Faturaları kopyalamak darboğaz olduğunda

Tedarikçi faturaları e-postalara, paylaşılan klasörlere ve tarama belgelerine gelir. Birisi her belgeyi okur, alanlarını girer, toplamları kontrol eder ve nereye ait olduğuna karar verir. Hazır bir muhasebe bağlayıcısı sürecinizi karşılayamadığında bu akışı otomatikleştirmenize yardımcı oluruz.

  • Farklı düzenlerdeki faturalar: Tedarikçi bilgilerini, tarihleri, para birimlerini, tutarları ve satır kalemlerini tutarlı bir biçimde kaydedin.
  • Sistemler arasında elle veri aktarımı: Alım kanalını bir inceleme ekranına ve muhasebe yazılımınıza, ERP'nize veya veritabanınıza bağlayın.
  • İnsan incelemesi gerektiren istisnalar: Eksik alanları, belirsiz taramaları, olası yinelenen kayıtları ve eşleşmeyen satın alma siparişlerini doğru çalışana yönlendirin.

Sizin için oluşturabileceğimiz iş akışı

  1. Toplayın. Belgeleri üzerinde anlaşılan bir posta kutusundan, yükleme ekranından veya klasörden alın. Başarısız işlemlerin görünür olması için her dosyayı takip edin.
  2. Veri çıkarın. Belge metnini okuyun ve ihtiyacınız olan alanları eşleştirin. Fatura OCR ve veri çıkarma seçeneklerini tedarikçi formatlarınızla test edin.
  3. Doğrulayın. Açık kuralları kullanarak gerekli alanları, hesaplamaları, tedarikçi eşleşmelerini ve yinelenen kayıt olasılıklarını kontrol edin.
  4. İnceleyin. Kaynak belgeyi çıkarılan değerlerin yanında gösterin. Personelin alanları düzeltmesine ve kaydı onaylamasına olanak tanıyın.
  5. Dışa aktarın. Onaylanan kayıtları hedef sisteme yazın, sonucu kaydedin ve yinelenen kayıt oluşturmadan yeniden denemeleri yönetin.

Hedef sistem QuickBooks, Xero, bir ERP, Excel veya özel bir veritabanı olabilir. Entegrasyon taahhüdünde bulunmadan önce mevcut API'yi veya içe aktarma biçimini değerlendiririz. Fatura onayı ve ödeme yetkilendirmesi ayrı kararlardır.

Belgelerinizle ve tek bir hedef sistemle başlayın

İşe yarar bir pilot; temsili bir fatura grubunu, gerekli alanları ve sisteminize giden eksiksiz bir yolu kapsar. Temiz belgelerin yanı sıra zor belgeleri de dahil edin: telefon fotoğrafları, birden fazla sayfalı belgeler, alacak dekontları ve alışılmadık düzenlere sahip tedarikçiler.

Geliştirmeye başlamadan önce sonucu nasıl değerlendireceğimiz konusunda anlaşırız: alan doğruluğu, düzeltme gerektiren belge sayısı, her faturayı incelemek için harcanan süre ve başarılı dışa aktarımlar. Pilot proje ölçülmüş sonuçlar ve sonraki aşama hakkında bir kararla tamamlanır.

Teslimatlar; çalışan alım ve veri çıkarma akışını, inceleme arayüzünü, hedef sistem bağlayıcısını, değerlendirme sonuçlarını, kaynak kodunu, yapılandırmayı ve devir belgelerini içerebilir. Teklifte bunlardan hangilerinin kapsama dahil olduğu açıkça belirtilir.

Mevcut bir ürün mü kullanmalı, özel entegrasyon mu eklemelisiniz?

Mevcut bir fatura yakalama aracı muhasebe sisteminizi ve onay sürecinizi destekliyorsa en iyi başlangıç noktası olabilir. Aracı değiştirmek yerine API'si üzerinden entegrasyon oluşturabiliriz. Tedarikçiye özel alanlara, kurum içi eşleştirme kurallarına, alışılmadık bir hedef sisteme veya belirli bir barındırma düzenlemesine ihtiyaç duyduğunuzda özel geliştirme işe yarar.

