Když se přepisování faktur stane úzkým hrdlem

Dodavatelské faktury přicházejí e-mailem, do sdílených složek i jako skeny. Někdo každý dokument přečte, zadá jeho údaje, zkontroluje součty a rozhodne, kam patří. Pomáháme automatizovat tento postup, pokud hotový konektor účetního systému nedokáže pokrýt váš proces.

  • Faktury v různých formátech: zachycujte údaje o dodavatelích, datech, měnách, částkách a položkách v jednotném formátu.
  • Ruční přenos mezi systémy: propojte kanál příjmu s obrazovkou pro kontrolu a účetním softwarem, systémem ERP nebo databází.
  • Výjimky vyžadující zásah člověka: předávejte chybějící údaje, nečitelné skeny, možné duplicity a nespárované objednávky správnému zaměstnanci.

Pracovní postup, který pro vás můžeme vytvořit

  1. Shromáždění. Přijímejte dokumenty z dohodnuté e-mailové schránky, přes obrazovku pro nahrávání nebo ze složky. Sledujte každý soubor, aby bylo zřejmé, když se jeho zpracování nezdaří.
  2. Extrakce. Přečtěte text dokumentu a namapujte potřebná pole. Otestujte možnosti OCR a extrakce faktur na formátech používaných vašimi dodavateli.
  3. Validace. Pomocí jasně stanovených pravidel kontrolujte povinná pole, výpočty, shodu dodavatele a možné duplicity.
  4. Kontrola. Zobrazte zdrojový dokument vedle extrahovaných hodnot. Umožněte zaměstnancům opravit pole a schválit záznam.
  5. Export. Zapisujte schválené záznamy do cílového systému, zaznamenávejte výsledek a při opakování přenosu zabraňte vytváření duplicitních záznamů.

Cílovým systémem může být QuickBooks, Xero, ERP, Excel nebo vlastní databáze. Než se zavážeme k integraci, posoudíme dostupné API nebo formát importu. Schválení faktury a autorizace platby zůstávají samostatnými rozhodnutími.

Začněte svými dokumenty a jedním cílovým systémem

Užitečný pilotní projekt zahrnuje reprezentativní sadu faktur, požadovaná pole a kompletní cestu do vašeho systému. Zahrňte i obtížné dokumenty, nejen kvalitní: fotografie z telefonu, vícestránkové dokumenty, dobropisy a faktury od dodavatelů s neznámým formátem.

Ještě před vývojem se dohodneme, jak výsledek vyhodnotit: přesnost polí, počet dokumentů vyžadujících opravu, čas strávený kontrolou každé faktury a úspěšnost exportu. Pilotní projekt končí naměřenými výsledky a rozhodnutím o další fázi.

Výstupy mohou zahrnovat funkční proces příjmu a extrakce, rozhraní pro kontrolu, konektor do cílového systému, výsledky vyhodnocení, zdrojový kód, konfiguraci a dokumentaci k předání. V nabídce bude upřesněno, které z nich jsou součástí rozsahu.

Použít stávající produkt, nebo přidat vlastní integraci?

Pokud stávající nástroj pro zpracování faktur podporuje váš účetní systém a proces schvalování, může být nejlepším začátkem. Můžeme jej rozšířit pomocí jeho API, místo abychom ho nahrazovali. Vlastní vývoj se hodí, když potřebujete pole specifická pro dodavatele, interní pravidla párování, neobvyklý cílový systém nebo konkrétní způsob hostingu.

Náš průvodce extrakcí údajů z faktur vysvětluje rozdíly mezi hotovým produktem, extrakčním API a vlastním pracovním postupem.

Co ovlivňuje rozsah a cenu

  • Rozmanitost dokumentů: formáty, jazyky, kvalita skenů, počet stran a podrobnost položek.
  • Obchodní pravidla: párování dodavatelů, detekce duplicit, kontroly daní a role při schvalování.
  • Přístup k integraci: API cílového systému, omezení importu, testovací prostředí a ověřování.
  • Provozní požadavky: objem, rychlost zpracování, uchovávání, hosting a podpora.

Provozní náklady zahrnují využití extrakce, hosting a údržbu. Posuzujeme je společně s implementací. Širší rámec pro sestavení rozpočtu najdete v článku Kolik skutečně stojí vytvoření funkce AI.

Inženýři, kteří se věnují celému procesu

GagarinSoft vytváří integrace AI společně se softwarem v jazycích Python, .NET a TypeScript i s cloudovým softwarem. Spolupracujete s inženýry, kteří vytvářejí celý pracovní postup včetně rozhraní pro kontrolu a systémů souvisejících s extrakcí.

Vydáváme také vlastní software, například Typeahead pro Windows a Nano Summarizer pro Chrome. Tyto produkty dokládají naše zkušenosti s lokální AI; způsob nasazení pro zpracování faktur závisí na vašich dokumentech a požadavcích.

Otázky k automatizaci faktur

Umíte zpracovat skeny a fotografie z telefonu?
Lze je zahrnout do pracovního postupu, kvalita však ovlivňuje extrakci. Testujeme reprezentativní dokumenty a nejasné výsledky předáváme ke kontrole, místo abychom slibovali jednu míru přesnosti pro každého dodavatele a každý sken.
Musíme vyměnit účetní software?
Obvykle je cílem propojit stávající systém. Nejprve ověříme jeho API nebo možnosti importu a požadovaná pole. Pokud je přístup omezený, můžeme navrhnout exportní soubor nebo jiný způsob předání.
Mohou zaměstnanci faktury schválit před jejich exportem?
Ano. Můžeme vytvořit krok kontroly, který zobrazí dokument, extrahovaná pole, výsledky validace a historii schválení. Autorizace platby je samostatnou částí procesu.
Mohou údaje z faktur zůstat v naší infrastruktuře?
Můžeme posoudit nasazení ve vašem prostředí. Návrh musí zohlednit extrakční modely, hardware, úložiště, protokoly i všechny zapojené externí služby. Požadavky na ochranu soukromí si ujasníme před výběrem poskytovatelů.
Co potřebujete k odhadu projektu?
Začněte měsíčním objemem dokumentů, jejich typy, požadovanými poli, současným procesem kontroly a cílovým systémem. Po projednání pracovního postupu se můžeme domluvit na sdílení reprezentativní sady anonymizovaných vzorků.