जब इनवॉइस की नकल करना काम में बाधा बनने लगे
सप्लायर के इनवॉइस ईमेल, साझा फ़ोल्डर और स्कैन के ज़रिए आते हैं। कोई व्यक्ति हर दस्तावेज़ पढ़ता है, उसके फ़ील्ड दर्ज करता है, कुल राशि जाँचता है और तय करता है कि उसे कहाँ रखना है। जब तैयार अकाउंटिंग कनेक्टर आपकी प्रक्रिया के लिए पर्याप्त न हो, तो हम इस काम को स्वचालित करने में मदद करते हैं।
- अलग-अलग लेआउट वाले इनवॉइस: सप्लायर की जानकारी, तारीखें, मुद्राएँ, राशियाँ और लाइन आइटम एक समान फ़ॉर्मैट में दर्ज करें।
- सिस्टमों के बीच मैन्युअल डेटा ट्रांसफ़र: दस्तावेज़ प्राप्त करने के माध्यम को समीक्षा स्क्रीन और अपने अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर, ERP या डेटाबेस से जोड़ें।
- ऐसे अपवाद जिनमें किसी व्यक्ति की ज़रूरत हो: गायब फ़ील्ड, अस्पष्ट स्कैन, संभावित डुप्लिकेट और मेल न खाने वाले खरीद ऑर्डर सही कर्मचारी तक पहुँचाएँ।
आपके लिए बनाया जा सकने वाला वर्कफ़्लो
- इकट्ठा करें। दस्तावेज़ सहमत मेलबॉक्स, अपलोड स्क्रीन या फ़ोल्डर से प्राप्त करें। हर फ़ाइल को ट्रैक करें, ताकि प्रोसेसिंग की विफलता दिखाई दे।
- डेटा निकालें। दस्तावेज़ का टेक्स्ट पढ़ें और ज़रूरी फ़ील्ड मैप करें। अपने सप्लायर के फ़ॉर्मैट पर इनवॉइस OCR और डेटा निकालने के विकल्पों का परीक्षण करें।
- सत्यापित करें। स्पष्ट नियमों का इस्तेमाल करके ज़रूरी फ़ील्ड, गणना, सप्लायर का मिलान और संभावित डुप्लिकेट जाँचें।
- समीक्षा करें। स्रोत दस्तावेज़ के साथ निकाले गए मान दिखाएँ। कर्मचारियों को फ़ील्ड सुधारने और रिकॉर्ड मंज़ूर करने दें।
- एक्सपोर्ट करें। मंज़ूर किए गए रिकॉर्ड गंतव्य पर भेजें, नतीजा दर्ज करें और दोबारा प्रयास इस तरह संभालें कि डुप्लिकेट एंट्री न बनें।
QuickBooks, Xero, ERP, Excel या कस्टम डेटाबेस गंतव्य हो सकता है। इंटीग्रेशन की प्रतिबद्धता देने से पहले हम उपलब्ध API या इंपोर्ट फ़ॉर्मैट का आकलन करते हैं। इनवॉइस का अनुमोदन और भुगतान की अनुमति देना अलग-अलग फ़ैसले हैं।
अपने दस्तावेज़ों और एक गंतव्य से शुरुआत करें
एक उपयोगी पायलट में इनवॉइस का प्रतिनिधि सेट, ज़रूरी फ़ील्ड और आपके सिस्टम तक पहुँचने का एक पूरा रास्ता शामिल होता है। साफ़ दस्तावेज़ों के साथ मुश्किल दस्तावेज़ भी शामिल करें: फ़ोन से ली गई तस्वीरें, कई पन्नों वाले दस्तावेज़, क्रेडिट नोट और अपरिचित लेआउट वाले सप्लायर।
निर्माण से पहले हम नतीजे परखने का तरीका तय करते हैं: फ़ील्ड की सटीकता, कितने दस्तावेज़ों में सुधार चाहिए, हर इनवॉइस की समीक्षा में लगा समय और सफल एक्सपोर्ट। पायलट मापे गए नतीजों और अगले चरण के फ़ैसले के साथ पूरा होता है।
डिलिवरेबल में दस्तावेज़ प्राप्त करने और डेटा निकालने का चालू फ़्लो, समीक्षा इंटरफ़ेस, गंतव्य कनेक्टर, मूल्यांकन के नतीजे, सोर्स कोड, कॉन्फ़िगरेशन और हैंडओवर दस्तावेज़ शामिल हो सकते हैं। प्रस्ताव में स्पष्ट होगा कि इनमें से क्या काम के दायरे में है।
मौजूदा उत्पाद इस्तेमाल करें या कस्टम इंटीग्रेशन जोड़ें?
अगर कोई मौजूदा इनवॉइस कैप्चर टूल आपके अकाउंटिंग सिस्टम और अनुमोदन प्रक्रिया को सपोर्ट करता है, तो वह शुरुआत के लिए सबसे अच्छा विकल्प हो सकता है। उसे बदलने के बजाय हम उसके API के आधार पर काम बना सकते हैं। सप्लायर-विशिष्ट फ़ील्ड, आंतरिक मिलान नियम, असामान्य गंतव्य या खास होस्टिंग व्यवस्था की ज़रूरत हो, तो कस्टम विकास उपयोगी होता है।
हमारी इनवॉइस डेटा निकालने की मार्गदर्शिका तैयार उत्पाद, डेटा निकालने वाले API और कस्टम वर्कफ़्लो के बीच के फ़ायदों और नुकसानों की व्याख्या करती है।
परियोजना का दायरा और लागत किन बातों पर निर्भर करते हैं
- दस्तावेज़ों की विविधता: फ़ॉर्मैट, भाषाएँ, स्कैन की गुणवत्ता, पन्नों की संख्या और लाइन आइटम का विवरण।
- व्यावसायिक नियम: सप्लायर का मिलान, डुप्लिकेट की पहचान, टैक्स जाँच और अनुमोदन की भूमिकाएँ।
- इंटीग्रेशन की पहुँच: गंतव्य API, इंपोर्ट की सीमाएँ, सैंडबॉक्स और प्रमाणीकरण।
- संचालन संबंधी ज़रूरतें: मात्रा, प्रोसेसिंग समय, डेटा रखने की अवधि, होस्टिंग और सहायता।
संचालन की लागत में डेटा निकालने का उपयोग, होस्टिंग और रखरखाव शामिल हैं। हम कार्यान्वयन के साथ-साथ इनका भी आकलन करते हैं। व्यापक बजट योजना के लिए पढ़ें: AI फ़ीचर बनाने की वास्तविक लागत.
पूरी प्रक्रिया पर काम करने वाले इंजीनियर
GagarinSoft AI इंटीग्रेशन के साथ Python, .NET, TypeScript और क्लाउड सॉफ़्टवेयर भी बनाता है। आप उन इंजीनियरों के साथ काम करते हैं जो वर्कफ़्लो बना रहे हैं—समीक्षा इंटरफ़ेस और डेटा निकालने के आसपास के सिस्टम सहित।
हम अपना सॉफ़्टवेयर भी जारी करते हैं, जिसमें शामिल हैं Windows के लिए Typeahead और Chrome के लिए Nano Summarizer। ये उत्पाद स्थानीय AI के साथ हमारे अनुभव को दिखाते हैं; इनवॉइस प्रोसेसिंग के लिए डिप्लॉयमेंट का विकल्प आपके दस्तावेज़ों और ज़रूरतों पर निर्भर करता है।