Küçük bir firmanın BT departmanı veya uyum ekibi yoktur. Yine de yapay zekâ araçlarına ilişkin yazılı birkaç kurala ihtiyacı vardır. Bu kontrol listesi tek sayfalık bir politikaya sığar. Mesleğinize, müşterilerinize ve sizin için geçerli kurallara göre uyarlayın.

Bazı kutucukları işaretlenmiş bir kontrol listesi bulunan pano; yanında lacivert bir klasör.

Herkes bir yapay zekâ aracını kullanmadan önce

  • Araçları seçin. Firmanın kullanımına izin verdiği yapay zekâ araçlarını yazılı olarak belirtin. Bunların dışındaki araçların müşteri işleri için kullanımına izin verilmez.
  • Planları seçin. Bireysel ve işletme hesapları farklı çalışır. Hangilerinin kabul edilebilir olduğuna karar verin. Şuna bakın: veri ayarlarının anlamı.
  • Ayarları belirleyin. Seçeneğin bulunduğu yerlerde eğitimi kapatın ve herkes için aynı ayarı kullanın.
  • Yerleşik yapay zekâyı bulun. E-posta, kelime işlemci ve toplantı araçlarında artık yapay zekâ özellikleri bulunuyor. Bunların açık olup olmayacağına karar verin.
  • Müşterilere bilgi verin. Görevlendirme mektubunda veya sözleşme koşullarında yapay zekâ araçlarını nasıl kullandığınızı belirtin. Kurallarınız belirli kullanımlar için rıza gerektiriyorsa rıza alın.
  • Bir sorumlu belirleyin. Soruları yanıtlayacak ve politikayı güncel tutacak bir kişi olsun.

Her görev için

  • Görev için müşteri bilgileri gerçekten gerekli mi? Şablonlar, açıklamalar ve yapılandırma çoğu zaman bu bilgileri gerektirmez.
  • Dosyanın tamamı yerine ilgili bölümü gönderin. Yalnızca görev için gereken kısmı alın.
  • Kimliği belirleyebilecek her ayrıntıyı değiştirin. Kişiler, şirketler, adresler, telefon numaraları, e-posta adresleri, hesap numaraları, kimlik numaraları ve doğum tarihleri. Aynı kişi için her seferinde aynı yer tutucuyu kullanın. Şu kaldırılacaklar kontrol listesi nelere bakmanız gerektiğini sıralar.
  • Dosya adını kontrol edin ve gizli içerikleri gözden geçirin: yorumlar, izlenen değişiklikler, gizli sayfalar, belge özellikleri.
  • Görselleri ve taramaları kontrol edin. Resimlerin içindeki metin de metindir. Şuna bakın: taramalardaki ve ekran görüntülerindeki kişisel veriler.
  • Güvenli sürümü okuyun. Riskin yüksek olduğu konularda başka bir kişi de okusun.
  • Her konuşmada tek müşteri. Bir sohbette müşterileri asla karıştırmayın.
  • Yer tutucuları gerçek adlarla eşleştiren anahtarı yapıştırmayın.

Yanıt geldikten sonra

  • Gerçek adları kendi bilgisayarınızda geri ekleyin. Şuna bakın: gidiş-dönüş iş akışı.
  • İçeriği doğrulayın. Yapay zekâ yanılabilir: uydurma kaynaklar, yanlış rakamlar, yanlış kişiye atfedilen bir bilgi. Bir uzman sonucu okuyup sorumluluğunu üstlenmelidir.
  • Müşteri işiyle ilgili bir sohbette beğenme veya beğenmeme düğmelerini kullanmayın.
  • Üretilen işi yapay zekâ aracının geçmişine değil, müşteri dosyasına kaydedin.
  • Sohbeti silin artık ihtiyacınız kalmadığında, araç buna izin veriyorsa.
  • Anahtarı silin iş kapandığında, çalışma kopyalarıyla birlikte.

