasowywania, nietypowego systemu docelowego lub określonej konfiguracji hostingu.

Nasz przewodnik po ekstrakcji danych z faktur omawia kompromisy związane z wyborem gotowego produktu, API do ekstrakcji lub niestandardowego obiegu pracy.

Co wpływa na zakres i koszt

  • Różnorodność dokumentów: formaty, języki, jakość skanów, liczba stron i szczegółowość pozycji.
  • Reguły biznesowe: dopasowywanie dostawców, wykrywanie duplikatów, kontrola podatków i role zatwierdzające.
  • Dostęp do integracji: API systemu docelowego, ograniczenia importu, środowisko testowe i uwierzytelnianie.
  • Wymagania operacyjne: wolumen, czas przetwarzania, przechowywanie danych, hosting i wsparcie.

Koszty bieżące obejmują korzystanie z ekstrakcji, hosting i utrzymanie. Oceniamy je razem z kosztami wdrożenia. Szersze podejście do planowania budżetu opisujemy w artykule Ile naprawdę kosztuje stworzenie funkcji AI.

Inżynierowie, którzy obejmują cały proces

GagarinSoft tworzy integracje AI oraz oprogramowanie w Pythonie, .NET, TypeScript i chmurze. Współpracujesz z inżynierami budującymi cały obieg pracy, w tym interfejs weryfikacji i systemy związane z ekstrakcją.

Tworzymy też własne oprogramowanie, w tym Typeahead for Windows oraz Nano Summarizer for Chrome. Te produkty pokazują nasze doświadczenie w pracy ze sztuczną inteligencją lokalną; wybór wdrożenia do przetwarzania faktur zależy od dokumentów i wymagań.

Pytania o automatyzację faktur

Czy można przetwarzać skany i zdjęcia z telefonu?
Można je uwzględnić w obiegu pracy, ale jakość wpływa na ekstrakcję. Testujemy reprezentatywne dokumenty, a niejasne wyniki kierujemy do weryfikacji, zamiast obiecywać jeden poziom dokładności dla każdego dostawcy i skanu.
Czy musimy wymienić oprogramowanie księgowe?
Zazwyczaj celem jest połączenie z istniejącym systemem. Najpierw sprawdzamy dostępne API lub opcje importu oraz wymagane pola. Jeśli dostęp jest ograniczony, możemy określić zakres eksportu do pliku lub innego sposobu przekazania danych.
Czy pracownicy mogą zatwierdzać faktury przed ich eksportem?
Tak. Możemy przygotować etap weryfikacji, który obejmie dokument, wyodrębnione pola, wyniki walidacji i historię zatwierdzania. Autoryzacja płatności jest odrębnym etapem procesu.
Czy dane z faktur mogą pozostać w naszej infrastrukturze?
Możemy ocenić możliwość wdrożenia w Twoim środowisku. Projekt musi uwzględniać modele ekstrakcji, sprzęt, pamięć masową, dzienniki i każdą używaną usługę zewnętrzną. Wymagania dotyczące prywatności ustalamy przed wyborem dostawców.
Jakich informacji potrzebujecie, aby oszacować projekt?
Na początek podaj miesięczny wolumen dokumentów, ich rodzaje, wymagane pola, obecny proces weryfikacji i system docelowy. Po omówieniu obiegu pracy ustalimy sposób udostępnienia reprezentatywnego zestawu zanonimizowanych próbek.