Mała firma nie ma działu IT ani zespołu ds. zgodności. Nadal potrzebuje kilku pisemnych zasad korzystania z narzędzi AI. Ta lista kontrolna mieści się na jednej stronie dokumentu z zasadami. Dostosuj ją do swojego zawodu, klientów i obowiązujących Cię przepisów.

Podkładka z listą kontrolną i kratkami, z których część jest zaznaczona, obok granatowego folderu.

Zanim ktokolwiek zacznie korzystać z narzędzia AI

  • Wybierz narzędzia. Zapisz, z których narzędzi AI firma może korzystać. Wszystkie pozostałe są niedozwolone przy pracy z klientami.
  • Wybierz plany. Konta osobiste i firmowe działają inaczej. Zdecyduj, które są dopuszczalne. Zobacz co oznaczają ustawienia danych.
  • Skonfiguruj ustawienia. Wyłącz trenowanie, jeśli jest taka możliwość, i ustaw to jednakowo dla wszystkich.
  • Sprawdź wbudowane funkcje AI. Narzędzia poczty e-mail, edytory tekstu i aplikacje do spotkań oferują teraz funkcje AI. Zdecyduj, czy mają być włączone.
  • Poinformuj klientów. Opisz w umowie o współpracy lub warunkach, jak korzystasz z narzędzi AI. Jeśli obowiązujące zasady wymagają zgody na określone zastosowania, uzyskaj ją.
  • Wyznacz osobę odpowiedzialną. Jedna osoba odpowiada na pytania i dba o aktualność zasad.

Przy każdym zadaniu

  • Czy do wykonania zadania w ogóle potrzebne są informacje o kliencie? Szablony, wyjaśnienia i struktura często nie wymagają zgody.
  • Prześlij fragment, a nie cały plik. Przekaż tylko to, czego wymaga zadanie.
  • Zastąp wszystkie dane umożliwiające identyfikację. Nazwiska osób, nazwy firm, adresy, numery telefonów, adresy e-mail, numery kont, numery dokumentów tożsamości i daty urodzenia. Za każdym razem używaj tego samego symbolu zastępczego dla tej samej osoby. W liście kontrolnej danych do usunięcia wymieniono elementy, których należy szukać.
  • Sprawdź nazwę pliku i ukrytą zawartość: komentarze, śledzone zmiany, ukryte arkusze, właściwości dokumentu.
  • Sprawdź obrazy i skany. Tekst na obrazach też jest tekstem. Zobacz dane osobowe na skanach i zrzutach ekranu.
  • Przeczytaj bezpieczną wersję. W przypadku spraw wysokiego ryzyka niech przeczyta ją również inna osoba.
  • Jeden klient na jedną rozmowę. Nigdy nie łącz klientów w jednym czacie.
  • Nie wklejaj klucza łączącego symbole zastępcze z prawdziwymi nazwiskami.

Po otrzymaniu odpowiedzi

  • Przywróć nazwiska na własnym komputerze. Zobacz procedurze przetwarzania w obie strony.
  • Zweryfikuj treść. AI może się mylić: wymyślać cytaty, podawać błędne liczby lub przypisywać fakt niewłaściwej osobie. Specjalista powinien przeczytać wynik i wziąć za niego odpowiedzialność.
  • Nie oceniaj czatu kciukiem w górę ani w dół jeśli dotyczył pracy z klientem.
  • Zapisz efekt pracy w dokumentacji klienta, a nie w historii narzędzia AI.
  • Usuń czat gdy nie będzie już potrzebny, jeśli narzędzie na to pozwala.
  • Usuń klucz po zamknięciu sprawy, wraz ze wszystkimi kopiami roboczymi.

