عندما يصبح نسخ الفواتير عائقًا
تصل فواتير المورّدين عبر البريد الإلكتروني والمجلدات المشتركة والنسخ الممسوحة ضوئيًا. يقرأ أحدهم كل مستند ويدخل حقوله ويتحقق من الإجماليات ويحدد وجهته. نساعد على أتمتة هذا المسار عندما لا يغطي موصل محاسبي جاهز العملية لديكم.
- الفواتير بتصميمات مختلفة: التقاط تفاصيل المورّدين والتواريخ والعملات والمبالغ وبنود الفاتورة بتنسيق موحّد.
- النقل اليدوي بين الأنظمة: ربط قناة الاستلام بشاشة مراجعة وبرنامج المحاسبة أو نظام ERP أو قاعدة البيانات لديكم.
- استثناءات تحتاج إلى تدخل شخص: إحالة الحقول الناقصة والنسخ غير الواضحة والمستندات التي يُحتمل تكرارها وأوامر الشراء غير المطابقة إلى الموظف المناسب.
سير العمل الذي يمكننا إنشاؤه لكم
- الاستلام. استلام المستندات من صندوق بريد أو شاشة رفع أو مجلد متفق عليه. تتبّع كل ملف لضمان ظهور حالات فشل المعالجة.
- الاستخراج. قراءة نص المستند وربط الحقول التي تحتاجون إليها. اختبار خيارات التعرّف الضوئي على الحروف (OCR) واستخراج بيانات الفواتير على تنسيقات فواتير مورّديكم.
- التحقق. التحقق من الحقول المطلوبة والعمليات الحسابية ومطابقة المورّدين والمستندات التي يُحتمل تكرارها باستخدام قواعد واضحة.
- المراجعة. عرض المستند الأصلي بجانب القيم المستخرجة. تمكين الموظفين من تصحيح الحقول واعتماد السجل.
- التصدير. إرسال السجلات المعتمدة إلى النظام المستهدف، وتسجيل النتيجة ومعالجة محاولات الإعادة دون إنشاء إدخالات مكررة.
يمكن أن تكون الوجهة QuickBooks أو Xero أو نظام ERP أو Excel أو قاعدة بيانات مخصصة. نقيّم واجهة API المتاحة أو تنسيق الاستيراد قبل الالتزام بالتكامل. يظل اعتماد الفاتورة وتفويض الدفع قرارين منفصلين.
ابدأ بمستنداتك ووجهة واحدة
يشمل المشروع التجريبي المفيد مجموعة ممثلة من الفواتير والحقول المطلوبة ومسارًا كاملًا واحدًا إلى نظامك. أدرج المستندات الصعبة إلى جانب الواضحة، مثل صور الهاتف والملفات متعددة الصفحات والإشعارات الدائنة وفواتير المورّدين ذوي التصميمات غير المألوفة.
قبل بدء التطوير، نتفق على كيفية تقييم النتيجة: دقة الحقول، وعدد المستندات التي تحتاج إلى تصحيح، والوقت المستغرق لمراجعة كل فاتورة، ونجاح عمليات التصدير. ينتهي المشروع التجريبي بنتائج مقاسة وقرار بشأن المرحلة التالية.
قد تشمل المخرجات مسارًا فعليًا للاستلام والاستخراج، وواجهة للمراجعة، وموصلًا للنظام المستهدف، ونتائج التقييم، والشفرة المصدرية، والإعدادات، ووثائق التسليم. يوضح المقترح العناصر المشمولة في النطاق.
استخدام منتج جاهز أم إضافة تكامل مخصص؟
إذا كانت أداة جاهزة لالتقاط بيانات الفواتير تدعم نظام المحاسبة وعملية الموافقة لديكم، فقد تكون أفضل نقطة للبدء. يمكننا تطوير التكامل باستخدام واجهة API الخاصة بها بدلًا من استبدالها. ويصبح التطوير المخصص مفيدًا عند الحاجة إلى حقول خاصة بمورّدين بعينهم أو قواعد مطابقة داخلية أو وجهة غير معتادة أو ترتيب استضافة محدد.
يوضح دليلنا لاستخراج بيانات الفواتير المفاضلة بين منتج جاهز وواجهة API للاستخراج وسير عمل مخصص.
العوامل التي تحدد النطاق والتكلفة
- تنوع المستندات: التنسيقات واللغات وجودة النسخ الممسوحة وعدد الصفحات وتفاصيل بنود الفاتورة.
- قواعد العمل: مطابقة المورّدين واكتشاف التكرار والتحقق من الضرائب وأدوار الموافقة.
- إمكانية الوصول إلى التكامل: واجهة API للنظام المستهدف وقيود الاستيراد والبيئة التجريبية والمصادقة.
- متطلبات التشغيل: الحجم ووقت المعالجة والاحتفاظ بالبيانات والاستضافة والدعم.
تشمل تكاليف التشغيل استخدام الاستخراج والاستضافة والصيانة. نقيّمها إلى جانب التنفيذ. للاطلاع على إطار أوسع لإعداد الميزانية، اقرأ التكلفة الفعلية لتطوير ميزة ذكاء اصطناعي.
مهندسون يعملون على العملية بأكملها
تطوّر GagarinSoft تكاملات الذكاء الاصطناعي إلى جانب برمجيات Python و.NET وTypeScript والحوسبة السحابية. ستعمل مع المهندسين الذين يطوّرون سير العمل، بما يشمل واجهة المراجعة والأنظمة المحيطة بالاستخراج.
كما نطوّر برامجنا الخاصة، ومنها Typeahead لنظام Windows و Nano Summarizer لمتصفح Chrome. تُظهر هذه المنتجات خبرتنا في الذكاء الاصطناعي المحلي؛ أما خيار النشر لمعالجة الفواتير فيعتمد على مستنداتكم ومتطلباتكم.