Saat menyalin faktur menjadi hambatan

Faktur pemasok masuk melalui email, folder bersama, dan hasil pindai. Seseorang membaca setiap dokumen, memasukkan bidang-bidangnya, memeriksa total, lalu menentukan kategorinya. Kami membantu mengotomatiskan alur tersebut saat konektor akuntansi siap pakai tidak dapat memenuhi kebutuhan proses Anda.

  • Faktur dengan tata letak berbeda: ambil detail pemasok, tanggal, mata uang, jumlah, dan item baris dalam format yang konsisten.
  • Pemindahan data secara manual antarsistem: hubungkan saluran penerimaan ke layar peninjauan dan perangkat lunak akuntansi, ERP, atau basis data Anda.
  • Pengecualian yang perlu ditangani seseorang: arahkan bidang yang hilang, hasil pindai yang tidak jelas, kemungkinan duplikat, dan pesanan pembelian yang tidak cocok kepada karyawan yang tepat.

Alur kerja yang dapat kami bangun untuk Anda

  1. Kumpulkan. Terima dokumen dari kotak surat, layar unggah, atau folder yang disepakati. Lacak setiap berkas agar pemrosesan yang gagal dapat diketahui.
  2. Ekstrak. Baca teks dokumen dan petakan bidang yang Anda perlukan. Uji opsi OCR faktur dan ekstraksi pada format dokumen pemasok Anda.
  3. Validasi. Periksa bidang wajib, perhitungan, kecocokan pemasok, dan kemungkinan duplikat menggunakan aturan yang jelas.
  4. Tinjau. Tampilkan dokumen sumber di samping nilai hasil ekstraksi. Izinkan staf mengoreksi bidang dan menyetujui catatan.
  5. Ekspor. Kirim catatan yang disetujui ke sistem tujuan, catat hasilnya, dan tangani percobaan ulang tanpa membuat entri duplikat.

QuickBooks, Xero, ERP, Excel, atau basis data kustom dapat menjadi sistem tujuan. Kami menilai API atau format impor yang tersedia sebelum berkomitmen pada integrasi. Persetujuan faktur dan otorisasi pembayaran tetap merupakan keputusan yang terpisah.

Mulailah dengan dokumen Anda dan satu sistem tujuan

Uji coba yang bermanfaat mencakup kumpulan faktur yang representatif, bidang yang diperlukan, dan satu jalur lengkap ke sistem Anda. Sertakan dokumen yang sulit maupun yang jelas: foto ponsel, dokumen beberapa halaman, nota kredit, dan faktur dari pemasok dengan tata letak yang tidak dikenal.

Sebelum membangun, kita sepakati cara menilai hasilnya: akurasi bidang, jumlah dokumen yang perlu dikoreksi, waktu yang dihabiskan untuk meninjau setiap faktur, dan keberhasilan ekspor. Uji coba diakhiri dengan hasil terukur dan keputusan tentang tahap selanjutnya.

Hasil kerja dapat mencakup alur penerimaan dan ekstraksi yang berfungsi, antarmuka peninjauan, konektor sistem tujuan, hasil evaluasi, kode sumber, konfigurasi, dan dokumentasi serah terima. Proposal akan menjelaskan bagian mana saja yang termasuk dalam cakupan.

Gunakan produk yang sudah ada atau tambahkan integrasi kustom?

Jika alat pengambilan data faktur yang sudah ada mendukung sistem akuntansi dan proses persetujuan Anda, alat tersebut mungkin menjadi titik awal terbaik. Kami dapat membangun di sekeliling API-nya, alih-alih menggantinya. Pengembangan kustom berguna saat Anda memerlukan bidang khusus pemasok, aturan pencocokan internal, sistem tujuan yang tidak umum, atau pengaturan hosting tertentu.

Panduan kami tentang ekstraksi data faktur menjelaskan pertimbangan dalam memilih produk siap pakai, API ekstraksi, atau alur kerja kustom.

Faktor yang menentukan cakupan dan biaya

  • Variasi dokumen: format, bahasa, kualitas hasil pindai, jumlah halaman, dan detail item baris.
  • Aturan bisnis: pencocokan pemasok, deteksi duplikat, pemeriksaan pajak, dan peran persetujuan.
  • Akses integrasi: API sistem tujuan, keterbatasan impor, sandbox, dan autentikasi.
  • Persyaratan operasional: volume, waktu pemrosesan, penyimpanan, hosting, dan dukungan.

Biaya operasional mencakup penggunaan ekstraksi, hosting, dan pemeliharaan. Kami menilainya bersama biaya implementasi. Untuk kerangka penganggaran yang lebih luas, baca berapa biaya sebenarnya untuk membangun fitur AI.

Engineer yang menangani seluruh proses

GagarinSoft membangun integrasi AI bersama perangkat lunak Python, .NET, TypeScript, dan cloud. Anda bekerja dengan engineer yang membangun alur kerja, termasuk antarmuka peninjauan dan sistem di sekitar proses ekstraksi.

Kami juga merilis perangkat lunak sendiri, termasuk Typeahead untuk Windows dan Nano Summarizer untuk Chrome. Produk-produk tersebut menunjukkan pengalaman kami dengan AI lokal; pilihan penerapan untuk pemrosesan faktur bergantung pada dokumen dan persyaratan Anda.

Pertanyaan tentang otomatisasi faktur

Bisakah Anda memproses hasil pindai dan foto ponsel?
Keduanya dapat disertakan dalam alur kerja, tetapi kualitasnya memengaruhi ekstraksi. Kami menguji dokumen yang representatif dan mengarahkan hasil yang tidak jelas untuk ditinjau, alih-alih menjanjikan satu angka akurasi untuk semua pemasok dan hasil pindai.
Apakah kami perlu mengganti perangkat lunak akuntansi?
Biasanya tujuannya adalah menghubungkan ke sistem yang sudah Anda gunakan. Pertama, kami memeriksa API atau opsi impor yang tersedia serta bidang yang diperlukan. Jika akses terbatas, kami dapat menentukan cakupan berkas ekspor atau cara serah terima lainnya.
Bisakah staf menyetujui faktur sebelum diekspor?
Ya. Kami dapat membuat langkah peninjauan yang menampilkan dokumen, bidang hasil ekstraksi, hasil validasi, dan riwayat persetujuan. Otorisasi pembayaran merupakan bagian proses yang terpisah.
Bisakah data faktur tetap berada di infrastruktur kami?
Kami dapat menilai penerapan di dalam lingkungan Anda. Desainnya harus memperhitungkan model ekstraksi, perangkat keras, penyimpanan, log, dan setiap layanan eksternal yang terlibat. Persyaratan privasi disepakati sebelum memilih penyedia.
Informasi apa yang Anda perlukan untuk memperkirakan proyek?
Mulailah dengan volume dokumen bulanan, jenis dokumen, bidang yang diperlukan, proses peninjauan saat ini, dan sistem tujuan. Setelah membahas alur kerja, kita dapat menyepakati cara berbagi kumpulan sampel representatif yang telah disamarkan.