Uma pequena empresa não tem um departamento de TI nem uma equipa de conformidade. Ainda assim, precisa de algumas regras escritas para as ferramentas de IA. Esta lista de verificação cabe numa página de políticas. Adapte-a à sua profissão, aos seus clientes e às regras que se aplicam a si.

Uma prancheta com uma lista de verificação de quadrados, alguns marcados, ao lado de uma pasta azul-marinho.

Antes de alguém utilizar uma ferramenta de IA

  • Escolha as ferramentas. Registe quais são as ferramentas de IA autorizadas pela empresa. Todas as outras são proibidas para trabalhos com clientes.
  • Escolha os planos. As contas pessoais e empresariais funcionam de forma diferente. Decida quais são aceitáveis. Consulte o que significam as definições de dados.
  • Configure as definições. Desative o treino quando essa opção estiver disponível e aplique a mesma definição a todos.
  • Identifique a IA integrada. As aplicações de e-mail, os processadores de texto e as ferramentas para reuniões já incluem funcionalidades de IA. Decida se ficam ativadas.
  • Informe os clientes. Explique na carta de contratação ou nos termos como utiliza ferramentas de IA. Quando as suas regras exigirem consentimento para determinadas utilizações, obtenha-o.
  • Designe um responsável. Uma pessoa responde a perguntas e mantém a política atualizada.

Para cada tarefa

  • A tarefa precisa mesmo de informações sobre o cliente? Muitas vezes, não são necessárias para modelos, explicações e estruturas.
  • Envie o excerto, não o ficheiro. Inclua apenas o que a tarefa exige.
  • Substitua todos os dados identificativos. Pessoas, empresas, moradas, números de telefone, endereços de e-mail, números de conta, números de identificação e datas de nascimento. Use sempre o mesmo marcador para a mesma pessoa. A lista de verificação do que deve ser removido indica o que deve procurar.
  • Verifique o nome do ficheiro e qualquer conteúdo oculto: comentários, alterações registadas, folhas ocultas, propriedades do documento.
  • Verifique imagens e digitalizações. O texto dentro das imagens também é texto. Consulte dados pessoais em digitalizações e capturas de ecrã.
  • Leia a versão segura. Quando o assunto for de alto risco, peça também a outra pessoa para a ler.
  • Um cliente por conversa. Nunca misture clientes numa conversa.
  • Não cole a chave que associa os marcadores aos nomes verdadeiros.

Depois de receber a resposta

  • Reponha os nomes no seu próprio computador. Consulte fluxo de trabalho de ida e volta.
  • Verifique o conteúdo. A IA pode estar errada: referências inventadas, valores incorretos, um facto atribuído à pessoa errada. Um profissional lê o resultado e assume a responsabilidade por ele.
  • Não use os polegares para cima ou para baixo numa conversa que tenha envolvido trabalho de clientes.
  • Guarde o trabalho produzido no processo do cliente, não no histórico da ferramenta de IA.
  • Elimine a conversa quando já não precisar dela, se a ferramenta o permitir.
  • Elimine a chave quando o assunto estiver encerrado, juntamente com quaisquer cópias de trabalho.

Onde as pequenas empresas costumam falhar

  • Os funcionários utilizam uma conta pessoal de IA porque já a têm no telemóvel.
  • Um anexo enviado com boas intenções: é carregado o PDF inteiro quando bastava um parágrafo.
  • A resposta da IA é copiada para um e-mail dirigido a um cliente sem ser lida.
  • A chave está numa pasta partilhada que sincroniza com um assistente na nuvem.
  • Ninguém se lembra de eliminar o trabalho quando o assunto fica encerrado.

A maioria destes problemas resulta de hábitos, não de tecnologia. Corrija-os com o procedimento acima e um lembrete no início de cada assunto.

Mantenha um registo simples

Basta um registo breve: data, assunto, ferramenta, descrição geral do que foi enviado (não o conteúdo) e quem o reviu. Se um cliente ou uma autoridade de controlo perguntar como gere a utilização da IA, poderá responder com base no registo. O ClientSafe mantém o seu próprio registo de atividade, indicando quando os documentos foram anonimizados e quantos elementos de cada tipo foram substituídos, sem incluir os dados pessoais propriamente ditos, e pode ser exportado como relatório CSV.

Se algo correr mal

  1. Registe exatamente o que foi enviado, quando, para que ferramenta e a partir de que conta.
  2. Elimine a conversa e verifique as definições de dados da conta.
  3. Informe o responsável da empresa no próprio dia.
  4. Verifique se as suas regras ou contratos exigem que informe o cliente ou uma autoridade de controlo, e em que prazo. Alguns exigem-no, com prazos definidos.
  5. Altere o procedimento para que não volte a acontecer.

Não espere até ter a certeza de que é grave. Os prazos podem começar a contar quando toma conhecimento do problema.

Uma política de um parágrafo para começar

Client work and AI tools. We use only the tools on the approved list, on business
          accounts with training turned off. Before anything goes into an AI tool, identifying
          details are replaced with placeholders and the result is read by the person doing the
          work. The key that links placeholders to names stays on the firm's computers and is
          never pasted into a chat. One client per conversation. A professional checks every
          answer before it is used. Problems are reported to the owner the same day.

Copie-o para o manual do pessoal, altere o que não se adequar e acrescente as suas próprias regras sobre consentimento e conservação.

Pessoal e hábitos

  • Dez minutos numa reunião de equipa são melhores do que um documento que ninguém lê. Mostre um exemplo real de antes e depois.
  • Faça com que o método seguro seja o mais fácil. Se os funcionários tiverem de passar vinte minutos a fazer substituições manuais, vão ignorar o procedimento.
  • Reveja a política duas vezes por ano. As ferramentas e os termos mudam.

Perguntas frequentes

Isto é um programa de conformidade?

Não. É um conjunto de hábitos. As suas regras profissionais, os seus contratos e a lei determinam o que lhe é exigido.

Precisamos de tudo isto numa empresa com duas pessoas?

A lista «Para cada tarefa» é importante em qualquer dimensão. O resto pode resumir-se a um parágrafo numa nota partilhada.

Podemos simplesmente proibir a IA?

Pode, mas os funcionários podem usar contas pessoais na mesma. Uma rotina clara e exequível tem mais probabilidades de ser seguida do que uma proibição.

ClientSafe ajuda nas etapas de «substituição» e «restauro». Substitui os dados identificativos por marcadores consistentes no seu PC e mostra-lhe o que encontrou para que possa rever, e depois repõe os nomes na resposta.

Informação geral, não aconselhamento jurídico. Adapte-a às regras que se aplicam a si.