Wenn das Abtippen von Rechnungen zum Engpass wird

Lieferantenrechnungen gehen per E-Mail, über gemeinsame Ordner und als Scans ein. Jemand liest jedes Dokument, trägt die Felder ein, prüft die Summen und entscheidet, wohin es gehört. Wir helfen dabei, diesen Ablauf zu automatisieren, wenn ein fertiger Buchhaltungs-Connector Ihren Prozess nicht abdeckt.

  • Rechnungen in unterschiedlichen Layouts: Lieferantendaten, Datumsangaben, Währungen, Beträge und Positionen in einem einheitlichen Format erfassen.
  • Manuelle Übertragung zwischen Systemen: Den Eingangskanal mit einer Prüfoberfläche und Ihrer Buchhaltungssoftware, Ihrem ERP-System oder Ihrer Datenbank verbinden.
  • Ausnahmen, die menschliche Prüfung erfordern: Fehlende Felder, unklare Scans, mögliche Duplikate und nicht zugeordnete Bestellungen an die zuständigen Mitarbeitenden weiterleiten.

Den Workflow, den wir für Sie entwickeln können

  1. Erfassen. Dokumente über ein vereinbartes Postfach, einen Upload-Bildschirm oder einen Ordner empfangen. Jede Datei nachverfolgen, damit fehlgeschlagene Verarbeitungsvorgänge sichtbar sind.
  2. Extrahieren. Dokumenttext auslesen und die benötigten Felder zuordnen. OCR- und Extraktionsoptionen für Rechnungen mit Ihren Lieferantenformaten testen.
  3. Validieren. Erforderliche Felder, Berechnungen, Lieferantenzuordnungen und mögliche Duplikate anhand klar definierter Regeln prüfen.
  4. Prüfen. Das Quelldokument neben den extrahierten Werten anzeigen. Mitarbeitende können Felder korrigieren und den Datensatz freigeben.
  5. Exportieren. Freigegebene Datensätze an das Zielsystem übermitteln, das Ergebnis protokollieren und Wiederholungsversuche ermöglichen, ohne doppelte Einträge zu erzeugen.

QuickBooks, Xero, ein ERP-System, Excel oder eine individuelle Datenbank können als Zielsystem dienen. Bevor wir eine Integration zusagen, prüfen wir die verfügbare API oder das Importformat. Rechnungsfreigabe und Zahlungsautorisierung bleiben getrennte Entscheidungen.

Beginnen Sie mit Ihren Dokumenten und einem Zielsystem

Ein sinnvoller Pilotversuch umfasst eine repräsentative Auswahl von Rechnungen, die erforderlichen Felder und einen vollständigen Übertragungsweg in Ihr System. Berücksichtigen Sie neben gut lesbaren Dokumenten auch schwierige Fälle: Handyfotos, mehrseitige Dokumente, Gutschriften und Lieferanten mit ungewohnten Layouts.

Vor der Entwicklung vereinbaren wir, wie das Ergebnis bewertet wird: Feldgenauigkeit, Anzahl der korrekturbedürftigen Dokumente, Prüfzeit pro Rechnung und erfolgreiche Exporte. Der Pilotversuch endet mit gemessenen Ergebnissen und einer Entscheidung über die nächste Phase.

Zu den möglichen Ergebnissen gehören ein funktionsfähiger Ablauf für Eingang und Extraktion, eine Prüfoberfläche, ein Connector zum Zielsystem, Auswertungsergebnisse, Quellcode, Konfiguration und Übergabedokumentation. Im Angebot wird genau festgelegt, welche davon zum Leistungsumfang gehören.

Ein bestehendes Produkt nutzen oder eine individuelle Integration ergänzen?

