Quando a transcrição de faturas se torna um entrave

As faturas de fornecedores chegam por e-mail, pastas partilhadas e digitalizações. Alguém lê cada documento, introduz os respetivos campos, verifica os totais e decide onde o arquivar. Ajudamos a automatizar esse percurso quando um conector de contabilidade pronto a usar não consegue abranger o seu processo.

  • Faturas com diferentes formatos: registe os dados dos fornecedores, as datas, as moedas, os montantes e as linhas de detalhe num formato consistente.
  • Transferência manual entre sistemas: ligue o canal de receção a um ecrã de revisão e ao seu software de contabilidade, ERP ou base de dados.
  • Exceções que precisam de intervenção humana: encaminhe campos em falta, digitalizações pouco claras, possíveis duplicados e encomendas de compra sem correspondência para a pessoa certa.

O fluxo de trabalho que podemos criar para si

  1. Recolha. Receba documentos através de uma caixa de correio, ecrã de carregamento ou pasta acordados. Acompanhe cada ficheiro para que os processamentos falhados sejam visíveis.
  2. Extração. Leia o texto dos documentos e associe os campos de que precisa. Teste opções de OCR e extração de faturas com os formatos dos seus fornecedores.
  3. Validação. Verifique os campos obrigatórios, os cálculos, as correspondências com fornecedores e os possíveis duplicados através de regras explícitas.
  4. Revisão. Mostre o documento de origem ao lado dos valores extraídos. Permita que a equipa corrija os campos e aprove o registo.
  5. Exportação. Envie os registos aprovados para o destino, registe o resultado e trate novas tentativas sem criar entradas duplicadas.

QuickBooks, Xero, um ERP, Excel ou uma base de dados personalizada podem ser o destino. Avaliamos a API disponível ou o formato de importação antes de nos comprometermos com uma integração. A aprovação das faturas e a autorização de pagamentos continuam a ser decisões distintas.

Comece pelos seus documentos e por um destino

Um projeto-piloto útil abrange um conjunto representativo de faturas, os campos obrigatórios e um percurso completo até ao seu sistema. Inclua documentos difíceis, além dos mais nítidos: fotografias de telemóvel, várias páginas, notas de crédito e fornecedores com formatos desconhecidos.

Antes de começar a desenvolver, acordamos como avaliar o resultado: precisão dos campos, quantidade de documentos que precisam de correção, tempo de revisão por fatura e exportações bem-sucedidas. O projeto-piloto termina com resultados medidos e uma decisão sobre a etapa seguinte.

Os resultados podem incluir o fluxo de receção e extração funcional, a interface de revisão, o conector para o destino, os resultados da avaliação, o código-fonte, a configuração e a documentação de transição. A proposta especifica quais destes elementos estão incluídos.

Usar um produto existente ou acrescentar uma integração personalizada?

Se uma ferramenta existente de captura de faturas for compatível com o seu sistema de contabilidade e processo de aprovação, poderá ser o melhor ponto de partida. Podemos criar a solução em torno da respetiva API, em vez de a substituir. O desenvolvimento personalizado torna-se útil quando precisa de campos específicos por fornecedor, regras internas de correspondência, um destino invulgar ou um modelo de alojamento específico.

O nosso guia de extração de dados de faturas explica as vantagens e desvantagens de um produto pronto a usar, uma API de extração e um fluxo de trabalho personalizado.

O que determina o âmbito e o custo

  • Variedade de documentos: formatos, idiomas, qualidade das digitalizações, número de páginas e detalhe das linhas.
  • Regras de negócio: correspondência de fornecedores, deteção de duplicados, verificações de impostos e funções de aprovação.
  • Acesso à integração: API de destino, limitações de importação, ambiente de testes e autenticação.
  • Requisitos operacionais: volume, tempo de processamento, conservação, alojamento e suporte.

Os custos operacionais incluem a utilização da extração, o alojamento e a manutenção. Avaliamos esses custos juntamente com a implementação. Para conhecer o enquadramento orçamental mais abrangente, leia quanto custa realmente desenvolver uma funcionalidade de IA.

Engenheiros que trabalham em todo o processo

A GagarinSoft cria integrações de IA em conjunto com software em Python, .NET, TypeScript e na cloud. Trabalha com os engenheiros que desenvolvem o fluxo de trabalho, incluindo a interface de revisão e os sistemas associados à extração.

Também desenvolvemos software próprio, incluindo Typeahead for Windows e Nano Summarizer for Chrome. Estes produtos demonstram a nossa experiência com IA local; a escolha da implementação do processamento de faturas depende dos seus documentos e requisitos.

Perguntas sobre a automatização de faturas

Conseguem processar digitalizações e fotografias de telemóvel?
Podem ser incluídas no fluxo de trabalho, mas a qualidade afeta a extração. Testamos documentos representativos e encaminhamos os resultados pouco claros para revisão, em vez de prometer um único nível de precisão para todos os fornecedores e digitalizações.
Temos de substituir o nosso software de contabilidade?
Normalmente, o objetivo é ligar ao sistema existente. Primeiro, verificamos a respetiva API ou as opções de importação e os campos necessários. Se o acesso for limitado, podemos definir um ficheiro de exportação ou outra forma de transferência.
A equipa pode aprovar as faturas antes da exportação?
Sim. Podemos criar uma etapa de revisão com o documento, os campos extraídos, os resultados da validação e o histórico de aprovações. A autorização de pagamentos é uma parte separada do processo.
Os dados das faturas podem permanecer na nossa infraestrutura?
Podemos avaliar uma implementação no seu ambiente. A conceção tem de ter em conta os modelos de extração, o hardware, o armazenamento, os registos e todos os serviços externos envolvidos. Os requisitos de privacidade são acordados antes da escolha dos fornecedores.
De que precisam para estimar o projeto?
Comece pelo volume mensal de documentos, os tipos de documentos, os campos obrigatórios, o processo de revisão atual e o sistema de destino. Depois de conversarmos sobre o fluxo de trabalho, podemos acordar como partilhar um conjunto representativo de amostras com dados ocultados.