Bạn có thể nhận được sự hỗ trợ thiết thực từ ChatGPT, Claude hoặc Gemini khi xử lý hợp đồng, sổ cái hoặc tập ghi chú buổi tư vấn. Câu hỏi là khi bạn dùng chúng, dữ liệu nào rời khỏi máy tính của bạn. Đây là quy trình giúp giữ kín danh tính khách hàng.

Máy tính xách tay đã đóng, một chồng bìa hồ sơ với chiếc màu xanh hải quân ở trên cùng và cây bút đặt trên tờ giấy trắng.

Tìm hiểu cách công cụ AI xử lý dữ liệu của bạn

Hãy bắt đầu với điều khoản của chính tài khoản bạn đang sử dụng. Điều khoản khác nhau tùy gói dịch vụ và cài đặt mặc định của tài khoản cá nhân không giống tài khoản doanh nghiệp.

Đối với ChatGPT, trung tâm trợ giúp của OpenAI cho biết khi tắt tùy chọn "Cải thiện mô hình cho mọi người", các cuộc trò chuyện mới sẽ không được dùng để huấn luyện mô hình và vẫn có thể xuất hiện trong lịch sử trò chuyện. Trung tâm cũng cho biết nội dung từ các không gian làm việc ChatGPT Business, Enterprise và Edu mặc định không được dùng để huấn luyện. Có một điểm cần lưu ý: nếu bạn gửi phản hồi thích hoặc không thích về câu trả lời, toàn bộ cuộc trò chuyện có thể được dùng để huấn luyện.

Đối với Claude, Anthropic cho biết các cuộc trò chuyện của người dùng cá nhân (Free, Pro, Max) chỉ được dùng để cải thiện Claude nếu bạn chọn cho phép trong cài đặt quyền riêng tư. Các sản phẩm thương mại của hãng, chẳng hạn API và Claude for Work, tuân theo các điều khoản riêng.

Đối với Gemini, Trung tâm quyền riêng tư của Ứng dụng Gemini của Google cho biết khi Keep Activity đang bật, một số cuộc trò chuyện sẽ được người đánh giá là con người đọc và dùng để cải thiện mô hình của Google; dịch vụ yêu cầu bạn không nhập thông tin bí mật mà bạn không muốn người đánh giá nhìn thấy. Khi tắt Keep Activity, các cuộc trò chuyện trong tương lai sẽ không được dùng để huấn luyện mô hình, trừ khi bạn gửi phản hồi, nhưng vẫn được lưu trong tài khoản của bạn tối đa 72 giờ. Gemini được dùng bằng tài khoản Google Workspace dành cho công việc hoặc trường học tuân theo điều khoản Workspace; theo đó, lời nhắc không được dùng để huấn luyện mô hình nếu tổ chức không cho phép.

Bất kể cài đặt ghi gì, cuộc trò chuyện vẫn là dữ liệu do bên thứ ba nắm giữ. Nếu bạn là luật sư, điều đó ảnh hưởng đến nghĩa vụ bảo mật. Ý kiến chính thức 512 của ABA về các công cụ AI tạo sinh nêu rằng cần có sự đồng ý sau khi được thông tin đầy đủ của khách hàng trước khi nhập thông tin liên quan đến việc đại diện khách hàng vào một công cụ tự học. Ý kiến này cũng lưu ý rằng không cần có sự đồng ý nếu bạn dùng công cụ mà không nhập thông tin liên quan đến việc đại diện khách hàng. Kế toán viên, nhà trị liệu và chuyên gia tư vấn có các quy tắc và hợp đồng riêng, nhưng câu hỏi vẫn giống nhau: chính xác thì bạn đang nhập những gì?

Chỉ gửi một phần tài liệu

Trước khi lo lắng về tên, hãy tự hỏi liệu AI có cần toàn bộ hồ sơ hay không. Nhiều tác vụ chỉ cần một điều khoản, một bảng hoặc một trang. Chỉ dán phần đó.

Một phép thử nhanh: nếu bạn không muốn đọc đoạn này thành tiếng cho một người lạ trên tàu, đừng dán nguyên văn. Hãy cắt bỏ hoặc thay đổi nội dung.

Trước tiên, thay các chi tiết nhận diện

Thói quen hữu ích nhất là thay các chi tiết nhận diện bằng chỗ giữ chỗ trước khi gửi bất cứ thứ gì. "Maria Lopez đã ký hợp đồng thuê nhà với Northwind Ltd" trở thành "Person_1 đã ký hợp đồng thuê nhà với Company_1". AI vẫn có thể tóm tắt hợp đồng thuê, tìm điều khoản không nhất quán hoặc soạn thư trả lời. AI không cần biết Maria là ai.

