Quando copiare le fatture diventa un collo di bottiglia

Le fatture dei fornitori arrivano via e-mail, tramite cartelle condivise e scansioni. Qualcuno legge ogni documento, ne inserisce i campi, controlla i totali e decide a quale categoria assegnarlo. Aiutiamo ad automatizzare questo processo quando un connettore contabile già pronto non è adatto alle tue esigenze.

  • Fatture con layout diversi: acquisisci dati dei fornitori, date, valute, importi e voci di dettaglio in un formato coerente.
  • Trasferimento manuale tra sistemi: collega il canale di acquisizione a una schermata di revisione e al tuo software di contabilità, ERP o database.
  • Eccezioni che richiedono l'intervento di una persona: assegna i campi mancanti, le scansioni poco chiare, i possibili duplicati e gli ordini di acquisto non abbinati alla persona giusta.

Il flusso di lavoro che possiamo realizzare per te

  1. Acquisisci. Ricevi i documenti tramite una casella e-mail, una schermata di caricamento o una cartella concordata. Tieni traccia di ogni file per rendere visibili gli errori di elaborazione.
  2. Estrai. Leggi il testo dei documenti e mappa i campi necessari. Prova le opzioni OCR ed estrazione delle fatture sui formati usati dai tuoi fornitori.
  3. Convalida. Controlla i campi obbligatori, i calcoli, le corrispondenze dei fornitori e i possibili duplicati applicando regole esplicite.
  4. Esamina. Mostra il documento originale accanto ai valori estratti. Consenti al personale di correggere i campi e approvare il record.
  5. Esporta. Trasferisci i record approvati al sistema di destinazione, registrane l'esito e gestisci i nuovi tentativi senza creare voci duplicate.

Il sistema di destinazione può essere QuickBooks, Xero, un ERP, Excel o un database personalizzato. Prima di confermare un'integrazione, valutiamo le API o i formati di importazione disponibili. L'approvazione delle fatture e l'autorizzazione dei pagamenti restano decisioni separate.

Inizia dai tuoi documenti e da un sistema di destinazione

Un progetto pilota utile copre un insieme rappresentativo di fatture, i campi richiesti e un percorso completo verso il tuo sistema. Includi documenti difficili oltre a quelli nitidi: foto scattate con il telefono, documenti di più pagine, note di credito e fatture di fornitori con layout poco familiari.

Prima di iniziare, concordiamo come valutare il risultato: accuratezza dei campi, numero di documenti da correggere, tempo dedicato alla revisione di ogni fattura ed esportazioni riuscite. Il progetto pilota si conclude con risultati misurati e una decisione sulla fase successiva.

I risultati del progetto possono includere il flusso operativo di acquisizione ed estrazione, l'interfaccia di revisione, il connettore per il sistema di destinazione, i risultati della valutazione, il codice sorgente, la configurazione e la documentazione per il passaggio di consegne. La proposta specifica quali elementi rientrano nell'ambito del progetto.

Usare un prodotto esistente o aggiungere un'integrazione personalizzata?

Se uno strumento esistente per l'acquisizione delle fatture supporta il tuo sistema contabile e il processo di approvazione, potrebbe essere il punto di partenza migliore. Possiamo sviluppare l'integrazione usando le sue API, senza sostituirlo. Lo sviluppo personalizzato è utile quando servono campi specifici per fornitore, regole interne di abbinamento, un sistema di destinazione insolito o una particolare configurazione di hosting.

La nostra guida all'estrazione dei dati delle fatture spiega i compromessi tra un prodotto già pronto, un'API di estrazione e un flusso di lavoro personalizzato.

Cosa determina l'ambito e il costo

  • Varietà dei documenti: formati, lingue, qualità delle scansioni, numero di pagine e dettagli delle voci.
  • Regole aziendali: abbinamento dei fornitori, rilevamento dei duplicati, controlli fiscali e ruoli di approvazione.
  • Accesso alle integrazioni: API del sistema di destinazione, limiti di importazione, ambiente di test e autenticazione.
  • Requisiti operativi: volume, tempi di elaborazione, conservazione, hosting e assistenza.

I costi di gestione includono l'utilizzo dei servizi di estrazione, l'hosting e la manutenzione. Li valutiamo insieme all'implementazione. Per un quadro di riferimento più ampio sul budget, leggi quanto costa davvero realizzare una funzionalità basata sull'IA.

Ingegneri che lavorano sull'intero processo

GagarinSoft sviluppa integrazioni di IA insieme a software in Python, .NET, TypeScript e per il cloud. Lavorerai con gli ingegneri che realizzano il flusso di lavoro, compresa l'interfaccia di revisione e i sistemi che supportano l'estrazione.

Realizziamo anche software proprietario, tra cui Typeahead per Windows e Nano Summarizer per Chrome. Questi prodotti dimostrano la nostra esperienza con l'IA locale; la scelta della modalità di distribuzione per l'elaborazione delle fatture dipende dai tuoi documenti e dai tuoi requisiti.

Domande sull'automazione delle fatture

Potete elaborare scansioni e foto scattate con il telefono?
Possono essere incluse nel flusso di lavoro, ma la qualità influisce sull'estrazione. Verifichiamo documenti rappresentativi e inviamo i risultati poco chiari alla revisione, anziché promettere un unico livello di accuratezza per ogni fornitore e scansione.
Dobbiamo sostituire il nostro software di contabilità?
Di solito l'obiettivo è collegarsi al sistema esistente. Per prima cosa verifichiamo le API o le opzioni di importazione e i campi richiesti. Se l'accesso è limitato, possiamo definire un file di esportazione o un diverso metodo di trasferimento.
Il personale può approvare le fatture prima che vengano esportate?
Sì. Possiamo realizzare una fase di revisione che mostri il documento, i campi estratti, i risultati delle convalide e la cronologia delle approvazioni. L'autorizzazione al pagamento è una fase separata del processo.
I dati delle fatture possono rimanere nella nostra infrastruttura?
Possiamo valutare una distribuzione all'interno del tuo ambiente. La progettazione deve tenere conto dei modelli di estrazione, dell'hardware, dell'archiviazione, dei log e di tutti i servizi esterni coinvolti. I requisiti di privacy vengono concordati prima di scegliere i provider.
Di quali informazioni avete bisogno per stimare il progetto?
Inizia indicando il volume mensile di documenti, i tipi di documenti, i campi richiesti, il processo di revisione attuale e il sistema di destinazione. Dopo aver discusso il flusso di lavoro, possiamo concordare come condividere un insieme rappresentativo di campioni con dati oscurati.