Gdzie małe firmy najczęściej popełniają błędy

  • Pracownik korzysta z osobistego konta AI, bo ma już tę aplikację w telefonie.
  • Załącznik w dobrej wierze: przesyłany jest cały plik PDF, choć wystarczyłby jeden akapit.
  • Odpowiedź AI trafia do wiadomości e-mail dla klienta bez wcześniejszego przeczytania.
  • Klucz znajduje się w udostępnionym folderze synchronizowanym z asystentem w chmurze.
  • Nikt nie pamięta o usunięciu materiałów po zamknięciu sprawy.

Większość tych problemów wynika z nawyków, a nie z technologii. Rozwiąż je, stosując powyższą rutynę i przypominając o niej na początku każdej sprawy.

Prowadź prostą ewidencję

Wystarczy krótki rejestr: data, sprawa, narzędzie, ogólny opis przesłanych danych (bez ich treści) i osoba, która je sprawdziła. Jeśli klient lub organ nadzorczy zapyta, jak postępujesz z AI, odpowiesz na podstawie rejestru. ClientSafe prowadzi własny dziennik aktywności z informacjami o tym, kiedy zanonimizowano dokumenty i ile elementów każdego rodzaju zastąpiono, bez samych danych osobowych; można go wyeksportować jako raport CSV.

Jeśli coś pójdzie nie tak

  1. Zapisz dokładnie, co wysłano, kiedy, do jakiego narzędzia i z którego konta.
  2. Usuń rozmowę i sprawdź ustawienia danych na koncie.
  3. Tego samego dnia poinformuj osobę odpowiedzialną w firmie.
  4. Sprawdź, czy przepisy lub umowy wymagają powiadomienia klienta albo organu nadzorczego i w jakim terminie. Niektóre z nich przewidują terminy.
  5. Zmień procedurę, by sytuacja się nie powtórzyła.

Nie czekaj, aż będziesz mieć pewność, że sprawa jest poważna. Bieg terminów może rozpocząć się z chwilą, gdy dowiesz się o problemie.

Przykładowa krótka polityka

Client work and AI tools. We use only the tools on the approved list, on business
          accounts with training turned off. Before anything goes into an AI tool, identifying
          details are replaced with placeholders and the result is read by the person doing the
          work. The key that links placeholders to names stays on the firm's computers and is
          never pasted into a chat. One client per conversation. A professional checks every
          answer before it is used. Problems are reported to the owner the same day.

Wklej ten tekst do podręcznika dla pracowników, zmień sformułowania, które nie pasują, i dodaj własne zasady dotyczące zgody i przechowywania danych.

Pracownicy i nawyki

  • Dziesięć minut na spotkaniu zespołu jest lepsze niż dokument, którego nikt nie czyta. Pokaż jeden prawdziwy przykład przed zmianą i po niej.
  • Ułatwiaj bezpieczne postępowanie. Jeśli pracownicy muszą ręcznie zastępować dane przez dwadzieścia minut, będą pomijać ten krok.
  • Przeglądaj zasady dwa razy w roku. Narzędzia i warunki się zmieniają.

Często zadawane pytania

Czy to program zapewnienia zgodności?

Nie. To zestaw nawyków. O tym, czego się od Ciebie wymaga, decydują zasady wykonywania zawodu, Twoje umowy i przepisy prawa.

Czy potrzebujemy tego wszystkiego w dwuosobowej firmie?

Lista „Przy każdym zadaniu” ma znaczenie niezależnie od wielkości firmy. Resztę można ująć w akapicie we wspólnej notatce.

Czy możemy po prostu zakazać używania AI?

Możecie, ale pracownicy mogą mimo to korzystać z osobistych kont. Jasna, wykonalna procedura ma większą szansę być przestrzegana niż zakaz.

ClientSafe pomaga w krokach „zastępowania” i „przywracania”. Na Twoim komputerze zastępuje dane umożliwiające identyfikację spójnymi symbolami zastępczymi i pokazuje znalezione elementy do sprawdzenia, a następnie przywraca imiona i nazwiska w odpowiedzi.

Informacje ogólne, a nie porada prawna. Dostosuj je do obowiązujących Cię przepisów.