송장 복사가 병목이 되는 경우
공급업체 송장은 이메일, 공유 폴더, 스캔본 형태로 들어옵니다. 담당자는 각 문서를 읽고 필드를 입력하고 합계를 확인한 뒤 어디에 분류할지 결정합니다. 기존 회계 커넥터로 업무를 처리할 수 없을 때 이 과정을 자동화하도록 지원합니다.
- 서식이 제각각인 송장: 공급업체 정보, 날짜, 통화, 금액, 항목을 일관된 형식으로 수집합니다.
- 시스템 간 수동 입력: 수집 채널을 검토 화면 및 회계 소프트웨어, ERP 또는 데이터베이스에 연결합니다.
- 담당자 확인이 필요한 예외: 누락된 필드, 판독이 어려운 스캔본, 중복 의심 항목, 일치하지 않는 구매 주문서를 적절한 직원에게 전달합니다.
구축 가능한 업무 흐름
- 수집. 합의한 메일함, 업로드 화면, 폴더에서 문서를 가져옵니다. 각 파일을 추적해 처리 실패가 드러나도록 합니다.
- 추출. 문서 텍스트를 읽고 필요한 필드에 매핑합니다. 공급업체 문서 형식을 기준으로 송장 OCR 및 추출 방식을 테스트합니다.
- 검증. 명시적인 규칙을 사용해 필수 필드, 계산 결과, 공급업체 일치 여부, 중복 의심 항목을 확인합니다.
- 검토. 원본 문서와 추출된 값을 나란히 표시합니다. 직원이 필드를 수정하고 레코드를 승인할 수 있습니다.
- 내보내기. 승인된 레코드를 최종 목적지에 기록하고 결과를 저장하며, 중복 항목을 만들지 않고 재시도할 수 있도록 처리합니다.
QuickBooks, Xero, ERP, Excel 또는 맞춤형 데이터베이스를 최종 목적지로 사용할 수 있습니다. 통합을 확정하기 전에 이용 가능한 API 또는 가져오기 형식을 평가합니다. 송장 승인과 결제 승인은 별개의 결정으로 유지됩니다.
문서와 최종 목적지 하나부터 시작하세요
유용한 파일럿은 대표적인 송장 샘플, 필수 필드, 시스템으로 이어지는 완전한 경로 하나를 다룹니다. 상태가 좋은 문서뿐 아니라 휴대폰 사진, 여러 페이지 문서, 대변 메모, 생소한 서식의 공급업체 문서처럼 까다로운 문서도 포함하세요.
구축에 앞서 결과 평가 기준을 합의합니다. 필드 정확도, 수정이 필요한 문서 수, 송장당 검토 시간, 성공적인 내보내기 여부 등을 측정합니다. 파일럿이 끝나면 측정 결과를 검토하고 다음 단계를 결정합니다.
산출물에는 작동하는 문서 수집 및 추출 흐름, 검토 인터페이스, 최종 목적지 커넥터, 평가 결과, 소스 코드, 구성, 인수인계 문서가 포함될 수 있습니다. 제안서에 각 항목의 작업 범위를 명시합니다.
기존 제품을 사용할까요, 맞춤형 통합을 추가할까요?
기존 송장 캡처 도구가 회계 시스템과 승인 절차를 지원한다면, 그 도구를 시작점으로 삼는 것이 가장 좋을 수 있습니다. 교체하지 않고 API를 활용해 연동할 수 있습니다. 공급업체별 필드, 내부 매칭 규칙, 특수한 최종 목적지, 특정 호스팅 방식이 필요한 경우 맞춤형 개발이 유용합니다.
당사의 송장 데이터 추출 가이드 에서 기성 제품, 추출 API, 맞춤형 업무 흐름의 장단점을 설명합니다.
프로젝트 범위와 비용을 좌우하는 요소
- 문서의 다양성: 형식, 언어, 스캔 품질, 페이지 수, 항목 상세 정보.
- 업무 규칙: 공급업체 매칭, 중복 감지, 세금 확인, 승인 담당자.
- 통합 접근 권한: 최종 목적지 API, 가져오기 제한, 샌드박스, 인증.
- 운영 요건: 물량, 처리 시간, 보관, 호스팅, 지원.
운영 비용에는 추출 사용료, 호스팅, 유지보수가 포함됩니다. 구현 비용과 함께 이를 평가합니다. 전반적인 예산 산정 방법은 다음을 참고하세요. AI 기능을 실제로 구축하는 데 드는 비용.
전체 프로세스를 담당하는 엔지니어
GagarinSoft는 Python, .NET, TypeScript, 클라우드 소프트웨어와 함께 AI 통합을 구축합니다. 검토 인터페이스와 추출을 지원하는 시스템을 포함해 업무 흐름을 구축하는 엔지니어와 직접 협업합니다.
자체 소프트웨어도 출시하고 있습니다. 예를 들면 Windows용 Typeahead 와 Chrome용 Nano Summarizer가 있습니다. 이 제품들은 로컬 AI 분야의 경험을 보여 줍니다. 송장 처리에 적합한 배포 방식은 문서와 요구 사항에 따라 달라집니다.