När kopiering av fakturor blir en flaskhals

Leverantörsfakturor kommer via e-post, delade mappar och skannade dokument. Någon läser varje dokument, registrerar uppgifterna, kontrollerar beloppen och avgör vart det ska skickas. Vi hjälper till att automatisera flödet när en färdig bokföringskoppling inte täcker er process.

  • Fakturor med olika layouter: registrera leverantörsuppgifter, datum, valutor, belopp och radposter i ett enhetligt format.
  • Manuell överföring mellan system: koppla mottagningskanalen till en granskningsvy och ert bokföringsprogram, ERP-system eller er databas.
  • Undantag som behöver hanteras av en person: skicka saknade fält, otydliga skanningar, möjliga dubbletter och omatchade inköpsordrar till rätt medarbetare.

Arbetsflödet vi kan bygga åt er

  1. Samla in. Ta emot dokument från en överenskommen inkorg, uppladdningsvy eller mapp. Spåra varje fil så att misslyckad behandling blir synlig.
  2. Extrahera. Läs dokumenttext och mappa de fält ni behöver. Testa OCR och extraktionsalternativ för fakturor med era leverantörers format.
  3. Validera. Kontrollera obligatoriska fält, beräkningar, leverantörsmatchningar och möjliga dubbletter med tydliga regler.
  4. Granska. Visa källdokumentet bredvid de extraherade värdena. Låt personalen korrigera fält och godkänna posten.
  5. Exportera. Skriv godkända poster till målsystemet, registrera resultatet och hantera nya försök utan att skapa dubbletter.

QuickBooks, Xero, ett ERP-system, Excel eller en anpassad databas kan vara målsystemet. Vi utvärderar tillgängligt API eller importformat innan vi åtar oss en integration. Godkännande av fakturor och betalningsbehörighet förblir separata beslut.

Börja med era dokument och ett målsystem

Ett användbart pilotprojekt omfattar ett representativt urval fakturor, de obligatoriska fälten och ett komplett flöde in i ert system. Ta med svåra dokument såväl som tydliga: mobilfoton, dokument på flera sidor, kreditnotor och leverantörer med ovana layouter.

Innan utvecklingen börjar kommer vi överens om hur resultatet ska bedömas: fältnoggrannhet, hur många dokument som behöver korrigeras, granskningstid per faktura och lyckade exporter. Pilotprojektet avslutas med uppmätta resultat och ett beslut om nästa steg.

Leveransen kan omfatta ett fungerande flöde för mottagning och extraktion, ett granskningsgränssnitt, en koppling till målsystemet, utvärderingsresultat, källkod, konfiguration och överlämningsdokumentation. I offerten anges vilka delar som ingår.

Använd en befintlig produkt eller lägg till en anpassad integration?

Om ett befintligt verktyg för fakturahantering stöder ert bokföringssystem och er godkännandeprocess kan det vara den bästa utgångspunkten. Vi kan bygga vidare på dess API i stället för att ersätta det. Anpassad utveckling blir användbar när ni behöver leverantörsspecifika fält, interna matchningsregler, ett ovanligt målsystem eller en viss driftslösning.

Vår guide om extraktion av fakturauppgifter förklarar avvägningarna mellan en färdig produkt, ett extraktions-API och ett anpassat arbetsflöde.

Vad som avgör omfattning och kostnad

  • Dokumentvariation: format, språk, skanningskvalitet, antal sidor och radposternas detaljnivå.
  • Affärsregler: leverantörsmatchning, dubblettidentifiering, skattekontroller och godkännanderoller.
  • Integrationsåtkomst: API för målsystemet, importbegränsningar, testmiljö och autentisering.
  • Driftkrav: volym, behandlingstid, lagringstid, drift och support.

Löpande kostnader omfattar användning av extraktionstjänster, drift och underhåll. Vi bedömer dem tillsammans med implementationen. Läs mer om den övergripande budgeteringsmodellen i vad det faktiskt kostar att utveckla en AI-funktion.

Ingenjörer som arbetar med hela processen

GagarinSoft bygger AI-integrationer tillsammans med programvara i Python, .NET, TypeScript och molnmiljöer. Du arbetar med ingenjörerna som bygger arbetsflödet, inklusive granskningsgränssnittet och systemen runt extraktionen.

Vi utvecklar också egna programvaror, bland annat Typeahead för Windows och Nano Summarizer för Chrome. De produkterna visar vår erfarenhet av lokal AI; valet av driftsättning för fakturahantering beror på era dokument och krav.

Frågor om fakturaautomatisering

Kan ni hantera skannade dokument och mobilfoton?
De kan ingå i arbetsflödet, men kvaliteten påverkar extraktionen. Vi testar representativa dokument och skickar oklara resultat till granskning i stället för att utlova en och samma noggrannhet för alla leverantörer och skanningar.
Behöver vi byta ut vårt bokföringsprogram?
Vanligtvis är målet att ansluta till ert befintliga system. Först kontrollerar vi dess API eller importalternativ och vilka fält det kräver. Om åtkomsten är begränsad kan vi avgränsa en exportfil eller en annan överföringsmetod.
Kan personalen godkänna fakturor innan de exporteras?
Ja. Vi kan bygga ett granskningssteg med dokumentet, extraherade fält, valideringsresultat och godkännandehistorik. Betalningsbehörighet är en separat del av processen.
Kan fakturauppgifterna stanna i vår infrastruktur?
Vi kan utvärdera en driftsättning i er miljö. Utformningen måste ta hänsyn till extraktionsmodeller, maskinvara, lagring, loggar och alla externa tjänster som ingår. Integritetskraven fastställs innan leverantörer väljs.
Vad behöver ni för att uppskatta projektet?
Börja med den månatliga dokumentvolymen, dokumenttyperna, obligatoriska fälten, den nuvarande granskningsprocessen och målsystemet. När vi har diskuterat arbetsflödet kan vi komma överens om hur ni delar ett representativt urval avidentifierade dokument.