Malá firma nemá IT oddělení ani tým pro dodržování předpisů. Přesto potřebuje několik písemných pravidel pro nástroje umělé inteligence. Tento kontrolní seznam se vejde na jednu stránku pravidel. Upravte jej podle svého povolání, klientů a pravidel, která se na vás vztahují.

Podložka s kontrolním seznamem a políčky, z nichž některá jsou zaškrtnutá, vedle námořnicky modré složky.

Než kdokoli začne používat nástroj s umělou inteligencí

  • Vyberte nástroje. Sepište, které nástroje s umělou inteligencí firma povoluje. Všechny ostatní jsou pro práci s klienty zakázané.
  • Vyberte tarify. Osobní a firemní účty se chovají odlišně. Rozhodněte, které jsou přijatelné. Viz co znamenají nastavení údajů.
  • Nastavte možnosti. Všude, kde tato možnost existuje, vypněte trénování a zajistěte, aby to měli všichni nastavené stejně.
  • Zjistěte, které funkce s umělou inteligencí jsou součástí dalších nástrojů. E-mailové služby, textové editory a nástroje pro schůzky dnes obsahují funkce umělé inteligence. Rozhodněte, zda mají být zapnuté.
  • Informujte klienty. V dohodě o poskytování služeb nebo v podmínkách uveďte, jak používáte nástroje s umělou inteligencí. Pokud vaše pravidla vyžadují souhlas s určitým způsobem použití, vyžádejte si jej.
  • Určete odpovědnou osobu. Jedna osoba bude odpovídat na dotazy a udržovat pravidla aktuální.

U každého úkolu

  • Potřebujete k danému úkolu vůbec údaje klienta? Šablony, vysvětlení a struktura je často nepotřebují.
  • Odešlete úryvek, nikoli celý soubor. Poskytněte jen to, co úkol vyžaduje.
  • Nahraďte všechny údaje umožňující identifikaci. Jména osob a společností, adresy, telefonní čísla, e-mailové adresy, čísla účtů, identifikační čísla a data narození. Pro tutéž osobu používejte pokaždé stejný zástupný symbol. V kontrolním seznamu údajů, které je třeba odstranit najdete, na co se zaměřit.
  • Zkontrolujte název souboru a veškerý skrytý obsah: komentáře, sledované změny, skryté listy a vlastnosti dokumentu.
  • Zkontrolujte obrázky a skeny. Text na obrázcích je také text. Viz o osobních údajích ve skenech a snímcích obrazovky.
  • Přečtěte si bezpečnou verzi. U vysoce rizikových záležitostí ji přečte také další osoba.
  • Jeden klient na jednu konverzaci. Nikdy nemíchejte klienty v jednom chatu.
  • Nevkládejte klíč propojující zástupné symboly se skutečnými jmény.

Po obdržení odpovědi

  • Skutečná jména doplňte zpět ve vlastním počítači. Viz workflow pro zpracování tam a zpět.
  • Ověřte obsah. Umělá inteligence se může mýlit: může vymýšlet citace, uvádět nesprávné údaje nebo přiřadit skutečnost nesprávné osobě. Výsledek musí přečíst odborník a převzít za něj odpovědnost.
  • U konverzace, která se týkala práce s klientem, nepoužívejte hodnocení palcem nahoru ani dolů .
  • Uložte výsledek práce do spisu klienta, nikoli do historie nástroje s umělou inteligencí.
  • Smažte konverzaci poté, co ji přestanete potřebovat, pokud to nástroj umožňuje.
  • Smažte klíč po uzavření záležitosti spolu se všemi pracovními kopiemi.

Na čem malé firmy nejčastěji chybují

  • Zaměstnanec používá osobní účet s umělou inteligencí, protože ho už má v telefonu.
  • Dobře míněná příloha: nahraje se celé PDF, ačkoli stačil jeden odstavec.
  • Odpověď umělé inteligence se vloží do e-mailu klientovi, aniž by si ji někdo přečetl.
  • Klíč leží ve sdílené složce, která se synchronizuje s cloudovým asistentem.
  • Nikdo si nevzpomene smazat podklady po uzavření záležitosti.

Většina těchto problémů souvisí s návyky, nikoli s technologiemi. Napravte je výše uvedeným postupem a jedním připomenutím na začátku každé záležitosti.

Veďte jednoduchý záznam

Stačí stručný záznam: datum, záležitost, nástroj, obecný popis odeslaných údajů (nikoli samotný obsah) a osoba, která je zkontrolovala. Pokud se klient nebo regulační orgán zeptá, jak s umělou inteligencí nakládáte, odpovíte podle záznamu. ClientSafe vede vlastní protokol o tom, kdy byly dokumenty anonymizovány a kolik položek každého typu bylo nahrazeno, aniž by zaznamenával samotné osobní údaje; lze jej exportovat jako sestavu CSV.

Když se něco pokazí

  1. Přesně zaznamenejte, co bylo odesláno, kdy, do kterého nástroje a z jakého účtu.
  2. Smažte konverzaci a zkontrolujte nastavení údajů daného účtu.
  3. Ještě tentýž den o tom informujte osobu odpovědnou ve firmě.
  4. Ověřte, zda vaše pravidla nebo smlouvy vyžadují informovat klienta nebo regulační orgán, a v jaké lhůtě. Některé takovou povinnost stanovují a určují lhůtu.
  5. Upravte postup, aby se to neopakovalo.

Nečekejte, až si budete jisti, že jde o závažný problém. Lhůty mohou začít běžet okamžikem, kdy se o problému dozvíte.

Návrh úvodního odstavce pravidel

Client work and AI tools. We use only the tools on the approved list, on business
          accounts with training turned off. Before anything goes into an AI tool, identifying
          details are replaced with placeholders and the result is read by the person doing the
          work. The key that links placeholders to names stays on the firm's computers and is
          never pasted into a chat. One client per conversation. A professional checks every
          answer before it is used. Problems are reported to the owner the same day.

Vložte tento text do příručky pro zaměstnance, změňte formulace, které se na vás nehodí, a doplňte vlastní pravidla pro souhlas a uchovávání údajů.

Zaměstnanci a pracovní návyky

  • Deset minut na týmové poradě je lepších než dokument, který nikdo nečte. Ukažte jeden skutečný příklad před úpravou a po ní.
  • Usnadněte bezpečný postup. Pokud zaměstnanci budou muset dvacet minut ručně nahrazovat údaje, budou tento krok vynechávat.
  • Pravidla kontrolujte dvakrát ročně. Nástroje i podmínky se mění.

Časté dotazy

Jde o program pro zajištění souladu s předpisy?

Ne. Jde o soubor pracovních návyků. O tom, co se od vás vyžaduje, rozhodují profesní pravidla, smlouvy a zákony.

Potřebujeme všechno z toho i ve firmě se dvěma zaměstnanci?

Seznam „U každého úkolu“ je důležitý bez ohledu na velikost firmy. Zbytek může tvořit odstavec ve sdílené poznámce.

Můžeme umělou inteligenci prostě zakázat?

Můžete, ale zaměstnanci přesto mohou používat osobní účty. Jasný a proveditelný postup budou lidé dodržovat spíše než zákaz.

ClientSafe pomáhá s kroky „nahradit“ a „vrátit zpět“. Na vašem počítači nahrazuje údaje umožňující identifikaci konzistentními zástupnými symboly a ukáže vám, co našel, abyste to mohli zkontrolovat; potom vrátí do odpovědi skutečná jména.

Obecné informace, nikoli právní poradenství. Upravte je podle pravidel, která se na vás vztahují.