Khi việc sao chép hóa đơn trở thành nút thắt
Hóa đơn nhà cung cấp được gửi qua email, thư mục dùng chung và bản quét. Nhân viên đọc từng tài liệu, nhập các trường thông tin, kiểm tra tổng tiền và quyết định phân loại. Chúng tôi giúp tự động hóa quy trình đó khi một trình kết nối kế toán có sẵn không đáp ứng được quy trình của bạn.
- Hóa đơn có nhiều định dạng khác nhau: thu thập thông tin nhà cung cấp, ngày tháng, tiền tệ, số tiền và các khoản mục theo một định dạng thống nhất.
- Chuyển dữ liệu thủ công giữa các hệ thống: kết nối kênh tiếp nhận với màn hình rà soát và phần mềm kế toán, ERP hoặc cơ sở dữ liệu của bạn.
- Các trường hợp ngoại lệ cần người xử lý: chuyển các trường còn thiếu, bản quét không rõ, hóa đơn có khả năng trùng và đơn đặt hàng không khớp đến đúng nhân viên.
Quy trình chúng tôi có thể xây dựng cho bạn
- Thu thập. Nhận tài liệu từ hộp thư, màn hình tải lên hoặc thư mục đã thống nhất. Theo dõi từng tệp để dễ nhận biết khi xử lý thất bại.
- Trích xuất. Đọc văn bản trong tài liệu và ánh xạ các trường bạn cần. Kiểm thử các tùy chọn OCR và trích xuất hóa đơn trên định dạng của nhà cung cấp.
- Xác thực. Kiểm tra các trường bắt buộc, phép tính, thông tin nhà cung cấp khớp và hóa đơn có khả năng trùng bằng các quy tắc cụ thể.
- Rà soát. Hiển thị tài liệu nguồn bên cạnh các giá trị đã trích xuất. Cho phép nhân viên chỉnh sửa trường thông tin và phê duyệt hồ sơ.
- Xuất dữ liệu. Ghi hồ sơ đã duyệt vào hệ thống đích, lưu lại kết quả và xử lý việc thử lại mà không tạo mục nhập trùng lặp.
Hệ thống đích có thể là QuickBooks, Xero, ERP, Excel hoặc cơ sở dữ liệu tùy chỉnh. Chúng tôi đánh giá API hoặc định dạng nhập dữ liệu hiện có trước khi cam kết tích hợp. Phê duyệt hóa đơn và cho phép thanh toán vẫn là các quyết định riêng biệt.
Bắt đầu với tài liệu của bạn và một hệ thống đích
Một dự án thí điểm hữu ích bao gồm bộ hóa đơn mang tính đại diện, các trường bắt buộc và một quy trình hoàn chỉnh dẫn vào hệ thống của bạn. Hãy đưa cả tài liệu khó xử lý lẫn tài liệu rõ nét vào thử nghiệm: ảnh chụp bằng điện thoại, tài liệu nhiều trang, giấy báo có và hóa đơn từ nhà cung cấp có định dạng lạ.
Trước khi xây dựng, chúng tôi thống nhất cách đánh giá kết quả: độ chính xác của từng trường, số tài liệu cần chỉnh sửa, thời gian rà soát mỗi hóa đơn và số lần xuất dữ liệu thành công. Dự án thí điểm kết thúc bằng kết quả đo lường được và quyết định về giai đoạn tiếp theo.
Các sản phẩm bàn giao có thể bao gồm quy trình tiếp nhận và trích xuất hoạt động được, giao diện rà soát, trình kết nối hệ thống đích, kết quả đánh giá, mã nguồn, cấu hình và tài liệu bàn giao. Đề xuất sẽ nêu rõ những hạng mục nằm trong phạm vi công việc.
Dùng sản phẩm hiện có hay bổ sung tích hợp tùy chỉnh?
Nếu công cụ thu thập dữ liệu hóa đơn hiện có hỗ trợ hệ thống kế toán và quy trình phê duyệt của bạn, đó có thể là lựa chọn khởi đầu phù hợp nhất. Chúng tôi có thể xây dựng dựa trên API của công cụ thay vì thay thế nó. Phát triển tùy chỉnh sẽ hữu ích khi bạn cần các trường riêng cho từng nhà cung cấp, quy tắc đối chiếu nội bộ, hệ thống đích đặc thù hoặc phương án lưu trữ cụ thể.
Hướng dẫn của chúng tôi về trích xuất dữ liệu hóa đơn giải thích sự khác biệt giữa sản phẩm có sẵn, API trích xuất và quy trình tùy chỉnh.
Các yếu tố quyết định phạm vi và chi phí
- Sự đa dạng của tài liệu: định dạng, ngôn ngữ, chất lượng bản quét, số trang và chi tiết từng khoản mục.
- Quy tắc nghiệp vụ: đối chiếu nhà cung cấp, phát hiện trùng lặp, kiểm tra thuế và vai trò phê duyệt.
- Quyền truy cập tích hợp: API của hệ thống đích, giới hạn nhập dữ liệu, môi trường thử nghiệm và xác thực.
- Yêu cầu vận hành: khối lượng, thời gian xử lý, thời hạn lưu giữ, lưu trữ và hỗ trợ.
Chi phí vận hành bao gồm phí sử dụng dịch vụ trích xuất, lưu trữ và bảo trì. Chúng tôi đánh giá các chi phí này cùng với chi phí triển khai. Để tìm hiểu khuôn khổ lập ngân sách rộng hơn, hãy đọc bài viết chi phí thực tế để xây dựng một tính năng AI.
Kỹ sư tham gia xuyên suốt toàn bộ quy trình
GagarinSoft xây dựng các giải pháp tích hợp AI cùng với phần mềm Python, .NET, TypeScript và phần mềm đám mây. Bạn sẽ làm việc trực tiếp với các kỹ sư xây dựng quy trình, bao gồm giao diện rà soát và các hệ thống hỗ trợ việc trích xuất.
Chúng tôi cũng phát hành phần mềm của riêng mình, bao gồm Typeahead cho Windows và Nano Summarizer cho Chrome. Những sản phẩm này thể hiện kinh nghiệm của chúng tôi với AI chạy cục bộ; phương án triển khai xử lý hóa đơn sẽ tùy thuộc vào tài liệu và yêu cầu của bạn.