复制发票成为工作瓶颈时

供应商发票通过电子邮件、共享文件夹和扫描件送达。有人逐份阅读单据、录入字段、核对总额，并判断单据应归入何处。如果现成的会计软件连接器无法满足您的流程需求，我们可以帮助自动化这条处理路径。

  • 版式各异的发票： 以统一格式提取供应商信息、日期、币种、金额和明细项目。
  • 在系统间手动传递数据： 将接收渠道连接到审核界面，以及您的会计软件、ERP 或数据库。
  • 需要人工处理的异常： 将缺失字段、模糊扫描件、疑似重复单据和无法匹配的采购订单转交给合适的员工。

我们可以为您构建的工作流程

  1. 收集。 从约定的邮箱、上传界面或文件夹接收单据。跟踪每个文件，以便发现处理失败的情况。
  2. 提取。 读取单据文本并映射您需要的字段。使用供应商提供的单据格式测试发票 OCR 和数据提取方案。
  3. 验证。 使用明确的规则检查必需字段、算术结果、供应商匹配情况和疑似重复单据。
  4. 审核。 在提取值旁显示源单据。允许员工更正字段并批准记录。
  5. 导出。 将获批记录写入目标系统，记录处理结果，并在重试时避免创建重复条目。

目标系统可以是 QuickBooks、Xero、ERP、Excel 或自定义数据库。在确定集成方案之前，我们会评估可用的 API 或导入格式。发票审批和付款授权仍是两个独立的决定。

从您的单据和一个目标系统开始

实用的试点应涵盖具有代表性的一组发票、所需字段，以及一条完整接入系统的路径。除了格式清晰的单据，也要纳入难处理的单据：手机拍摄的照片、多页单据、贷项通知单，以及版式陌生的供应商发票。

在开发前，我们会商定评估结果的标准：字段准确率、需要更正的单据数量、每张发票的审核时间，以及成功导出的数量。试点结束时，我们会提供测量结果，并共同决定下一阶段。

交付内容可包括可运行的接收和提取流程、审核界面、目标系统连接器、评估结果、源代码、配置和交接文档。提案会明确其中哪些内容属于项目范围。

使用现有产品，还是添加定制集成？

如果现有发票采集工具支持您的会计系统和审批流程，它可能是最好的起点。我们可以围绕其 API 构建，而不是将其替换。当您需要供应商专属字段、内部匹配规则、特殊目标系统或特定托管方案时，定制开发会很有用。

我们的 发票数据提取指南 说明了现成产品、数据提取 API 和定制工作流程之间的取舍。

决定项目范围和成本的因素

  • 单据种类： 格式、语言、扫描质量、页数和明细项目详情。
  • 业务规则： 供应商匹配、重复检测、税额检查和审批角色。
  • 集成权限： 目标系统 API、导入限制、沙盒和身份验证。
  • 运行要求： 处理量、处理时间、数据保留、托管和支持。

运行成本包括数据提取用量、托管和维护。我们会将这些成本与实施成本一并评估。如需了解更全面的预算框架，请阅读 构建一项 AI 功能的实际成本.

贯穿整个流程的工程师

GagarinSoft 将 AI 集成与 Python、.NET、TypeScript 和云软件开发结合起来。您将直接与构建工作流程的工程师合作，其中包括审核界面和数据提取周边系统。

我们也推出自有软件，包括 适用于 Windows 的 Typeahead 和 适用于 Chrome 的 Nano Summarizer。这些产品展现了我们在本地 AI 方面的经验；发票处理采用何种部署方式，则取决于您的单据和需求。

关于发票自动化的问题

可以处理扫描件和手机拍摄的照片吗？
可以将这些文件纳入工作流程，但质量会影响提取效果。我们会测试具有代表性的单据，并将不明确的结果转交审核，而不是承诺适用于所有供应商和扫描件的统一准确率。
我们需要更换会计软件吗？
通常目标是接入您现有的系统。我们会先检查系统的 API 或导入选项，以及它所需的字段。如果访问权限有限，我们可以规划导出文件或其他交接方式。
员工可以在导出前审批发票吗？
可以。我们可以构建审核步骤，展示单据、提取字段、验证结果和审批历史。付款授权是流程中的独立环节。
发票数据可以保留在我们的基础设施中吗？
我们可以评估在您的环境中部署。设计必须考虑提取模型、硬件、存储、日志及涉及的所有外部服务。选择服务提供商之前，会先商定隐私要求。
估算项目需要哪些信息？
请先提供每月单据量、单据类型、必需字段、当前审核流程和目标系统。讨论工作流程后，我们可以商定如何分享一组具有代表性的脱敏样本。