請求書の転記がボトルネックになるとき
仕入先の請求書は、メール、共有フォルダー、スキャンで届きます。担当者が書類を読み、項目を入力し、合計を確認して、分類先を決めます。既製の会計コネクターでは業務プロセスをカバーできない場合、この作業経路の自動化を支援します。
- さまざまなレイアウトの請求書： 仕入先情報、日付、通貨、金額、明細を一貫した形式で取り込みます。
- システム間の手作業による転記： 取り込み経路を確認画面と、会計ソフト、ERP、データベースにつなぎます。
- 人による対応が必要な例外： 必須項目の欠落、不鮮明なスキャン、重複の可能性、発注書との不一致を適切な担当者に回します。
構築できるワークフロー
- 取り込む。 合意したメールボックス、アップロード画面、フォルダーから書類を受け取ります。各ファイルを追跡し、処理に失敗した場合に把握できるようにします。
- 抽出する。 書類のテキストを読み取り、必要なフィールドに割り当てます。仕入先ごとの書式で、請求書OCRと抽出方法をテストします。
- 検証する。 明示的なルールを使って、必須項目、計算、仕入先の照合、重複の可能性を確認します。
- 確認する。 元の書類と抽出値を並べて表示します。スタッフがフィールドを修正し、レコードを承認できるようにします。
- エクスポートする。 承認済みレコードを出力先に書き込み、結果を記録します。再試行しても重複レコードが作成されないようにします。
QuickBooks、Xero、ERP、Excel、カスタムデータベースを出力先にできます。連携を確約する前に、利用可能なAPIまたはインポート形式を評価します。請求書の承認と支払いの承認は、それぞれ別の判断です。
書類と出力先1つから始める
有用なパイロットでは、代表的な請求書一式、必要なフィールド、システムへの一連の処理経路1つを対象にします。きれいな書類だけでなく、スマートフォンで撮影した写真、複数ページ、クレジットノート、見慣れないレイアウトの仕入先など、難しい書類も含めます。
構築前に、フィールドの精度、修正が必要な書類の数、請求書1件あたりの確認時間、エクスポートの成功率など、結果の評価方法を合意します。パイロット終了時に測定結果を確認し、次の段階に進むか判断します。
成果物には、稼働する取り込み・抽出フロー、確認画面、出力先コネクター、評価結果、ソースコード、設定、引き継ぎ用ドキュメントなどを含められます。どの項目が対象範囲に含まれるかは提案書に明記します。
既存製品を使うか、カスタム連携を追加するか
既存の請求書処理ツールが会計システムと承認プロセスに対応しているなら、それが最適な出発点かもしれません。置き換えるのではなく、そのAPIを利用して連携できます。仕入先固有のフィールド、社内の照合ルール、特殊な出力先、特定のホスティング構成が必要な場合は、カスタム開発が有効です。
こちらの 請求書データ抽出ガイド では、既製品、抽出API、カスタムワークフローの選択肢とトレードオフを解説しています。
プロジェクトの範囲と費用を左右する要素
- 書類の種類： 形式、言語、スキャン画質、ページ数、明細の詳細さ。
- 業務ルール： 仕入先の照合、重複検出、税額チェック、承認担当者。
- 連携へのアクセス： 出力先API、インポートの制限、サンドボックス、認証。
- 運用要件： 処理量、処理時間、データ保持、ホスティング、サポート。
運用コストには、抽出処理の利用料、ホスティング、保守が含まれます。導入費用と合わせて評価します。全般的な予算の考え方については、こちらをご覧ください。 AI機能の実際の開発費用.
プロセス全体に携わるエンジニア
GagarinSoftは、Python、.NET、TypeScript、クラウドソフトウェアとともにAI連携を開発しています。確認画面や抽出処理を取り巻くシステムを含め、ワークフローを構築するエンジニアが直接担当します。
また、独自のソフトウェアも提供しています。たとえば、 Windows向けTypeahead や Chrome向けNano Summarizerがあります。これらの製品はローカルAIに関する当社の経験を示すものです。請求書処理の導入方法は、お客様の書類と要件に応じて決まります。