Che đen tên có vẻ an toàn, và đó là công cụ phù hợp với tài liệu gửi cho tòa án hoặc một bên khác. Nhưng với tài liệu bạn muốn AI đọc, đây là công cụ không phù hợp. Bài viết này giải thích lý do bằng một ví dụ và cho biết mỗi phương pháp phù hợp với trường hợp nào.
Cùng một đoạn văn, ba cách xử lý
Bản gốc:
Maria Lopez signed a lease with Northwind Ltd on 3 March. Ms. Lopez agreed to pay
1,850 a month. Northwind may end the lease if Maria misses two payments.
Có các thanh đen:
[REDACTED] signed a lease with [REDACTED] on [REDACTED]. [REDACTED] agreed to pay
1,850 a month. [REDACTED] may end the lease if [REDACTED] misses two payments.
Có chỗ giữ chỗ nhất quán:
Person_1 signed a lease with Company_1 on Date_1. Person_1 agreed to pay
1,850 a month. Company_1 may end the lease if Person_1 misses two payments.
Hãy hỏi AI: "ai có thể chấm dứt hợp đồng thuê và khi nào?" Không thể trả lời một cách đáng tin cậy từ phiên bản có thanh đen. Nhưng có thể trả lời từ phiên bản dùng chỗ giữ chỗ: Company_1, nếu Person_1 không thanh toán hai kỳ. Danh tính đã bị loại bỏ trong cả hai phiên bản. Chỉ một phiên bản vẫn giữ được cấu trúc thông tin.
Những gì các thanh đen làm mất
- Ai là ai. Mọi thanh đen đều trông giống nhau, nên AI không thể phân biệt người thuê với chủ nhà, hoặc nhân chứng này với nhân chứng khác.
- Mối liên hệ giữa các lần nhắc đến. "Maria", "bà Lopez" và "cô ấy" đều là một người. Các thanh đen phá vỡ mối liên kết đó.
- Loại đối tượng. Người, công ty và địa chỉ có vai trò khác nhau. Nhãn ghi Công ty hoặc Địa chỉ giúp AI hiểu câu văn.
- Liên kết giữa nhiều tài liệu. Nếu cùng một người xuất hiện trong hợp đồng và email, các thanh đen không thể thể hiện điều đó.
Khi đó, AI sẽ đoán, trả lời mơ hồ hoặc yêu cầu bạn bổ sung thông tin còn thiếu. Trong từng trường hợp, bạn phải tự điền lại tên bằng tay hoặc mất câu trả lời.
Chọn nhãn
Nhãn chung theo loại hoạt động tốt nhất: Person_1, Company_1, Address_1, Phone_1, Email_1, Account_1, ID_1, Birthdate_1. Loại nhãn cho AI biết đó là đối tượng gì, còn con số cho biết đó là đối tượng nào. Tránh những nhãn mang ý nghĩa mà bạn không định gán cho chúng. "Người thuê" hữu ích khi nói về vai trò nhưng sẽ không phù hợp nếu cùng người đó là chủ nhà trong một tài liệu khác. Vai trò nên nằm trong câu lệnh, còn nhãn nằm trong văn bản.
Đừng dùng chữ cái đầu của tên. "M.L." vẫn là một phần tên và dễ nhầm với "Michael Lee".
Những gì chỗ giữ chỗ nhất quán giữ lại
Từ khóa ở đây là tính nhất quán. Một người chỉ nhận một nhãn duy nhất trong mọi lần được nhắc đến và mọi tài liệu. Khi đó, AI có thể:
- theo dõi một người xuyên suốt dòng thời gian;
- xác định nghĩa vụ nào thuộc về bên nào;
- nhận ra rằng Person_2 trong email chính là Person_2 đã ký thỏa thuận;
- đưa ra câu trả lời mà sau đó bạn có thể khôi phục tên thật. Xem quy trình khứ hồi.
Nếu số thứ tự được đặt lại trong mỗi tệp, bạn sẽ mất lợi ích này. Xem làm việc với toàn bộ hồ sơ.
Các tác vụ thể hiện rõ sự khác biệt
- Ai nợ ai khoản gì. Cần giữ riêng từng bên.
- Dòng thời gian. Cần nhận ra cùng một người trong mỗi sự kiện.
