Cuando copiar facturas se convierte en un cuello de botella

Las facturas de proveedores llegan por correo electrónico, carpetas compartidas y escaneos. Alguien lee cada documento, introduce sus campos, comprueba los totales y decide dónde corresponde. Ayudamos a automatizar ese proceso cuando un conector de contabilidad listo para usar no puede cubrir sus necesidades.

  • Facturas con diseños distintos: capture los datos del proveedor, las fechas, las divisas, los importes y las partidas en un formato uniforme.
  • Transferencia manual entre sistemas: conecte el canal de recepción con una pantalla de revisión y su software de contabilidad, ERP o base de datos.
  • Excepciones que requieren intervención humana: derive los campos que falten, los escaneos poco claros, los posibles duplicados y las órdenes de compra sin correspondencia al empleado adecuado.

El flujo de trabajo que podemos crear para usted

  1. Recopilar. Reciba documentos en un buzón, una pantalla de carga o una carpeta acordados. Haga un seguimiento de cada archivo para detectar los fallos de procesamiento.
  2. Extraer. Lea el texto de los documentos y asigne los campos que necesita. Pruebe opciones de OCR y extracción de facturas con los formatos de sus proveedores.
  3. Validar. Compruebe los campos obligatorios, los cálculos, las coincidencias con proveedores y los posibles duplicados mediante reglas explícitas.
  4. Revisar. Muestre el documento original junto a los valores extraídos. Permita que el personal corrija los campos y apruebe el registro.
  5. Exportar. Escriba los registros aprobados en el sistema de destino, registre el resultado y gestione los reintentos sin crear entradas duplicadas.

El destino puede ser QuickBooks, Xero, un ERP, Excel o una base de datos personalizada. Evaluamos la API o el formato de importación disponibles antes de comprometernos con una integración. La aprobación de facturas y la autorización de pagos siguen siendo decisiones independientes.

Empiece con sus documentos y un destino

Un piloto útil abarca un conjunto representativo de facturas, los campos obligatorios y un recorrido completo hasta su sistema. Incluya documentos difíciles además de los nítidos: fotos tomadas con el móvil, varias páginas, notas de crédito y facturas de proveedores con diseños desconocidos.

Antes de desarrollar, acordamos cómo evaluar el resultado: precisión de los campos, cuántos documentos requieren correcciones, tiempo dedicado a revisar cada factura y exportaciones realizadas correctamente. El piloto concluye con resultados medidos y una decisión sobre la siguiente etapa.

Los entregables pueden incluir el flujo funcional de recepción y extracción, la interfaz de revisión, el conector al sistema de destino, los resultados de la evaluación, el código fuente, la configuración y la documentación de traspaso. La propuesta especifica cuáles se incluyen en el alcance.

¿Usar un producto existente o añadir una integración personalizada?

Si una herramienta existente de captura de facturas es compatible con su sistema de contabilidad y su proceso de aprobación, puede ser el mejor punto de partida. Podemos crear una solución alrededor de su API en lugar de sustituirla. El desarrollo a medida resulta útil cuando necesita campos específicos para cada proveedor, reglas internas de correspondencia, un destino inusual o una configuración de alojamiento particular.

Nuestra guía sobre extracción de datos de facturas explica las ventajas y desventajas de un producto listo para usar, una API de extracción y un flujo de trabajo personalizado.

Qué determina el alcance y el coste

  • Variedad de documentos: formatos, idiomas, calidad de los escaneos, número de páginas y detalles de las partidas.
  • Reglas de negocio: coincidencia de proveedores, detección de duplicados, comprobaciones de impuestos y funciones de aprobación.
  • Acceso a la integración: API del sistema de destino, limitaciones de importación, entorno de pruebas y autenticación.
  • Requisitos operativos: volumen, tiempo de procesamiento, conservación, alojamiento y asistencia.

Los costes operativos incluyen el uso de la extracción, el alojamiento y el mantenimiento. Los evaluamos junto con la implementación. Para conocer el marco presupuestario más amplio, lea cuánto cuesta realmente desarrollar una función de IA.

Ingenieros que trabajan en todo el proceso

GagarinSoft crea integraciones de IA junto con software para Python, .NET, TypeScript y la nube. Trabajará con los ingenieros que desarrollan el flujo de trabajo, incluida la interfaz de revisión y los sistemas relacionados con la extracción.

También desarrollamos nuestro propio software, incluidos Typeahead para Windows y Nano Summarizer para Chrome. Esos productos demuestran nuestra experiencia con la IA local; la opción de implementación para el procesamiento de facturas depende de sus documentos y requisitos.

Preguntas sobre la automatización de facturas

¿Pueden procesar escaneos y fotos tomadas con el móvil?
Se pueden incluir en el flujo de trabajo, pero la calidad afecta a la extracción. Probamos documentos representativos y derivamos los resultados poco claros a revisión, en lugar de prometer una cifra de precisión para todos los proveedores y escaneos.
¿Tenemos que sustituir nuestro software de contabilidad?
Por lo general, el objetivo es conectarse a su sistema actual. Primero comprobamos qué API u opciones de importación ofrece y qué campos requiere. Si el acceso es limitado, podemos definir un archivo de exportación u otro método de transferencia.
¿Puede el personal aprobar las facturas antes de exportarlas?
Sí. Podemos crear un paso de revisión que muestre el documento, los campos extraídos, los resultados de validación y el historial de aprobaciones. La autorización de pagos es una parte independiente del proceso.
¿Pueden permanecer los datos de las facturas en nuestra infraestructura?
Podemos evaluar una implementación en su entorno. El diseño debe tener en cuenta los modelos de extracción, el hardware, el almacenamiento, los registros y todos los servicios externos implicados. Acordamos los requisitos de privacidad antes de elegir proveedores.
¿Qué necesitan para estimar el proyecto?
Empiece por indicar el volumen mensual de documentos, los tipos de documentos, los campos obligatorios, el proceso de revisión actual y el sistema de destino. Tras hablar del flujo de trabajo, acordaremos cómo compartir un conjunto representativo de muestras con datos anonimizados.