Когда перенос данных из счетов вручную становится узким местом

Счета поставщиков поступают по электронной почте, в общие папки и в виде сканов. Сотрудник читает каждый документ, вносит данные, проверяет суммы и определяет, куда его направить. Мы помогаем автоматизировать этот процесс, если готовый коннектор для бухгалтерской системы не поддерживает ваши рабочие процессы.

  • Счета в разных форматах: собирайте данные о поставщиках, датах, валютах, суммах и позициях в едином формате.
  • Ручной перенос данных между системами: свяжите канал приема документов с экраном проверки и бухгалтерской программой, ERP-системой или базой данных.
  • Исключения, требующие участия сотрудника: направляйте нужному сотруднику документы с пропущенными полями, нечеткими сканами, возможными дубликатами или несопоставленными заказами на закупку.

Рабочий процесс, который мы можем для вас создать

  1. Сбор. Получайте документы через согласованный почтовый ящик, форму загрузки или папку. Отслеживайте каждый файл, чтобы видеть сбои обработки.
  2. Извлечение данных. Распознавайте текст документов и сопоставляйте его с нужными полями. Тестируйте варианты OCR и извлечения данных из счетов на форматах ваших поставщиков.
  3. Проверка. Проверяйте обязательные поля, арифметику, соответствие поставщиков и возможные дубликаты по четким правилам.
  4. Проверка сотрудником. Показывайте исходный документ рядом с извлеченными значениями. Дайте сотрудникам возможность исправлять поля и одобрять запись.
  5. Экспорт. Передавайте одобренные записи в систему назначения, фиксируйте результат и обрабатывайте повторные попытки без создания дубликатов.

Системой назначения может быть QuickBooks, Xero, ERP-система, Excel или пользовательская база данных. Прежде чем подтвердить интеграцию, мы оцениваем доступный API или формат импорта. Согласование счета и авторизация платежа остаются отдельными решениями.

Начните с ваших документов и одной системы назначения

Для полезного пилотного проекта нужна репрезентативная выборка счетов, список необходимых полей и один полный маршрут передачи данных в вашу систему. Включите как простые, так и сложные документы: фотографии с телефона, многостраничные документы, кредит-ноты и счета поставщиков с незнакомым оформлением.

До начала разработки мы согласуем критерии оценки результата: точность по полям, количество документов, требующих исправления, время проверки каждого счета и успешность экспорта. По итогам пилота вы получите измеренные результаты и сможете решить, что делать дальше.

В состав работ могут входить готовый процесс приема документов и извлечения данных, интерфейс проверки, коннектор к системе назначения, результаты оценки, исходный код, конфигурация и документация для передачи проекта. В предложении будет указано, какие из этих пунктов входят в объем работ.

Использовать готовый продукт или добавить индивидуальную интеграцию?

Если существующий инструмент для обработки счетов поддерживает вашу бухгалтерскую систему и процесс согласования, с него может быть лучше начать. Мы можем использовать его API вместо замены продукта. Индивидуальная разработка полезна, когда нужны поля для конкретных поставщиков, внутренние правила сопоставления, нестандартная система назначения или определенная конфигурация хостинга.

В нашем руководстве по извлечению данных из счетов рассматриваются компромиссы между готовым продуктом, API для извлечения данных и индивидуальным рабочим процессом.

Что определяет объем и стоимость работ

  • Разнообразие документов: форматы, языки, качество сканов, количество страниц и подробность данных по позициям.
  • Бизнес-правила: сопоставление поставщиков, поиск дубликатов, проверка налогов и роли при согласовании.
  • Доступ к интеграции: API системы назначения, ограничения импорта, тестовая среда и аутентификация.
  • Требования к эксплуатации: объем, время обработки, сроки хранения, хостинг и поддержка.

Текущие расходы включают использование сервисов извлечения данных, хостинг и обслуживание. Мы оцениваем их вместе со стоимостью внедрения. Чтобы узнать о более широком подходе к планированию бюджета, прочитайте сколько на самом деле стоит разработка функции на базе ИИ.

Инженеры, которые работают над всем процессом

GagarinSoft разрабатывает интеграции ИИ и программное обеспечение на Python, .NET, TypeScript и для облачных платформ. Вы работаете с инженерами, которые создают рабочий процесс, включая интерфейс проверки и системы, связанные с извлечением данных.

Мы также выпускаем собственные продукты, в том числе Typeahead for Windows и Nano Summarizer for Chrome. Эти продукты демонстрируют наш опыт работы с локальным ИИ; выбор способа развертывания для обработки счетов зависит от ваших документов и требований.

Вопросы об автоматизации обработки счетов

Можно ли обрабатывать сканы и фотографии с телефона?
Их можно включить в рабочий процесс, но качество влияет на извлечение данных. Мы тестируем репрезентативные документы и направляем неясные результаты на проверку, а не обещаем единый показатель точности для счетов всех поставщиков и сканов любого качества.
Нужно ли менять бухгалтерское программное обеспечение?
Обычно задача — подключиться к вашей существующей системе. Сначала мы проверяем доступные API или способы импорта и необходимые поля. Если доступ ограничен, можно предусмотреть файл экспорта или другой способ передачи данных.
Могут ли сотрудники одобрять счета до их экспорта?
Да. Мы можем создать этап проверки, где будут доступны документ, извлеченные поля, результаты валидации и история согласования. Авторизация платежа — отдельная часть процесса.
Могут ли данные счетов оставаться в нашей инфраструктуре?
Мы можем оценить возможность развертывания в вашей среде. При проектировании нужно учесть модели извлечения данных, оборудование, хранилище, журналы и все используемые внешние сервисы. Требования к конфиденциальности согласуются до выбора провайдеров.
Что нужно для оценки проекта?
Для начала укажите ежемесячный объем документов, их типы, необходимые поля, текущий процесс проверки и систему назначения. Обсудив рабочий процесс, мы согласуем, как передать репрезентативную выборку обезличенных примеров.