Quand la saisie des factures devient un goulot d’étranglement

Les factures fournisseurs arrivent par e-mail, dans des dossiers partagés et sous forme de scans. Quelqu’un lit chaque document, saisit ses champs, vérifie les totaux et décide où le classer. Nous aidons à automatiser ce processus lorsqu’un connecteur comptable prêt à l’emploi ne répond pas à vos besoins.

  • Des factures aux mises en page variées : capturez les coordonnées des fournisseurs, les dates, les devises, les montants et les postes dans un format cohérent.
  • Transfert manuel entre les systèmes : reliez le canal de réception à un écran de vérification et à votre logiciel comptable, ERP ou base de données.
  • Exceptions nécessitant une intervention humaine : orientez les champs manquants, les scans difficiles à lire, les doublons potentiels et les bons de commande non rapprochés vers le bon employé.

Le processus que nous pouvons créer pour vous

  1. Collecter. Recevez les documents depuis une boîte mail, un écran de téléversement ou un dossier convenu. Suivez chaque fichier afin de repérer les échecs de traitement.
  2. Extraire. Lisez le texte des documents et associez les champs dont vous avez besoin. Testez les options d’OCR et d’extraction des factures sur les formats de vos fournisseurs.
  3. Valider. Vérifiez les champs obligatoires, les calculs, les correspondances avec les fournisseurs et les doublons potentiels à l’aide de règles explicites.
  4. Vérifier. Affichez le document source à côté des valeurs extraites. Permettez au personnel de corriger les champs et d’approuver l’enregistrement.
  5. Exporter. Transmettez les enregistrements approuvés à la destination, consignez le résultat et gérez les nouvelles tentatives sans créer de doublons.

QuickBooks, Xero, un ERP, Excel ou une base de données personnalisée peuvent servir de destination. Nous évaluons l’API ou le format d’importation disponible avant de nous engager dans une intégration. L’approbation des factures et l’autorisation de paiement restent des décisions distinctes.

Commencez avec vos documents et une destination

Un pilote utile couvre un échantillon représentatif de factures, les champs requis et un parcours complet vers votre système. Incluez des documents difficiles, ainsi que des documents lisibles : photos prises au téléphone, documents de plusieurs pages, avoirs et factures de fournisseurs aux mises en page inhabituelles.

Avant le développement, nous convenons de la manière d’évaluer le résultat : précision des champs, nombre de documents à corriger, temps de vérification par facture et réussite des exportations. Le pilote se termine par des résultats mesurés et une décision sur l’étape suivante.

Les livrables peuvent comprendre le flux de réception et d’extraction opérationnel, l’interface de vérification, le connecteur de destination, les résultats d’évaluation, le code source, la configuration et la documentation de transfert. La proposition précise les éléments inclus dans le périmètre.

Utiliser un produit existant ou ajouter une intégration sur mesure ?

Si un outil existant de capture des factures prend en charge votre système comptable et votre processus d’approbation, il peut constituer le meilleur point de départ. Nous pouvons créer une solution qui s’appuie sur son API plutôt que le remplacer. Le développement sur mesure est utile lorsque vous avez besoin de champs propres à certains fournisseurs, de règles internes de rapprochement, d’une destination inhabituelle ou d’un mode d’hébergement particulier.

Notre guide sur l’extraction des données de factures explique les compromis entre un produit prêt à l’emploi, une API d’extraction et un processus sur mesure.

Facteurs qui déterminent le périmètre et le coût

  • Variété des documents : formats, langues, qualité des scans, nombre de pages et détail des postes.
  • Règles métier : rapprochement des fournisseurs, détection des doublons, vérifications des taxes et rôles d’approbation.
  • Accès à l’intégration : API de destination, limites d’importation, environnement de test et authentification.
  • Exigences d’exploitation : volume, temps de traitement, conservation, hébergement et assistance.

Les coûts d’exploitation comprennent l’utilisation de l’extraction, l’hébergement et la maintenance. Nous les évaluons en même temps que la mise en œuvre. Pour découvrir le cadre budgétaire général, lisez ce que coûte réellement le développement d’une fonctionnalité d’IA.

Des ingénieurs qui maîtrisent l’ensemble du processus

GagarinSoft développe des intégrations d’IA ainsi que des logiciels Python, .NET, TypeScript et cloud. Vous travaillez avec les ingénieurs qui développent le processus, y compris l’interface de vérification et les systèmes associés à l’extraction.

Nous commercialisons également nos propres logiciels, notamment Typeahead for Windows et Nano Summarizer for Chrome. Ces produits témoignent de notre expérience en IA locale ; le choix du déploiement pour le traitement des factures dépend de vos documents et de vos exigences.

Questions sur l’automatisation des factures

Pouvez-vous traiter des scans et des photos prises au téléphone ?
Ils peuvent être intégrés au processus, mais leur qualité influe sur l’extraction. Nous testons des documents représentatifs et soumettons les résultats incertains à vérification, plutôt que de promettre un taux de précision unique pour tous les fournisseurs et tous les scans.
Devons-nous remplacer notre logiciel comptable ?
En général, l’objectif est de se connecter à votre système existant. Nous vérifions d’abord son API ou ses options d’importation, ainsi que les champs requis. Si l’accès est limité, nous pouvons définir un fichier d’exportation ou un autre mode de transfert.
Le personnel peut-il approuver les factures avant leur exportation ?
Oui. Nous pouvons créer une étape de vérification affichant le document, les champs extraits, les résultats de validation et l’historique des approbations. L’autorisation de paiement est une étape distincte du processus.
Les données des factures peuvent-elles rester dans notre infrastructure ?
Nous pouvons étudier un déploiement dans votre environnement. La conception doit tenir compte des modèles d’extraction, du matériel, du stockage, des journaux et de chaque service externe impliqué. Les exigences en matière de confidentialité sont définies avant le choix des fournisseurs.
De quelles informations avez-vous besoin pour estimer le projet ?
Commencez par indiquer votre volume mensuel de documents, les types de documents, les champs requis, le processus de vérification actuel et le système de destination. Après avoir discuté du flux de travail, nous conviendrons de la manière de partager un échantillon représentatif de documents anonymisés.