Ba quy tắc giúp cách làm này hiệu quả:

  • Nhất quán. Cùng một người luôn có cùng một chỗ giữ chỗ ở mọi nơi. Nếu Maria là Person_1 trong đoạn này nhưng lại là Person_4 trong đoạn khác, AI sẽ coi họ là hai người khác nhau.
  • Bao quát mọi dạng tên. "Maria Lopez", "bà Lopez", "M. Lopez" và "Lopez" là cùng một người. Tên cũng xuất hiện trong địa chỉ email, chữ ký, đầu trang và tên tệp.
  • Đừng chỉ tìm tên. Số tài khoản, số ID, địa chỉ, số điện thoại và ngày sinh cũng nhận diện một người chắc chắn như tên. Danh sách những gì cần xóa bao gồm đầy đủ các mục.

Tự làm việc này bằng chức năng tìm và thay thế có thể hiệu quả với một lá thư dài một trang. Nhưng với một thư mục gồm ba mươi tệp, cách này trở nên không đáng tin cậy vì chỉ cần sót một cách viết tên là đủ để làm lộ khách hàng.

Giữ bảng đối chiếu ở phía bạn

Thay tên mới chỉ là một nửa công việc. Bạn cũng cần ghi lại mỗi chỗ giữ chỗ tương ứng với ai để có thể khôi phục tên thật trong câu trả lời của AI. Bản ghi này là bảng đối chiếu. Hãy giữ nó trên máy của bạn và tuyệt đối không dán vào cuộc trò chuyện.

Hãy xem bảng đối chiếu là thông tin cần bảo mật riêng. Các cơ quan quản lý cũng nhấn mạnh điều tương tự về dữ liệu đã giả danh nói chung: Văn phòng Ủy viên Thông tin Vương quốc Anh lưu ý rằng dữ liệu đã giả danh vẫn là dữ liệu cá nhân đối với bất kỳ ai nắm giữ thông tin bổ sung. Vì vậy, thông tin đó phải được lưu riêng và bảo mật.

Những sai lầm thường gặp

  • Làm sạch văn bản nhưng không đổi tên tệp. Nếu tải tệp lên, tên tệp cũng được gửi theo. Hãy đổi tên tệp trước hoặc dán văn bản thay vì tải tệp lên.
  • Dán cả bảng đối chiếu cùng tài liệu. Một danh sách như "Person_1 = Maria Lopez" trong cùng cuộc trò chuyện sẽ phá hỏng mọi việc bạn vừa làm.
  • Chỉ rà soát một lượt. Một tên có thể được viết theo ba cách trong cùng một tài liệu, và rất dễ bỏ sót khối chữ ký hoặc chân trang. Luôn đọc bản sao an toàn trước khi gửi.
  • Coi cài đặt quyền riêng tư là sự bảo đảm. Cài đặt ngăn việc dùng cuộc trò chuyện của bạn để huấn luyện không đồng nghĩa với việc nội dung không nằm trong tay bên thứ ba. Nội dung an toàn nhất là nội dung chưa từng chứa danh tính khách hàng.
  • Quên những người liên quan đến khách hàng. Các bên đối lập, nhân viên và người thân cũng là con người. Tên của họ cũng phải có trong danh sách.

Một quy trình có thể lặp lại

  1. Kiểm tra tài khoản. Xác nhận gói dịch vụ bạn đang dùng và nội dung trong phần cài đặt dữ liệu. Tắt việc huấn luyện bằng dữ liệu của bạn nếu có tùy chọn đó.
  2. Chọn đoạn văn. Chỉ chọn phần cần thiết cho tác vụ.
  3. Thay các chi tiết. Dùng chỗ giữ chỗ nhất quán cho mọi người, công ty, địa chỉ, con số và ngày tháng.
  4. Đọc lại một lần nữa. Lướt qua bản sao an toàn để tìm mọi chi tiết vẫn có thể chỉ đến khách hàng: chức danh công việc hiếm gặp, một thị trấn nhỏ kèm ngày tháng, biệt danh.
  5. Đặt câu hỏi. Nêu rõ chỗ giữ chỗ là gì, chẳng hạn "Person_1 là người thuê và Company_1 là chủ nhà".
  6. Khôi phục tên tại máy của bạn. Khôi phục tên thật vào câu trả lời trên máy tính của bạn và kiểm tra câu trả lời trước khi đưa vào tài liệu của khách hàng.

AI có thể mắc lỗi, và việc thay tên không làm thay đổi điều đó. Bạn vẫn chịu trách nhiệm về kết quả, kể cả những phần AI làm sai.

ClientSafe, một ứng dụng Windows của GagarinSoft, thực hiện việc thay thế, duy trì tính nhất quán giữa các tệp và khôi phục nội dung trên PC của bạn. Bạn xem lại những gì ứng dụng tìm được trước khi sao chép bất cứ thứ gì. Tìm hiểu thêm về ClientSafe.

Thông tin chung, không phải tư vấn pháp lý. Hãy kiểm tra các quy định áp dụng cho bạn.

Nguồn