Küçük firmaların genellikle hata yaptığı noktalar

  • Çalışanlar, telefonlarında zaten bulunduğu için kişisel yapay zekâ hesabı kullanıyor.
  • İyi niyetle eklenen bir ek: tek bir paragraf yeterliyken PDF’nin tamamı yükleniyor.
  • Yapay zekânın yanıtı okunmadan müşteri e-postasına yapıştırılıyor.
  • Anahtar, bir bulut asistanıyla eşitlenen ortak bir klasörde duruyor.
  • İş kapandığında çalışmayı silmeyi kimse hatırlamıyor.

Bunların çoğu teknolojiyle değil, alışkanlıklarla ilgilidir. Yukarıdaki düzeni ve her işe başlarken yapılacak bir hatırlatmayı kullanarak bunları düzeltin.

Basit bir kayıt tutun

Kısa bir kayıt yeterlidir: tarih, iş, araç, genel olarak ne gönderildiği (içeriğin kendisi değil) ve kimin gözden geçirdiği. Bir müşteri veya düzenleyici kurum yapay zekâyı nasıl kullandığınızı sorarsa kayıt üzerinden yanıt verebilirsiniz. ClientSafe, belgelerin ne zaman anonimleştirildiğini ve her türden kaç öğenin değiştirildiğini, kişisel verilerin kendisini içermeyen kendi etkinlik günlüğünde tutar ve bunu CSV raporu olarak dışa aktarabilir.

Bir şeyler ters giderse

  1. Neyin, ne zaman, hangi araca ve hangi hesaptan gönderildiğini tam olarak not edin.
  2. Konuşmayı silin ve hesabın veri ayarlarını kontrol edin.
  3. Aynı gün firmanın sorumlusuna haber verin.
  4. Kurallarınızın veya sözleşmelerinizin müşteriye ya da düzenleyici kuruma ne kadar sürede bildirim yapılmasını gerektirip gerektirmediğini kontrol edin. Bazı kurallarda son tarihler vardır.
  5. Tekrar yaşanmaması için işleyişi değiştirin.

Ciddi olduğundan emin olana kadar beklemeyin. Sorunun farkına vardığınızda son tarihler işlemeye başlayabilir.

Başlangıç için tek paragraflık bir politika

Client work and AI tools. We use only the tools on the approved list, on business
          accounts with training turned off. Before anything goes into an AI tool, identifying
          details are replaced with placeholders and the result is read by the person doing the
          work. The key that links placeholders to names stays on the firm's computers and is
          never pasted into a chat. One client per conversation. A professional checks every
          answer before it is used. Problems are reported to the owner the same day.

Bunu çalışan el kitabınıza yapıştırın, uymayan ifadeleri değiştirin ve rıza ve saklamaya ilişkin kendi kurallarınızı ekleyin.

Çalışanlar ve alışkanlıklar

  • Bir ekip toplantısında on dakika ayırmak, kimsenin okumadığı bir belgeden daha etkilidir. Gerçek bir örneği önce ve sonra hâliyle gösterin.
  • Güvenli yolu kolaylaştırın. Çalışanların elle değiştirme için yirmi dakika harcaması gerekiyorsa bunu atlayacaklardır.
  • Politikayı yılda iki kez gözden geçirin. Araçlar ve koşullar değişir.

Sık sorulan sorular

Bu bir uyum programı mı?

Hayır. Bu bir alışkanlıklar bütünüdür. Sizin için neyin gerekli olduğunu mesleki kurallarınız, sözleşmeleriniz ve yasalar belirler.

İki kişilik bir firma için bunların hepsi gerekli mi?

“Her görev için” listesi her büyüklükte firmada önemlidir. Geri kalanı paylaşılan bir notta tek paragraf olabilir.

Yapay zekâyı tamamen yasaklayabilir miyiz?

Evet, ancak çalışanlar yine de kişisel hesapları kullanabilir. Açık ve uygulanabilir bir düzenin izlenme olasılığı yasaktan daha yüksektir.

ClientSafe “Değiştir” ve “geri yükle” adımlarına yardımcı olur. Kimliği belirleyebilecek ayrıntıları bilgisayarınızda tutarlı yer tutucularla değiştirir ve bulduklarını incelemeniz için gösterir; ardından yanıttaki adları geri ekler.

Genel bilgilendirmedir, hukuki danışmanlık değildir. Sizin için geçerli kurallara göre uyarlayın.