Wenn ein bestehendes Tool zur Rechnungserfassung Ihr Buchhaltungssystem und Ihren Freigabeprozess unterstützt, kann es der beste Ausgangspunkt sein. Wir können es über seine API erweitern, statt es zu ersetzen. Individuelle Entwicklung ist sinnvoll, wenn Sie lieferantenspezifische Felder, interne Zuordnungsregeln, ein ungewöhnliches Zielsystem oder eine bestimmte Hosting-Lösung benötigen.

Unser Leitfaden zur Extraktion von Rechnungsdaten erläutert die Vor- und Nachteile eines fertigen Produkts, einer Extraktions-API und eines individuellen Workflows.

Was Umfang und Kosten bestimmt

  • Dokumentenvielfalt: Formate, Sprachen, Scanqualität, Seitenanzahl und Positionsdetails.
  • Geschäftsregeln: Lieferantenzuordnung, Duplikaterkennung, Steuerprüfungen und Freigaberollen.
  • Integrationszugang: API des Zielsystems, Importbeschränkungen, Sandbox und Authentifizierung.
  • Betriebsanforderungen: Volumen, Verarbeitungszeit, Aufbewahrung, Hosting und Support.

Zu den laufenden Kosten zählen Extraktionsnutzung, Hosting und Wartung. Wir berücksichtigen diese gemeinsam mit den Umsetzungskosten. Den umfassenderen Rahmen für die Budgetplanung finden Sie unter Was die Entwicklung eines KI-Features tatsächlich kostet.

Ingenieurinnen und Ingenieure für den gesamten Prozess

GagarinSoft entwickelt KI-Integrationen und arbeitet zugleich mit Python, .NET, TypeScript und Cloud-Software. Sie arbeiten direkt mit den Ingenieurinnen und Ingenieuren zusammen, die den Workflow entwickeln – einschließlich der Prüfoberfläche und der Systeme rund um die Extraktion.

Wir entwickeln auch eigene Software, darunter Typeahead für Windows und Nano Summarizer für Chrome. Diese Produkte zeigen unsere Erfahrung mit lokaler KI. Welche Bereitstellungsoption sich für die Rechnungsverarbeitung eignet, hängt von Ihren Dokumenten und Anforderungen ab.

Fragen zur Rechnungsautomatisierung

Können Sie Scans und Handyfotos verarbeiten?
Sie können in den Workflow einbezogen werden, doch die Qualität beeinflusst die Extraktion. Wir testen repräsentative Dokumente und leiten unklare Ergebnisse zur Prüfung weiter, statt für alle Lieferanten und Scans einen einheitlichen Genauigkeitswert zu versprechen.
Müssen wir unsere Buchhaltungssoftware ersetzen?
In der Regel geht es darum, Ihr bestehendes System anzubinden. Zunächst prüfen wir dessen API oder Importoptionen und die erforderlichen Felder. Ist der Zugriff eingeschränkt, können wir eine Exportdatei oder eine andere Übergabeform planen.
Können Mitarbeitende Rechnungen freigeben, bevor sie exportiert werden?
Ja. Wir können einen Prüfschritt einrichten, der das Dokument, die extrahierten Felder, Validierungsergebnisse und den Freigabeverlauf anzeigt. Die Zahlungsfreigabe ist ein separater Prozessschritt.
Können Rechnungsdaten in unserer Infrastruktur bleiben?
Wir können eine Bereitstellung in Ihrer Umgebung prüfen. Beim Entwurf müssen Extraktionsmodelle, Hardware, Speicher, Protokolle und alle beteiligten externen Dienste berücksichtigt werden. Datenschutzanforderungen werden vereinbart, bevor Anbieter ausgewählt werden.
Was benötigen Sie, um das Projekt einzuschätzen?
Beginnen Sie mit Ihrem monatlichen Dokumentenvolumen, den Dokumenttypen, erforderlichen Feldern, dem aktuellen Prüfprozess und dem Zielsystem. Nach einem Gespräch über den Workflow können wir vereinbaren, wie Sie eine repräsentative Auswahl redigierter Beispiele bereitstellen.