- So sánh hai phiên bản của một hợp đồng. Cần dùng cùng nhãn trong cả hai phiên bản, nếu không mọi tên đều trông như nội dung đã thay đổi.
- Tìm mâu thuẫn giữa các tài liệu. Cần dùng cùng một nhãn cho cùng một người trong tất cả các tài liệu.
Với tác vụ như "rút gọn đoạn văn này", các thanh đen ít gây bất tiện. Với mọi việc phụ thuộc vào mối quan hệ giữa các bên, chúng khiến bạn mất đi câu trả lời.
Một hình chữ nhật đen trên PDF thường chẳng che được gì
Còn một lý do nữa để tránh dùng thanh đen trên tệp gửi cho công cụ AI. Trong nhiều tệp PDF, hình chữ nhật đen vẽ đè lên văn bản chỉ che phủ văn bản đó. Văn bản vẫn nằm trong tệp và bất kỳ ai nhận tệp đều có thể chọn, sao chép và đọc nó. Biên tập xóa đúng cách sẽ loại bỏ chính văn bản đó, cùng với siêu dữ liệu, dấu trang, tệp đính kèm và trường biểu mẫu.
Nếu bạn phải bàn giao một tệp PDF, hãy kiểm tra bằng cách chọn toàn bộ văn bản rồi dán vào một nơi khác. Nếu tên vẫn hiện ra, nghĩa là chúng chưa từng bị xóa.
Khi nào thanh đen là lựa chọn phù hợp
Hãy dùng tính năng biên tập xóa thực sự khi tài liệu được gửi cho người khác dưới dạng tài liệu: luật sư của bên đối lập, cơ quan quản lý, tòa án, văn phòng báo chí. Trong trường hợp đó, người nhận sẽ có tệp, bố cục và giá trị chứng cứ có ý nghĩa; mục tiêu là không ai có thể khôi phục văn bản. ClientSafe không được thiết kế cho việc đó. Ứng dụng tạo bản sao văn bản an toàn để dùng với các công cụ AI.
Hai công việc này khác nhau. Biên tập xóa bảo vệ tài liệu bạn công bố. Bản sao an toàn bảo vệ khách hàng khi bạn yêu cầu một công cụ phân tích tài liệu.
Chỗ giữ chỗ không phải phép màu
- Ngữ cảnh vẫn có thể nhận diện một người: chức danh hiếm gặp, thị trấn nhỏ và ngày tháng.
- Một lỗi chính tả bị bỏ sót có thể khiến tên thật nằm cạnh chỗ giữ chỗ. Hãy đọc bản sao an toàn trước khi gửi.
- Ngày tháng và số tiền vẫn được giữ lại trừ khi bạn thay thế chúng, và đôi khi chúng nên được giữ lại.
Còn bài so sánh về ẩn danh, giả danh và biên tập xóa giải thích mỗi thuật ngữ phù hợp ở đâu, còn bài danh sách kiểm tra liệt kê các nội dung cần tìm.
Câu hỏi thường gặp
AI có bị nhầm lẫn bởi các nhãn như Person_1 không?
Không. Chúng là các mã thông thường. Hãy nói rõ trong câu lệnh chúng đại diện cho điều gì và yêu cầu AI giữ nguyên cách viết.
Tôi có nên dùng nhãn khác nhau cho các vai trò khác nhau không?
Nhãn chung theo loại là đủ. Trong câu lệnh, hãy thêm vai trò vào một dòng ngắn, chẳng hạn "Person_1 là người thuê".
Tôi có thể dùng [ĐÃ BIÊN TẬP XÓA] cho một đoạn văn ngắn không?
Bạn có thể, nhưng một đoạn bị ẩn ở giữa văn bản vẫn khiến AI phải đoán. Nếu công cụ tự thay thế thì dùng chỗ giữ chỗ cũng không tốn thêm công sức.
ClientSafe thay tên, công ty, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email, số tài khoản, số định danh và ngày sinh bằng các chỗ giữ chỗ nhất quán như Person_1 và Company_1. Bạn xem từng kết quả trùng khớp, bỏ chọn những kết quả sai và đánh dấu nội dung bị bỏ sót, rồi sao chép bản sao an toàn.