Şu fatura verisi çıkarma kılavuzumuz hazır bir ürün, veri çıkarma API'si ve özel iş akışı arasındaki ödünleşimleri açıklar.

Kapsamı ve maliyeti belirleyenler

  • Belge çeşitliliği: biçimler, diller, tarama kalitesi, sayfa sayısı ve satır kalemi ayrıntıları.
  • İş kuralları: tedarikçi eşleştirme, yinelenen kayıt tespiti, vergi kontrolleri ve onay rolleri.
  • Entegrasyon erişimi: hedef sistem API'si, içe aktarma kısıtları, test ortamı ve kimlik doğrulama.
  • İşletim gereksinimleri: hacim, işlem süresi, saklama, barındırma ve destek.

İşletim maliyetlerine veri çıkarma kullanımı, barındırma ve bakım dahildir. Bunları uygulama maliyetiyle birlikte değerlendiririz. Daha genel bütçe çerçevesi için şunu okuyun: Bir yapay zekâ özelliği geliştirmenin gerçek maliyeti.

Sürecin tamamında çalışan mühendisler

GagarinSoft, Python, .NET, TypeScript ve bulut yazılımlarının yanı sıra yapay zekâ entegrasyonları da geliştirir. İnceleme arayüzü ve veri çıkarma çevresindeki sistemler dahil, iş akışını oluşturan mühendislerle birlikte çalışırsınız.

Ayrıca kendi yazılımlarımızı da sunuyoruz; bunlar arasında Windows için Typeahead ve Chrome için Nano Summarizerbulunuyor. Bu ürünler, yerel yapay zekâ konusundaki deneyimimizi gösterir; fatura işleme için dağıtım seçimi belgelerinize ve gereksinimlerinize bağlıdır.

Fatura otomasyonu hakkında sorular

Tarama belgelerini ve telefon fotoğraflarını işleyebilir misiniz?
Bunlar iş akışına dahil edilebilir ancak kalite, veri çıkarma sonuçlarını etkiler. Temsili belgeleri test eder ve her tedarikçi ile tarama için tek bir doğruluk oranı vaat etmek yerine belirsiz sonuçları incelemeye yönlendiririz.
Muhasebe yazılımımızı değiştirmemiz gerekir mi?
Genellikle amaç mevcut sisteminize bağlanmaktır. Önce sistemin API'sini veya içe aktarma seçeneklerini ve gereken alanları kontrol ederiz. Erişim kısıtlıysa bir dışa aktarma dosyasını veya farklı bir aktarım yöntemini kapsam dahilinde değerlendirebiliriz.
Dışa aktarılmadan önce personel faturaları onaylayabilir mi?
Evet. Belgeyi, çıkarılan alanları, doğrulama sonuçlarını ve onay geçmişini gösteren bir inceleme adımı oluşturabiliriz. Ödeme yetkilendirmesi sürecin ayrı bir parçasıdır.
Fatura verileri kendi altyapımızda kalabilir mi?
Kendi ortamınızda dağıtım seçeneğini değerlendirebiliriz. Tasarımda veri çıkarma modelleri, donanım, depolama, günlükler ve kullanılan tüm harici hizmetler dikkate alınmalıdır. Sağlayıcıları seçmeden önce gizlilik gereksinimleri üzerinde anlaşılır.
Projeyi tahmin etmek için nelere ihtiyacınız var?
Aylık belge hacminiz, belge türleri, gerekli alanlar, mevcut inceleme süreci ve hedef sisteminizle başlayın. İş akışını görüştükten sonra, üzerinde hassas bilgiler kaldırılmış temsili örnekleri nasıl paylaşacağımız konusunda anlaşabiliriz.